Logiciels de facturation : quels avantages pour l’entreprise ?

Dans cet article, nous allons présenter six avantages que les logiciels de facturation présentent afin de faciliter la gestion de l’entreprise.

À partir du 1er juillet 2024, 4 nouvelles mentions deviennent obligatoires sur une facture :

• Le numéro SIREN
• L’adresse de livraison
• La catégorie de l’opération
• L’option pour le paiement de la TVA

Pour connaitre l’ensemble des mentions obligatoires sur une facture consulter notre article dédié

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1) Centraliser les fiches clients

Centraliser le fichier client est sans conteste l’un des premiers avantages des logiciels de facturation. Ces outils vous permettront de centraliser l’ensemble des informations de vos clients (raison sociale, adresse, taux de TVA applicable, numéro de TVA communautaire, conditions tarifaires, conditions de paiement, etc.) au sein de fiches paramétrables.

Le logiciel conservera alors l’intégralité des informations renseignées et vous pourrez ainsi les réutiliser en toute simplicité. Vous pourrez réutiliser les fiches pré-remplies dans le futur et dire au revoir aux erreurs de gestion. Ainsi, il assurera l’unicité de l’information au sein de votre entreprise.

Les logiciels pour gérer la facturation de votre entreprise

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2) Réduire le risque d’erreur

Les logiciels de facturation ont, comme tout outil informatique, pour but d’automatiser un processus afin de le simplifier pour l’utilisateur. En plus d’un gain de temps substantiel, leur utilisation permet de restreindre fortement le risque d’erreur.

Cela concerne notamment :

• Le report du taux de TVA applicable en fonction des produits/services vendus ou du client ;
• L’utilisation des données client (raison sociale, adresse, conditions de paiement, etc.) présentes de les fiches paramétrables lors de l’édition d’un document ;
• Le calcul des montants dus (HT et TTC) en fonction des quantités et des conditions tarifaires négociées ;
• Appliquer une éventuelle remise.

En conservant les traces de chaque étape du processus, le logiciel de facturation vous permettra également d’éviter l’oubli de facturation d’un client.

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3) Respecter les dispositions légales

Les dispositions légales qui encadrent le processus de facturation sont nombreuses et complexes. En utilisant un outil tel que le logiciel de facturation, vous vous assurez de procéder dans le cadre légal prévu sans avoir à réaliser de veille juridique.

Ces outils permettent notamment de :

• Respecter les mentions légales obligatoires applicables au processus de facturation (taux de TVA, date d’émission, identification des entreprises, délais de paiement, etc.);
• Respecter les règles en vigueur en terme de numérotation de facture (le logiciel attribuera un numéro unique et par ordre chronologique);
• Conserver et classer les factures avec des options de stockage en ligne.

4) Assurer une meilleure gestion

Certains logiciels de facturation possèdent une fonctionnalité de suivi du poste “client”. En effet, ce module permet de suivre le recouvrement des créances et de l’automatiser.

Ainsi, le logiciel est capable de gérer les factures restées impayées en vous envoyant une alerte. En fonction du paramétrage et des fonctionnalités du logiciel, il est également possible de mettre en place l’envoi d’un email automatique en cas d’impayé. (voir notre article Démarches de recouvrement de factures)

Par ailleurs, il permet d’établir des codes de facturation plus complexes et d’obtenir des statistiques précises sur les ventes, les taux de transformation des devis mais aussi sur les clients (nature et fréquence des commandes, délais de paiement, …) ce qui peut contribuer à améliorer l’efficacité commerciale.

5) Un gain de temps précieux

Grâce aux logiciels de facturation, vous pourrez économiser un temps précieux et le réinvestir dans des activités à forte valeur ajoutée pour l’entreprise. Ici, nous allons lister quelques fonctionnalités sources de gains de temps :

• La possibilité de créer des modèles de document que vous pourrez réutiliser (devis, bons de commande, bons de livraison, factures, etc.)
• L’utilisation de documents dématérialisés pour bénéficier de la quasi-instantanéité des envois informatiques
• La transformation rapide des documents (devis, bons de commande, factures, etc.)
• La possible synchronisation entre votre logiciel de facturation et votre logiciel de gestion comptable

6) Donner une vision

Parmi les différents modules d’un logiciel de facturation, vous aurez la possibilité de mettre en place des tableaux de bord simplifiés. En utilisant des indicateurs simples et cohérents (Chiffre d’affaires, volume des ventes, délais moyens de paiement, etc.), il sera alors possible de suivre l’évolution de l’entreprise et d’identifier ses points forts et ses points faibles. Vous serez alors en mesure de mettre en place des actions afin d’améliorer votre stratégie et les résultats de l’entreprise.

Pour résumer, un logiciel de facturation est un outil précieux qui vous aidera à améliorer la gestion de l’entreprise. En automatisant de nombreuses tâches, ces logiciels vont vous permettre de facturer plus rapidement vos clients, de respecter la réglementation en vigueur, de recouvrer plus rapidement vos créances et de limiter les erreurs humaines. En outre, le dirigeant pourra consacrer plus de temps à des activités créatrices de business et de valeur pour l’entreprise. Ainsi, tous ces éléments contribueront à diminuer votre BFR et à améliorer la trésorerie. (voir notre article Lien entre Trésorerie et BFR).