Test et avis sur le logiciel de facturation Kafeo

De notre avis, Kafeo est un logiciel de facturation aux fonctionnalités efficaces pour exercer une activité Web, libérale et des services (coaching, consulting et formation, conception-rédaction, développement informatique, graphisme, service à la personne…). Kafeo propose une version gratuite.  

La carte d’identité Kafeo

Pourquoi donner notre avis

De notre avis, un logiciel de facturation est l’outil clé pour développer son activité entrepreneuriale sereinement. Cet outil automatise l’édition de factures et devis et de tout type de document commercial (avoir, bon de commande, factures pour acomptes…). De plus, la majorité des logiciels de facturation proposent des fonctionnalités supplémentaires très utiles pour gérer son entreprise. On trouve souvent l’édition de tableaux de bord de suivi commercial (à partir des informations de facturation), une base de données clients et un catalogue produits/services. On peut aussi accéder au suivi de sa trésorerie lorsqu’il y a une connexion au compte bancaire intégré. Certains logiciels proposent une fonction de paiement des factures en ligne. D’autres proposent même un CRM intégré ou un logiciel comptable.

En résumé, les différentes fonctions intégrées à un logiciel de facturation permettent aux dirigeants d’entreprises :

• De gagner du temps
• De récolter automatiquement des données précises sur leur cycle d’exploitation pour améliorer leurs prises de décisions

Il faut savoir que l’offre sur le marché des outils de facturation est assez vaste, d’autant plus avec le développement de nombreux outils 100 % en ligne. Dans ce contexte pléthorique et au regard de l’utilité d’un logiciel de facturation pour le dirigeant, nous avons décidé de faire le tri sur ce marché : tester les nombreux logiciels de facturation et les classifier selon les besoins auxquels ils répondent, le type de modèle économique et d’activité qu’ils visent.

Résumé : notre avis sur Kafeo

• Catégorie : logiciel de facturation
• Outil à télécharger sur son ordinateur (Windows & Mac)
• Pour entrepreneur solo des métiers du Web et libéraux

Points forts :

• Un logiciel facile à prendre en main, utilisable de suite
• Des fonctionnalités efficaces
• Un prix hyper compétitif

Points faibles :

• Le design du logiciel style « années 80 »
• On aurait apprécié la présence de tableaux de bord de suivi commercial (a minima suivi du chiffre d’affaires et des taux de conversion)

Tarifs et fonctionnalités Kafeo

• Une version gratuite du logiciel (fonctionnalités trop réduites pour un réel intérêt)
• La version Pro est à 79 € HT – 94.8 € TTC – Tarif unique à vie
• La version Pro peut être testée gratuitement pendant 30 jours

 Les fonctionnalités :

• Édition des documents commerciaux (format PDF)
• Personnalisation des documents avec son logo d’entreprise (Version Pro)
• Édition des bons de commande et des livraisons (version Pro)
• Nomenclature par code couleur des documents commerciaux pour suivre les factures payées, en cours et en retard (Version Pro)
• Calendrier avec possibilité de planifier ses tâches et de créer des alarmes (Version Pro)
• Mini CRM (Version Pro)
• Mise à jour du logiciel (Version Pro)
• Accès service technique (Version Pro)
• Comptabilité basique (Version Pro)

Le mini CRM est une base de clients avec, pour chacun d’entre eux :

• La possibilité de remplir une fiche de commentaires pour conserver un historique des échanges
• L’accès aux différents documents commerciaux (devis, factures)
• La possibilité de catégoriser chaque contact (contact, prospect, client…)
• La géolocalisation des clients

 Modalités de résiliation :

• Kafeo propose un tarif unique à payer pour pouvoir télécharger la version Pro. Une fois le logiciel payé (79 € HT, soit 94.8 € TTC), vous le téléchargez et le conservez à vie. Vous ne payez plus rien.

Récupération des données :

• Via Excel ou CSV

Éditer des factures avec Kafeo : notre test

La promesse Kafeo

Un outil gratuit et simple d’utilisation. Une prise en main intuitive et rapide.

La prise en main de l’outil ne nécessite pas de connaissances informatiques.

Nature de l’outil

• Logiciel disponible au téléchargement sur ordinateur, tablette et netbook
• Compatible Windows 7, 8, 8.1,10, Windows Vista (32/64 bit)
• Compatible Mac via émulateur Windows (type VMware ou parallels desktop)
• Incompatible Linux et Android
• Le poste de travail doit être doté d’un lecteur PDF (de type Adobe Reader ou autre)

En résumé : quel service – Pour qui ?

Kafeo revendique un outil adapté aux entrepreneurs individuels et c’est effectivement le cas. Ce logiciel est fait pour une entreprise solo : entreprise individuelle, auto-entreprise ou société unipersonnelle. Le module comptable étant limité (pas de suivi des soldes intermédiaires de gestion ni des marges), Kafeo est plutôt adapté aux activités libérales et métiers du Web.

Inscription et prise en main

Le téléchargement se fait en quelques secondes lorsque votre antivirus ne bloque pas le processus. Dans le cas inverse, vous devez modifier votre antivirus le temps de l’installation.

Globalement, la prise en main du logiciel est intuitive et très facile.

Voici le Dashboard principale de Kafeo :

Fonctionnalités Kafeo dans sa version Pro

Le logiciel de devis facture

Le module devis-facturation est simple à utiliser. Vous personnalisez les bas de factures. Le calcul de la TVA est automatique selon le taux de TVA pré-sélectionné, comme sur tous les logiciels destinés à facturer.

Les fonctionnalités liées à la facturation sont simples et efficaces : édition en format PDF, suivi des documents commerciaux, classification selon l’état d’avancement (payé, en cours, en retard).

Le CRM

En termes de gestion commerciale, le module CRM est simplifié, mais il est efficace pour une petite activité. Vous pouvez qualifier le contact (prospect, client) et vous accédez à :

• Un espace dédié à la rédaction de commentaires et comptes-rendus pour constituer un historique des échanges
• L’ensemble des documents commerciaux passés et en cours
• La géolocalisation

Le planning

Le planning est un calendrier sur lequel vous planifiez vos tâches et créez des rappels. Pratique pour centraliser toutes vos actions de suivi commercial via le même outil (plutôt que passer par le calendrier Google).

Le suivi comptable

Le module comptabilité permet d’enregistrer ses mouvements financiers de type « journal des achats » en auto-entreprise. Pratique pour un auto-entrepreneur ou quelqu’un qui transfert sa comptabilité à l’expert-comptable (ficher téléchargeable sous format Excel). Pour ceux qui veulent faire eux-mêmes leur comptabilité au régime de droit commun (régime du réel), un logiciel comptable est nécessaire en complément.

Support technique et service client

• Le logiciel téléchargé en version Pro donne accès à un email de contact réactif.
• Il y a également un ensemble de tutoriels avec navigation par quizz (répondre à des questions pour accéder au tutoriel adéquat). Les tutoriels sont bien conçus et visuels avec les impressions-écrans des manipulations à effectuer.

Récapitulatif : avis clients

Sur Internet, nous trouvons des avis de Kafeo sur un célèbre forum de discussions et les avis sont bons :

• Très simple à utiliser
• Parfait pour une utilisation quotidienne des devis-factures service technique réactif

Avis final

Après test et selon notre avis, Kafeo a effectivement des atouts sur le marché de l’aide à la facturation, et ce malgré son design vraiment limité.

Les avantages à choisir Kafeo :

• Le prix ! Un tarif unique à 79 € HT ce qui en fait le logiciel de facturation le moins cher du marché. Les logiciels concurrents proposent tous un abonnement à renouveler chaque mois ou chaque année
• La simplicité d’utilisation
• L’efficacité des fonctionnalités proposées par Kafeo

Les fonctionnalités sont efficaces, mais pour le prix, il ne faut pas s’attendre à la variété ou à des options avancées. Kafeo va à l’essentiel avec un logiciel de devis et factures qui édite des documents PDF, sans options digitales de type signature de devis en ligne ou paiement en ligne. On trouve aussi le mini CRM qui est complet et efficace.

En revanche, on ne trouve pas de module comptable avancé. On ne trouve pas de module de gestion (pas de calculateur de marge ni de calcul des soldes de gestion – pas de connexion au compte bancaire pour suivi de trésorerie). On ne trouve pas de tableaux de bord (pas de suivi du chiffre d’affaires ou des taux de conversion.) On ne trouve pas de connexion multi-utilisateurs.

Sur cette observation, Kafeo vise les freelances, les TPE ou petites entreprises en solo pour tout type d’activité : artisan, commerçant, prestataire de service et profession libérale. Toutefois, Kafeo sera plutôt approprié pour les activités n’ayant pas besoin de suivre des indicateurs de coût et de marges. Il vise donc plutôt les professions libérales et les métiers du Web.

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