Processus de facturation : explications et atouts d’un logiciel de facturation

Par Marie Lusset, le 24/08/2022

La facturation est une partie non négligeable de la vie d’une entreprise, dans la mesure où elle constitue un maillon indispensable du processus commercial.

processus de facturation

L’évolution du processus de facturation

Si autrefois, le processus de facturation était intégralement traité par des documents papiers et l’envoi de ces documents par courrier, la facturation connait un mouvement croissant de digitalisation sur ces dernières années. Désormais, la grande majorité voire la quasi-totalité des factures, aussi bien en B2C qu’en B2B s’effectue par la voie dématérialisée.

La dématérialisation des factures permet une meilleure organisation, et visibilité du processus. En effet, lorsque les factures étaient encore traitées en papier, il en résultait un manque de visibilité sur les paiements, sur les retards de paiements, sur les documents envoyés, reçus, mais également de potentielles erreurs humaines dans l’élaboration des factures, un coût humain et temporel financier, le recours à différents systèmes…

Le fait que les factures soient dématérialisées et de plus en plus gérées par le biais de logiciel de facturation permet aux entreprises de maximiser leur efficacité sur ce processus primordial, la facture étant à la fois un justificatif utilisé en comptabilité, et une preuve juridique de la vente d’un produit ou d’une prestation.

L’obligation de digitalisation de la facturation à venir

Le mouvement de digitalisation de la facturation est d’ailleurs en passe de devenir obligatoire, pour toutes les entreprises. Anticiper le mouvement de digitalisation de la facturation permet ainsi aux entreprises d’anticiper cette obligation, et de s’assurer d’être conforme à la loi en vigueur pour les prochaines années.

La loi dans le but de simplifier, accélérer et uniformiser le processus de facturation entre les différentes entreprises impose de nouvelles obligations aux entreprises, à savoir :

  • Les grandes entreprises sont soumises à cette obligation de e-facturation à partir du 1er juillet 2024
  • Les ETI, (entreprises de taille intermédiaire) y seront soumises partir du 1er janvier 2025
  • Enfin, les PME et micro-entreprises doivent passer aux e-factures à compter du 1er janvier 2026

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Les obligations liées à la facturation

Que le processus ait lieu en physique ou en dématérialisé, ce dernier doit respecter un ensemble de règles légales et réglementaires. Il est à ce titre possible de citer :

  • L’obligation que la facture soit écrite en français
  • L’obligation d’établir la facture en deux exemplaires, un pour le client et un pour le vendeur.
  • L’obligation de faire apparaitre sur cette dernière, la date d’émission de la facture, et la date de la prestation de vente, qu’elle concerne un produit ou un service.
  • L’obligation pour chaque facture d’être numérotée avec un numéro unique servant à l’identifier. Il existe à ce titre plusieurs modes de numérotation de factures, que vous pourrez retrouver dans notre article dédié à ce sujet.
  • L’obligation d’insérer dans la facture les différents éléments permettant l’identification du vendeur et de l’acheteur.
  • L’obligation de faire apparaitre le prix de vente hors taxe (HT) et le prix de vente toute taxe comprise (TTC), le taux de TVA s’appliquant à la transaction, et les éventuelles remises et rabais accordés.
  • L’obligation de faire apparaitre les conditions de paiement et les pénalités, ainsi que la durée légale de paiement.

Le processus de facturation : quelles sont les étapes du processus, et quels avantages à passer par un logiciel ?

L’établissement d’un devis

En fonction des services ou produits vendus, il est possible que l’entreprise doive établir un devis avant d’établir une facture. Le devis est notamment très utilisé pour les prestations de service engendrant un certain coût, comme c’est le cas dans le domaine du BTP, ou encore pour des prestations de services liés au jardinage par exemple.

Le devis consiste en une préfacture permettant de décrire les prestations souhaitées par le client, et lui donner le coût de la prestation qui sera éventuellement réalisée.

La signature du devis par le client

Une fois le devis réalisé et transféré, ce dernier doit être signé par le client, afin de confirmer sa volonté de procéder à l’acte d’achat avec l’entreprise en question.  La signature du devis peut se faire, de manière physique, par le retour du devis signé par le futur client, ou de manière électronique, par le biais d’une signature électronique.

La signature électronique permet d’accélérer le processus, en demandant moins de manipulation au client, et assurant une réception plus rapide pour l’entreprise. La signature électronique peut également être synonyme de réduction des coûts pour les deux parties, en évitant ainsi l’impression des divers documents, et les frais d’envoi postaux. A grande échelle, ces économies tant financières qu’en terme de temps peuvent devenir non négligeables.

La transformation du devis en facture

Une fois le devis retourné signé, il faut établir la facture définitive. Le devis change de nature pour devenir une facture. Il est possible en physique de procéder à la création d’un nouveau document reprenant les éléments du devis, pour demander le paiement de la prestation ou du produit.

Si votre entreprise fonctionne avec un logiciel de facturation performant, ce dernier doit proposer la transformation d’un devis en facture en quelques clics, et vous permettre de la renvoyer de manière quasi instantanée au client. Le fait de passer par un logiciel de facturation permet ainsi d’être certain d’éditer une facture comportant tous les champs obligatoires (sur le produit, le prix, la TVA…), mais également sur les deux parties concernées par la facture, tant pour le client que pour le vendeur, comme de réaliser un gain de temps non négligeable.

Les avantages d’un logiciel de facturation

Passer par un logiciel de facturation facilite également la communication entre les équipes et les collaborateurs, dans la mesure où chaque service est en mesure de voir en temps réel quels sont les devis en cours, transformés en facture, si les factures ont été émises….

Autre avantage non négligeable en faveur des logiciels de facturation, la centralisation des différentes informations liées à la facturation au sein de tableaux de bord, de reporting récapitulatifs. Cela permet à l’entreprise d’avoir une vue en temps réel sur sa trésorerie, les factures en attente de paiement, les factures arrivées à échéance et non payées.

Un logiciel de facturation doit vous permettre également de créer des modèles duplicables pour tout type de document, facture, acompte, devis, bon de commande… Cela permet d’avoir un design uniformisé, avec une image de marque travaillée, reprenant la charte graphique.

Même si la facture n’est pas souvent perçue comme telle, elle constitue un des éléments de communication de l’entreprise avec ses clients, le visuel de cette dernière peut donc avoir une importance. Si une facture travaillée ne change pas la donne vis-à-vis des clients, une facture pas assez travaillée, sans logo, ou difficilement lisible constitue un désavantage pour l’entreprise et son expérience client.

Le paiement de la facture et les relances client

Une fois la facture émise, lorsque tout fonctionne normalement, le client procède au paiement de cette dernière.

Le paiement en ligne est également une fonctionnalité très pratique aussi bien pour le client que pour l’entreprise. Côté client, cela permet de faciliter l’expérience utilisateur et le mécanisme de paiement de l’entreprise. Côté entreprise, le fait de faciliter l’expérience de paiement du client permet d’obtenir un paiement plus rapide, et s’intégrant directement dans les différents outils de comptabilité, voire de trésorerie pour donner à l’entreprise une vision globale et en temps réel des opérations.

Toutefois, il arrive très, voire trop, régulièrement que les clients ne paient pas les factures dans le délai imparti. Ces retards de paiement posent de nombreux problèmes aux entreprises, aboutissant à des problèmes de trésoreries, voire à une mise en péril de l’activité dans certains cas.

Il faut alors prendre le temps de relancer les clients, lorsque la date d’échéance de la facture approche, ou lorsque celle-ci est dépassée. Les relances clients pour facture impayées deviennent vite chronophage lorsqu’elles sont traitées de manière manuelle, obligeant le service facturation à reprendre facture par facture pour traquer les impayés.

Les logiciels de facturation permettent pour la plupart, de mettre en place des relances automatiques, selon des délais définis par l’entreprise au préalable. Cette fonctionnalité peut aussi s’appliquer pour les devis pour lesquels vos commerciaux n’ont pas encore de retour, et ainsi améliorer le taux de conversion des ventes de l’entreprise.

La gestion de la récurrence des factures est également un élément à prendre en considération : en fonction de l’activité de l’entreprise, certaines factures peuvent être récurrentes, à échéance différente. Pour être certaine de bien facturer le bon client, au bon moment, et selon les échéances définies, la mise en place d’une facturation récurrente sur le logiciel de facturation sélectionné est un moyen pour l’entreprise de s’exonérer des taches récurrentes et à faible valeur ajoutée, tout en s’assurant de la bonne transmission de la facture.

La pré-comptabilité

Une fois le processus de facturation achevé, c’est-à-dire la facture réglée et le paiement réceptionné, une autre étape intervient. A cheval entre la facturation et la pré-comptabilité, l’enregistrement des écritures comptables est souvent considéré comme l’ultime étape de la facturation. Cette étape peut se faire de manière manuelle, comme de manière automatique, si le logiciel de facturation choisi propose cette fonctionnalité, et s’intègre avec les outils utilisés par l’entreprise en termes de comptabilité. Cela permet de faciliter le rapprochement bancaire.

La réduction des couts du poste facturation par le biais des logiciels

Les logiciels de facturation sont donc des outils très utiles pour toute entreprise. La facturation est un passage obligatoire, qui peut être vite onéreux : dépenses matérielles et dépenses en termes de ressources humaines sont estimées de 30 à 50€ par facture lorsque la facturation est gérée de manière manuelle, contre 1€ lorsque l’entreprise a recours à un logiciel de facturation. En fonction du nombre de factures éditées par une entreprise, les économies deviennent vite non négligeables.

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Marie Lusset

Marie Lusset est diplômée d’un master en droit des affaires internationales et d'un master en management et développement des entreprises. Elle accompagne les porteurs de projet à créer leur entreprise et développer leur activité.


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