Quelle est la législation en matière de dématérialisation des factures ?

Si l’ordonnance du 15 septembre 2021 définit le cadre juridique indispensable à la généralisation de ce mode de facturation, la dématérialisation des factures reste floue pour de nombreux dirigeants. Nous vous proposons de découvrir en détail cette législation et ce qu’elle implique pour la gestion de vos activités.

Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?

La dématérialisation des factures est le processus consistant à remplacer les documents classiques par des pièces justificatives numériques. Selon le Code général des impôts, la facture électronique est un support émis, transmis et reçu sous forme dématérialisée. Ce dernier comporte obligatoirement un socle minimum de données structurées qui le distingue d’un simple document numérique.

Le format spécifique utilisé pour créer une facture électronique permet de garantir l’identité de son émetteur et d’assurer l’exactitude des données qu’elle contient. En d’autres termes, il n’y a aucun risque qu’une tierce personne puisse modifier les éléments de facturation après l’envoi et la signature de ce document.

La généralisation de la facturation électronique en B2B et la transmission complémentaire de données à l’administration fiscale sont d’une importance capitale pour les entreprises. L’allégement de la charge administrative, le gain de productivité et la réduction des délais de paiement qui en découlent vous permettent de mieux gérer votre comptabilité et renforcent votre compétitivité. Au total, la généralisation de ce système entraînera un gain d’au moins 4,5 milliards d’euros pour l’économie française !

L’autre objectif de la facturation électronique est de simplifier les obligations déclaratives des entreprises en matière de TVA à l’aide d’un système de préremplissage. Il s’agit là d’un prélude à une nouvelle offre de services au profit des plus petites entreprises.

La généralisation de la dématérialisation est utile pour renforcer le contrôle de la fraude. Les opérateurs économiques de bonne foi ont donc tout à y gagner. Enfin, ce système permettra d’améliorer la connaissance de l’activité de votre entreprise en temps réel !

Comment la législation relative à la facturation électronique affecte-t-elle votre entreprise ?

La loi portant sur la généralisation de la facturation électronique impacte les entreprises de plusieurs manières. Nous vous présentons ici les 3 principaux points à prendre en compte.

Un changement dans les mentions obligatoires

Les dispositions légales en vigueur imposent l’ajout de nouvelles mentions sur les factures que vous transmettez aux autres entreprises établies en France. Il s’agit :

• du numéro SIREN de l’acheteur,
• de l’adresse de réalisation ou de livraison de la prestation,
• de la nature de la transaction effectuée.

Vous devrez notamment préciser si la facture électronique est émise pour une prestation de services ou pour une livraison de biens.

Une nouvelle plateforme pour la gestion des factures

Il s’agit probablement de la plus grande innovation liée à la généralisation de la facturation électronique. Les entreprises doivent adapter la gestion de leurs pièces justificatives à la nouvelle loi pour transmettre et recevoir leurs factures fournisseurs et clients.

À compter de 2024, vous devrez obligatoirement passer par une plateforme de dématérialisation pour vos factures. Le dispositif sera mis en place de manière progressive entre 2024 et 2026 pour un fonctionnement optimal. Le calendrier tiendra compte de la taille des entreprises afin de permettre à tous les acteurs de s’imprégner de leurs nouvelles obligations !

Un calendrier progressif

À partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises devront être en mesure de réceptionner des factures sous format numérique. Les grandes entreprises seront tenues de transmettre leurs factures électroniques à compter de la même date.

Le 1er janvier 2025 marquera le début de la généralisation de la facturation électronique pour les entreprises de taille intermédiaire. Enfin, les petites et moyennes structures ainsi que les microentreprises seront concernées par la dématérialisation à partir du 1er janvier 2026. Le déploiement des obligations liées à l’e-reporting devrait suivre le même échéancier !

Quels sont les avantages d’adopter la dématérialisation des factures ?

Le principal avantage de se conformer à la dématérialisation des factures est que cette approche permet de répondre aux nouvelles exigences de l’administration fiscale. Toutefois, la facturation électronique présente de nombreux atouts pour l’essor de votre entreprise.

Vous avez l’occasion d’optimiser les coûts de fonctionnement de votre structure, puisque les frais de papeterie, d’impression et de transmission n’existent plus. Outre les économies budgétaires, vous bénéficiez aussi d’un gain de temps considérable. En effet, l’ancienne formule de gestion des factures fournisseurs et clients est chronophage. La nouvelle approche permet quant à elle de générer et de transmettre vos pièces justificatives en quelques minutes, d’où la réduction des délais de paiement.

Vous n’avez plus à conserver vos factures en version papier, ce qui facilite leur classement et leur archivage. De plus, les bases de données des plateformes de dématérialisation sont sécurisées et facilement accessibles. Le risque de perte d’information est ainsi considérablement réduit !

Le dernier avantage d’adopter la dématérialisation des factures est probablement le plus important : l’écologie ! Même si l’envoi d’un mail ou le téléchargement d’un fichier entraîne des émissions de CO2, il s’agit d’une pollution minime par rapport à celle de l’industrie du papier, considérée comme la 5e industrie la plus énergivore au monde.

Comment les entreprises peuvent-elles se lancer dans la facturation électronique ?

L’ordonnance du 15 septembre 2021 s’inscrit dans le prolongement de la présentation du rapport « La TVA à l’ère du digital » au Parlement en novembre 2020. Ce texte de loi prévoit que les entreprises peuvent recourir à la solution qui leur convient pour remplir leurs obligations. Toutefois, vous avez le choix entre deux options : une plateforme de dématérialisation en partenariat avec l’administration fiscale et le portail public de facturation !

Cette dernière solution se basera sur la plateforme Chorus Pro assurant actuellement l’échange dématérialisé des factures du secteur public. La généralisation de la facturation électronique tient ainsi compte du niveau de maturité numérique de votre entreprise.