Qu'est-ce que la facture électronique ?

La facture classique : définition

Une facture est un document ayant une valeur à la fois commerciale, comptable et juridique, servant à détailler à l’écrit la nature, la quantité, mais également les conditions d’achat et ventes des marchandises ou prestations de services.

Elle est obligatoirement établie à chaque vente par l’entreprise vendeuse, dans le cadre d’une activité professionnelle. L’acheteur est donc en droit de réclamer une facture pour tout acte d’achat, si le vendeur ne lui en remet pas une spontanément.

Les mentions légales sur une facture

La facture constituant un document juridique, elle doit satisfaire un certain nombre de critères légaux, c’est à dire les mentions légales d’une facture.

La facture doit être établie en langue française, et pour toute transaction conclue sur le territoire nationale, elle doit être écrite en euros. Dans l’hypothèse où le client le demande, il est possible d’éditer une seconde facture avec la devise désirée, mais l’obligation faire une facture en français demeure toutefois.

De plus, la facture doit toujours être éditée en deux exemplaires : un exemplaire pour le vendeur, un exemplaire pour l’acheteur.

A l’ère de la digitalisation et du tout numérique, on voit apparaitre la facture électronique.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

La facture électronique bénéficie d’une définition au titre de l’article 289 du Code Général des Impôts. Une facture électronique est une facture qui est transmise et reçue sous une forme dématérialisée, contenant des données sous forme structurée.

La facture électronique se nomme également e-facture, ou e-voicing.

De plus, il faut savoir que les factures électroniques ne sont considérées comme valables qu’à la condition que leur émetteur puisse être identifié, que leur contenu ne soit pas modifiable, et que leur lisibilité soit garantie.

Pourquoi passer à la facture électronique ?

Le passage à la facture électronique imposé par la loi, poursuit plusieurs objectifs, à la fois pour les entreprises et l’encadrement de l’activité économique par le gouvernement :

La facture électronique a pour but de :

• Simplifier la gestion des entreprises françaises et de renforcer leur compétitivité en simplifiant la charge administrative de ces dernières.
• Réduire les délais de paiements pour les entreprises
• Réduire le coût lié à la facturation dans les entreprises
• Simplifier les obligations déclaratives des entreprises, notamment en matière de TVA, par le biais d’un pré-remplissage des déclarations
• Amélioration de la lutte anti-fraude
• Permettre aux instances publiques d’améliorer leur connaissance des activités des entreprises pour un meilleur pilotage de la vie économique

Quand passer à la facture électronique ?

L’obligation de facture électronique est déjà d’actualité depuis le 1^er janvier 2020 pour tout contrat passé entre l’entreprises et l’état, les institutions publiques, collectivités territoriales. Les entreprises dans ce cas sont tenues d’émettre leur facture par le biais de Chorus Pro, une plateforme en ligne du gouvernement.

Mais ce mécanisme a vocation à se généraliser. La loi de finance a mis au point un calendrier de déploiement progressif de la e-facture à compter de 2024. Même si toutes les entreprises ne seront pas concernées dès cette date, il est plus que conseillé que d’anticiper l’obligation qui pèsera sur l’ensemble des entreprises à compter de 2026.

Pour plus de renseignements sur le calendrier de mise en place, consultez le site du gouvernement à ce sujet.

Quelles obligations pour les e-factures ?

La facture électronique n’en reste pas moins une facture qui doit se conformer aux obligations légales, sur les mentions présentes sur la facture, mais également sur le mode de transmission et l’archivage de ces dernières.

Il existe différents formats de e-factures, à savoir :

• Les factures au format structurées : ce sont des factures qui sont composées des données structurées suivant un accord entre les parties qui doit satisfaire aux exigences de l’EDI, c’est-à-dire l’échange de données informatisées.
• Les factures au format non structuré : la présentation de ces factures reprend le format des factures papiers. Ce sont par exemple des factures au format PDF, ou des factures au format image.
• Les factures hybrides : elles se présentent comme des factures avec un document PDF, auquel est associé un fichier qui comporte les données sous forme structurée.

Les mentions sur les factures

La e-facture doit également contenir les mentions légales déjà obligatoires dans l’établissement d’une facture classique. Ces mentions sont les suivantes :

• date de l’émission de la facture
• numérotation de la facture
• date de la vente du produit ou de la prestation de service
• l’identité de l’acheteur
• identité du vendeur ou du prestataire
• éventuellement numéro du bon commande
• numéro de TVA intracommunautaire
• destination du produit ou de la prestation de service
• décompte du produit ou de la prestation fournie
• le prix
• l’éventuelle majoration du prix
• taux de TVA applicables
• les éventuelles remises sur le prix
• la somme totale à payer en hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC)

Mais les factures électroniques nécessitent également l’ajout de certaines mentions à savoir :

• Le numéro SIREN de l’acheteur
• la nature de la transaction à savoir livraison de biens ou prestation de service
• l’adresse de livraison ou de réalisation de la prestation
• la référence au paiement de la TVA

Comment transmettre et conserver les factures électroniques ?

La transmission des factures électroniques

Si les entreprises ayant conclu des contrats avec l’administration doivent transmettre leur facture par le biais de la plateforme ChorusPro mise à leur disposition par le gouvernement, pour les échanges B2B, plusieurs moyens de transmission seront possibles.

Il sera possible de recourir à des plateformes dématérialisées de partenaires immatriculées, qui seront authentifiés par l’administration et auditées afin de garantir leur conformité.

La conservation des factures électroniques

Les factures doivent être conservées pendant une durée de 10 ans. Cette durée de conservation est une obligation légale pour toute entreprise.

Pour se conformer aux lois sur les factures électroniques et la numérisation des factures, ces dernières doivent être conservées au sein d’un coffre-fort électronique.