Les fonctionnalités d’un logiciel de facturation

Certains logiciels de facturation vont donc proposer des fonctionnalités différentes afin de répondre à des besoins spécifiques. En fonction de la gamme choisie, les modules proposés vous permettront d’aller d’une gestion basique des devis et factures jusqu’à une gestion globale des opérations. Dans cet article, nous identifions et expliquons quelles sont les différentes fonctionnalités proposées par les logiciels de facturations.

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1) La gestion de devis et de facture par les logiciels de facturation

Les logiciels de facturation sont des outils informatiques permettant de simplifier le processus de facturation en automatisant certaines tâches. De ce fait, la fonctionnalité principale, commune à l’ensemble de ces logiciels est la gestion basique des devis et des factures. N’importe quel logiciel de facturation vous permettra donc d’établir des devis/factures en bonne et due forme grâce :

• À l’identification du client et de ses données spécifiques (raison sociale, taux de TVA applicable, conditions tarifaires, etc.) ;
• Au calcul des montants dus HT et TTC, avec ou sans remise commerciale en fonction des données spécifiques du client et des quantités vendues ;
• À la numérotation des factures avec un identifiant unique et par ordre chronologique ;
• Au respect des différentes dispositions légales régissant le processus de facturation (mentions légales).

De plus, certains logiciels basiques vont permettront même de transmettre ces documents de manière dématérialisée.

Les logiciels pour gérer la facturation de votre entreprise

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2) La prise en charge complète du processus de facturation

Parce que le processus de facturation ne s’arrête pas à la réalisation de devis ou à éditer des factures, certains logiciels proposent d’aller plus loin. Ces derniers vous permettent d’automatiser un plus grand nombre de tâches. Le logiciel de facturation suivra alors l’ensemble des opérations allant de la création du devis jusqu’à l’envoi de la facture. En plus des fonctionnalités essentielles, il est possible d’établir des bons de commande et de livraison, puis de les envoyer directement depuis votre logiciel.

Le cycle de facturation complet est alors pris en charge et une seule intervention sera nécessaire à chaque étape afin de transformer le document

1. Le devis → Validation du devis
2. Le bon de commande → Acceptation du devis
3. Le bon de livraison → Signature du bon de livraison
4. La facture → Envoie de la facture

Certaines solutions de facturation peuvent même être liées au logiciel de comptabilité. Les documents créés se déversent alors directement dans le logiciel de comptabilité. Ainsi, les données se synchronisent et les écritures comptables peuvent être passées automatiquement.

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3) Le suivi des clients

Les bons logiciels de facturations offrent la possibilité de mettre en place un suivi automatique des créances clients. En paramétrant le logiciel, il est possible d’avoir des notifications lorsqu’il y a des retards de paiement, et même d’envoyer automatiquement des relances aux clients par email.

Quelques outils de gestion vous permettent également de facturer directement vos frais fournisseurs à vos clients.

4) La gestion des affaires

Les logiciels de facturation proposent parfois des modules afin de mettre en place des indicateurs de performances sous forme de tableaux de bord simplifiés. Il est alors possible de suivre l’évolution de l’entreprise avec des informations généralement assez basiques : chiffres d’affaires, Top 5-Top 10 des ventes, délai de paiement moyen, etc.

Des fonctionnalités plus poussées sont disponibles chez plusieurs éditeurs telles que le suivi du budget prévisionnel par exemple, ou des rapports de comptabilité analytique.

Il est également possible d’avoir accès à un module de gestion des stocks, de gestion du temps ou bien même des notes de frais.

L’ensemble de ces fonctionnalités facilite alors grandement le rapprochement bancaire pour l’entreprise. (voir Qu’est-ce que le rapprochement bancaire?)

5) Les applications mobiles

Pouvoir piloter son activité en temps réel est un avantage considérable pour un dirigeant ou un entrepreneur. Se connecter, sur un smartphone ou une tablette, afin de gérer son entreprise représente une plus-value opérationnelle importante. Ainsi, même dans le cadre de la facturation, une application mobile est une fonctionnalité non négligeable.

En résumé, il existe de nombreux logiciels de facturation performants présentant chacun des avantages et des inconvénients. Il convient alors pour le dirigeant d’identifier ses besoins afin de pouvoir choisir l’outil avec les fonctionnalités adéquates.