Qu'est-ce que la facture électronique ?

La facture classique : définition

Une facture est un document commercial, comptable et fiscal qui détaille une opération de vente de biens ou de prestation de services. Elle permet notamment d’identifier le vendeur et le client, de préciser la nature de l’opération, les quantités, les prix, la TVA applicable et les conditions de règlement.

Entre professionnels, la délivrance d’une facture est en principe obligatoire. Les règles diffèrent toutefois pour les opérations réalisées avec des particuliers, pour lesquelles l’émission d’une facture ou d’une note dépend notamment de la nature de l’opération et de son montant.

Les mentions légales sur une facture

La facture doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires prévues notamment par le Code de commerce et le Code général des impôts.

Une entreprise française peut établir une facture dans une monnaie étrangère, à condition notamment que cette devise soit reconnue internationalement et convertible et que les montants soient correctement convertis pour les besoins comptables et fiscaux. Une facture peut également être rédigée dans une langue étrangère. En cas de contrôle, l’administration peut toutefois exiger sa traduction en français par un traducteur agréé.

Le vendeur et l’acheteur doivent chacun conserver un exemplaire de la facture. Lorsque la facture est établie sous forme papier, elle est établie en double exemplaire. Avec la facturation électronique, la facture est émise, transmise et reçue sous forme électronique selon les modalités prévues par la réglementation.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Dans le cadre de la réforme française (l’article 289 du Code Général des Impôts), une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous forme électronique et comportant un ensemble de données structurées permettant leur traitement automatisé.

Il ne suffit donc pas d’envoyer à son client une facture PDF classique par courrier électronique pour satisfaire à l’obligation de facturation électronique prévue par la réforme. Pour les opérations entrant dans son champ d’application, la facture électronique ou e-facture devra être transmise selon le circuit prévu par la réglementation, par l’intermédiaire d’une plateforme agréée.

Il convient de distinguer la facture électronique au sens de la réforme d’un simple document numérisé ou d’un PDF transmis par e-mail. Une facture électronique doit respecter les exigences de données et de transmission prévues par la réglementation. La simple numérisation d’une facture papier ou l’envoi d’un PDF ordinaire ne suffit donc pas, à lui seul, à satisfaire à la nouvelle obligation.

Comme pour toute facture, l’authenticité de son origine, l’intégrité de son contenu et sa lisibilité doivent être garanties depuis son émission jusqu’à la fin de sa période de conservation.

Pourquoi passer à la facture électronique ?

La généralisation de la facturation électronique et de la transmission de certaines données de transaction à l’administration poursuit plusieurs objectifs : simplifier les échanges entre entreprises, automatiser davantage le traitement des factures, améliorer le suivi des délais de paiement, faciliter à terme certaines obligations déclaratives et renforcer la lutte contre la fraude à la TVA.

La facture électronique a pour but de :

• Simplifier la gestion des entreprises françaises et de renforcer leur compétitivité en simplifiant la charge administrative de ces dernières.
• Réduire les délais de paiements pour les entreprises
• Réduire le coût lié à la facturation dans les entreprises
• Simplifier les obligations déclaratives des entreprises, notamment en matière de TVA, par le biais d’un pré-remplissage des déclarations
• Amélioration de la lutte anti-fraude
• Permettre aux instances publiques d’améliorer leur connaissance des activités des entreprises pour un meilleur pilotage de la vie économique

Quand passer à la facture électronique ?

La facturation électronique est déjà obligatoire depuis plusieurs années pour les fournisseurs du secteur public, qui utilisent notamment Chorus Pro pour transmettre leurs factures aux administrations.

Pour les échanges entre entreprises, la réforme entre en vigueur progressivement à compter du 1er septembre 2026.

Le calendrier est le suivant :

• 1er septembre 2026 : toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA devront être capables de recevoir des factures électroniques, quelle que soit leur taille ;
• 1er septembre 2026 : les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) devront également émettre leurs factures électroniques et respecter leurs obligations de transmission de données à l’administration ;
• 1er septembre 2027 : les petites et moyennes entreprises (PME), très petites entreprises (TPE) et micro-entreprises devront à leur tour émettre leurs factures électroniques et respecter leurs obligations de e-reporting.

Les entreprises bénéficiant de la franchise en base de TVA sont également concernées lorsqu’elles entrent dans le champ de la réforme.

Il est donc nécessaire pour chaque entreprise d’identifier dès maintenant la plateforme agréée qu’elle utilisera et de vérifier que son logiciel de facturation ou de comptabilité sera compatible avec le nouveau dispositif.

Quelles entreprises sont concernées par la facturation électronique ?

La réforme concerne les entreprises établies en France et assujetties à la TVA, y compris celles qui bénéficient de la franchise en base de TVA.

L’obligation de facturation électronique concerne principalement les opérations réalisées entre entreprises assujetties à la TVA établies en France, lorsqu’elles entrent dans le champ de la réforme.

Toutes les opérations ne donnent toutefois pas nécessairement lieu à une facture électronique. Selon la nature de l’opération et du client, l’entreprise peut être soumise à une obligation de e-reporting, c’est-à-dire de transmission à l’administration de certaines données relatives aux transactions ou aux paiements.

C’est notamment le cas de certaines opérations réalisées avec des particuliers ou avec des entreprises établies à l’étranger.

Qu’est-ce que le e-reporting ?

La réforme ne concerne pas uniquement les factures électroniques échangées entre entreprises françaises. Elle prévoit également une obligation de transmission de certaines données de transaction et de paiement à l’administration, appelée e-reporting.

Selon les situations, le e-reporting concerne notamment certaines opérations réalisées avec des particuliers ou avec des clients ou fournisseurs établis à l’étranger.

Les données concernées sont transmises à l’administration par l’intermédiaire d’une plateforme agréée.

Le calendrier d’entrée en vigueur du e-reporting suit celui de l’obligation d’émission des factures électroniques : à compter du 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les ETI, puis du 1er septembre 2027 pour les PME, TPE et micro-entreprises.

Quelles obligations pour les e-factures ?

La facture électronique reste soumise aux règles générales applicables aux factures, notamment concernant les mentions obligatoires, l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la conservation.

La réforme ajoute toutefois des exigences spécifiques concernant les données contenues dans la facture et son mode de transmission. Une partie des informations doit notamment être disponible sous une forme structurée afin de pouvoir être traitée automatiquement par les plateformes et transmise à l’administration lorsque cela est nécessaire.

Quels formats pourront être utilisés ?

Dans le cadre de la réforme, les factures doivent comporter les données structurées exigées par la réglementation afin de permettre leur traitement automatique.

Les entreprises pourront notamment utiliser des formats structurés ou des formats hybrides combinant une représentation lisible de la facture et des données structurées.

Le format Factur-X, par exemple, associe un document PDF lisible par l’utilisateur à un fichier de données structurées exploitable par les systèmes informatiques.

En revanche, un simple fichier PDF ou une image envoyés directement au client par e-mail ne constituent pas, à eux seuls, une facture électronique conforme au nouveau dispositif.

Les mentions sur les factures

À compter du 1er septembre 2026, quatre nouvelles mentions devront également apparaître sur les factures concernées :

• le cas échéant, la mention « Option pour le paiement de la taxe d’après les débits » lorsque le prestataire a opté pour le paiement de la TVA sur les débits.
• le numéro SIREN du client ;
• l’adresse complète de livraison des biens, lorsqu’elle est différente de l’adresse de facturation du client ;
• l’indication précisant si les opérations facturées sont constituées exclusivement de livraisons de biens, de prestations de services, ou de ces deux catégories d’opérations ;

Autres mentions obligatoires dans une facture électronique :

• date de l’émission de la facture
• numérotation de la facture
• date de la vente du produit ou de la prestation de service
• l’identité de l’acheteur
• identité du vendeur ou du prestataire
• éventuellement numéro du bon commande
• numéro de TVA intracommunautaire
• destination du produit ou de la prestation de service
• décompte du produit ou de la prestation fournie
• le prix
• l’éventuelle majoration du prix
• taux de TVA applicables
• les éventuelles remises sur le prix
• la somme totale à payer en hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC)

Mais les factures électroniques nécessitent également l’ajout de certaines mentions à savoir :

• Le numéro SIREN de l’acheteur
• la nature de la transaction à savoir livraison de biens ou prestation de service
• l’adresse de livraison ou de réalisation de la prestation
• la référence au paiement de la TVA

Comment transmettre et conserver les factures électroniques ?

La transmission des factures électroniques

Dans le cadre de la réforme, les entreprises devront passer par une plateforme agréée par l’État pour émettre et recevoir leurs factures électroniques entrant dans le champ du dispositif.

L’entreprise peut utiliser directement une plateforme agréée ou continuer à travailler depuis son logiciel de facturation ou de comptabilité lorsque celui-ci est connecté à une telle plateforme.

La plateforme assure notamment la transmission de la facture vers la plateforme utilisée par le client, l’extraction et la transmission des données requises à l’administration ainsi que certains contrôles liés à la conformité des factures.

Toutes les entreprises concernées devront avoir désigné une plateforme leur permettant de recevoir leurs factures électroniques à compter du 1er septembre 2026.

La conservation des factures électroniques

Les entreprises doivent conserver leurs factures pendant les délais légaux applicables. Sur le plan commercial et comptable, les pièces justificatives comptables sont notamment conservées pendant 10 ans.

Lorsqu’une facture est électronique, son authenticité, son intégrité et sa lisibilité doivent pouvoir être garanties pendant toute sa période de conservation.

Il n’existe toutefois pas d’obligation générale imposant de conserver toutes les factures électroniques dans un « coffre-fort électronique ». L’entreprise doit en revanche utiliser un mode de conservation permettant de respecter les exigences légales et de présenter les factures à l’administration en cas de contrôle.