Fini le carnet de facture : place aux logiciels de facturation !

Bien que le carnet de facture ait été longtemps la méthode traditionnelle pour rédiger vos factures, la fin est proche… Notre article vous explique dans quelle mesure les logiciels de facturation remplacent peu à peu le carnet de facture. La raison ? C’est un outil informatisé aux nombreux avantages !

A quoi sert un carnet de facture ?

Traditionnellement, les factures sont établies de façon manuscrite dans un carnet de facture à souche. Le document de base continent l’essentiel des mentions obligatoires et les factures portent déjà un numéro pour éviter les doublons ou le risque de trou dans la séquence de numérotation.

Chaque facture comprend une feuille originale destinée au client et une copie à conserver pour la comptabilité du vendeur.

En termes de procédure,

• Les documents comportent déjà certaines mentions obligatoires.
• Les factures sont prénumérotées réduisant ainsi le risque de doublon.
• Le carnet permet de conserver une copie autocopiée pour la comptabilité.
• La conservation des factures pour les 10 années requises ne pose pas de problème.

L’inconvénient du carnet de facture

La rédaction traditionnelle des factures dans un carnet a de nombreux inconvénients. Le carnet de facture pose des problématiques, notamment en termes :

• D’erreurs. Le risque d’erreur en utilisant la méthode manuscrite est accru.
• Une perte de temps. En effet, il faut recopier à la main pour chaque nouvelle facture :
  • Le nom du client,
  • La description des articles ou prestations,
  • Leur prix, calculer la TVA…
• D’oubli de mentions.

De plus, il est beaucoup plus compliqué de personnaliser votre facture avec un carnet de facture. Que ce soit au niveau des mentions particulières ou pour insérer le logo de l’entreprise, le carnet de facture n’est pas efficace.

Fini le carnet de facture, opter pour un logiciel de facturation !

La facture papier n’est une solution que si vous ne faites des factures que très rarement.

Les factures sont réalisées à l’aide d’outils informatiques sur des modèles personnalisés comportant les mentions obligatoires ainsi que d’autres éléments de personnalisation.

Pourquoi passer à un logiciel de facturation ?

Plusieurs arguments sont à évoquer pour vous convaincre de passer à un logiciel de facturation. Un tel logiciel est essentiel pour toutes les entreprises. Les avantages d’un logiciel de facturations sont nombreux.

Un gain de temps précieux

Cet outil informatisé vous apporte un gain de temps considérable :

• Vous pouvez créer des modèles de document réutilisable (devis, bons de commande, bons de livraison, factures, etc.).
• Grâce à la dématérialisation des documents, l’envoi et l’accès est quasi-instantané.

De plus, il est possible de synchroniser un logiciel de facturation avec un logiciel de gestion comptable.

Un moyen de réduire le risque d’erreur

Contrairement au carnet de facture, le logiciel de facturation réduit considérablement le risque d’erreur. Fini les erreurs à répétition. En effet, les calculs sont effectués automatiquement par votre logiciel. L’automatisation apporte de nombreux avantages, notamment :

• Il permet de reporter le taux de TVA applicable selon les produits/services vendus ou du client.
• Les données client (raison sociale, adresse, conditions de paiement, etc.) sont réutilisées automatiquement. Elles sont présentes dans les fiches paramétrables.
• C’est un calcul automatique informatisé des montants dus (HT et TTC) en fonction des quantités et des conditions tarifaires négociées.

Par ailleurs, il est possible d’appliquer les remises via le logiciel de facturation, le cas échéant.

Un outil pour centraliser les fiches de vos clients

Cela permet de centraliser les informations des clients au sein d’une seule et unique base de données. Vous pouvez donc retrouver  l’ensemble des informations de vos clients au sein de fiches paramétrables. Une telle centralisation regroupe les données relatives à la raison sociale, adresse, taux de TVA applicable. Sans oublier, le numéro de TVA communautaire, les conditions tarifaires ou encore les conditions de paiement qui sont indispensables à votre gestion.

Une meilleure gestion du processus de facturation

C’est un moyen de gérer l’intégralité du processus de facturation. Tout est au même endroit. L’un des autres avantages à citer, c’est le fait de pouvoir greffer votre logiciel de facturation à un logiciel dit multifonction. Ainsi, en associant les deux logiciels, une multitude de fonctionnalités s’offrent à vous :

• Établir des devis tout en suivant leur acceptation ;
• Envoyer des factures tout en vérifiant les recouvrements ;
• Gérer les impayés et ne pas oublier les relances.

En résumé, cela vous permet de suivre l’évolution des affaires dans son ensemble !

L’inconvénient du logiciel de facturation

Toutefois, passer par un logiciel de facturation a quelques inconvénients.

Par exemple, il faut s’assurer de la fiabilité du logiciel de facturation que vous allez utiliser. Veillez à choisir des logiciels certifiés et sécurisés.

Le logiciel que vous utilisez doit répondre aux exigences légales relatives à l’inaltérabilité, de conservation ou encore d’archivage.

De plus, il faut assurer une veille législative. Ce travail consiste à rester informé des mentions obligatoires imposées par la loi. Il ne faut pas en oublier ni même insérer des mentions incomplètes ou inexactes.