Les entreprises ont aujourd’hui la possibilité de conserver et d’archiver des factures papiers au format numérique grâce au processus de numérisation.
Gestion et Comptabilité : Nos outils
La dématérialisation des factures est autorisée par la loi afin de pouvoir archiver ses factures papier au format électronique. Pour ce faire, il est important de respecter les règles présentes dans le Livre des Procédures Fiscales sous peine de sanctions.
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Dématérialiser ses factures
La dématérialisation des factures consiste à passer un document du format papier à un format électronique. Cela concerne les différents types de documents comptables comme les factures, les devis, les justificatif de dépenses, etc. La dématérialisation peut également se faire sans numérisation si les documents comptables sont envoyés directement au format électronique.
Les articles 289 et 289V du Code Général des impôts permettent le remplacement d’une facture au format papier par une facture au format électronique. Cependant, ils imposent également des procédures précises à respecter afin que les documents numérisés soient validés par l’administration fiscale.
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Les conditions à respecter pour la numérisation de factures
Le Livre des Procédures Fiscales détaille l’ensemble des conditions à respecter lorsque l’on souhaite numériser des factures. L’article A 102 B qui autorise la numérisation de factures papier est entré en vigueur le 30 mars 2017 mais par principe de tolérance, toutes les factures papier antérieures à cette date peuvent être numérisée en respectant les conditions suivantes :
- Tout type de dispositif de traitement de l’image est formellement interdit ;
- La compression éventuelle des fichiers ne doit pas occasionner de perte ;
- L’horodatage des fichiers est obligatoire ;
- Le fichier doit être conservé aux formats PDF ou PDF A/3 norme ISO 19005-3 et assorti d’un dispositif de sécurité minimum :
- Cachet serveur avec un certificat conforme de niveau 1 étoile minimum sur le référentiel général de sécurité ;
- Empreinte numérique avec un certificat conforme de niveau 1 étoile minimum sur le référentiel général de sécurité ;
- Signature électronique;
- Autre dispositif équivalent possédant un certificat délivré par une autorité de certification française) .
- Toute annotation apparaissant sur la facture papier doit également être ajoutée sur la facture dématérialisée ;
- Le format du fichier doit permettre d’identifier l’ensemble des éléments indiqués sur la facture (émetteur, destinataire, montants, etc.)
- Les couleurs doivent être reproduites à l’identique sauf si elles ne présentent pas de sens particulier (couleur d’un logo par exemple).
De plus, l’entreprise doit mettre en place une documentation écrite du protocole de numérisation à suivre. Ce document doit décrire chaque étape du processus de numérisation afin qu’il puisse être explicite.
Des contrôles réguliers doivent également être mis en place par l’entreprise afin de s’assurer du respect de la procédure.
Les sanctions en cas de mauvaise numérisation des factures
Si l’entreprise respecte l’ensemble des disposition de l’article A 102 B du LPF lors de la numérisation, alors elle peut utiliser ses factures dématérialisées pour faire valoir son droit à la déduction de la TVA.
Cependant, si l’administration fiscale considère que le document numérisé ne respecte pas les conditions de numérisation, il vous sera demandé de fournir le document original. Dans le cas où vous ne l’auriez plus, vous vous exposez à des sanctions (voir notre article) comme le refus de votre droit de déduction.
Par Amaury Laurendeau, le 02/01/2023