Faire une facture : mode d'emploi

De la grosse société à la microentreprise, faire une facture est un moyen d’assurer le suivi de la comptabilité. Pour une entreprise, la facturation est un acte essentiel à plusieurs titres.

D’abord, il s’agit d’un acte économique, elle permet d’acter un acte commercial (vente de bien et/ou de service).

Ensuite, il s’agit d’un acte juridique, car elle acte l’existence et la réalisation d’un accord contractuel (contrat, cgv, cga, …).

Enfin, elle constitue un acte administratif & fiscal, car la facture est un document qui entre dans le suivi administratif et dans la fiscalisation de l’activité de l’entreprise. C’est pour ces raisons que réaliser une fausse facture est un acte grave et répréhensible.

La facture est donc un document très important dans le fonctionnement de la société, mais comment faire une facture ?

Nous tenterons de vous apporter tous les éléments de réponses vous permettant d’apprécier les spécificités de rédaction de ce document.

La facture : définition

Document comptable, fiscal, commercial et juridique permettant de détailler les opérations d’achat et de vente réalisées par une entreprise, la facture est un indispensable ! Elle est obligatoire pour toutes les activités commerciales, artisanales ou libérales.

En principe, la facture s’établie une fois que la prestation ou la vente a bien été réalisée : soit le jour où la vente a eu lieu soit le dernier ou jour où la prestation de services est effectuée.

La facture doit être faite en au moins deux exemplaires : un pour le vendeur et un pour l’acheteur. La rédaction peut avoir lieu en format papier ou en format dématérialisé. Noter que le support de la facture aura un impact sur sa conservation. En effet, un support dématérialisé facilite la conservation de la facture et permet également de la retrouver plus facilement.

En principe, la facture doit également être rédigée en français pour faciliter le travail de l’administration fiscale.

L’entreprise doit également prendre garde à comment archiver ses factures !

L’importance d’une facture

L’intérêt comptable de la facture

La facture est un document essentiel. Elle est à la base du suivi administratif, comptable et fiscal. C’est à partir de la facture que sont établis et justifiés les flux financiers entre deux entités économiques autres que l’administration (entreprises, consommateurs, associations, …). La facture définit la date, le montant, la raison et les acteurs du flux financier qui résulte de l’accord commercial. C’est à partir des factures que sont établis les documents comptables permettant à la direction de gérer l’activité de l’entreprise et à l’administration de suivre et fiscaliser. Elle permet notamment d’établir les états financiers et comptables, les documents de synthèse et les indicateurs essentiels à la gestion de l’entreprise.

Il y a deux grandes catégories de factures. Les factures de vente sont émises pour déclencher une demande de paiement en retour de l’acte commercial effectué par l’entreprise. Les factures d’achat sont émises par les fournisseurs pour demander le règlement d’une prestation commandée et achetée par l’entreprise. Chacune des factures et leur paiement sont comptabilisés par l’entreprise dans le cadre du suivi comptable. La régularité, la qualité et la précision de la saisie comptable permettent une gestion plus ou moins fine de l’entreprise. Un suivi de qualité est un atout essentiel pour développer une entreprise et améliorer sa rentabilité.

Les enjeux de la comptabilité

La facture permet donc à l’entreprise de tenir sa comptabilité. Elle peut alors suivre son activité, le recouvrement, analyser ses capacités commerciales et avoir une trace écrite des différentes prestations réalisées pour ces différents clients.

Il est important de rédiger correctement ses factures pour répondre aux exigences administratives et légales, mais aussi pour raccourcir les délais de paiement et optimiser la trésorerie de l’entreprise.

En effet, des erreurs de facturations doivent donner lieu à des rectifications qui vont alors retarder les paiements des clients et donc détériorer l’état de la trésorerie de l’entreprise.

Les “retards de paiements”, ou les “non-paiements” des clients représentent une somme d’argent immobilisée chez les clients de l’entreprise et par conséquent indisponibles. Ces montants financiers” dormants” ne peuvent être utilisés pour développer l’activité. Ils augmentent le besoins en fonds de roulement et impactent négativement le trésorerie de l’entreprise.

Les autres intérêts de la facture

À côté de son intérêt comptable, la facture sert à prouver juridiquement la réalisation de la vente ou de la prestation, elle permet donc de prouver le droit de paiement du vendeur. C’est aussi un acte juridique en ce sens qu’elle permet d’imposer des délais de paiement et de justifier une éventuelle pénalité en cas de retard de paiement. Ces pénalités devant être gérées sur le plan juridique mais aussi commerciales et financières.

L’intérêt commercial de la facture permet de visualiser l’issue des négociations commerciales et de déterminer le montant final dû pour la prestation.

Enfin, la facture permet de réaliser la collecte et la déduction de TVA, elle permet également d’effectuer le contrôle fiscal de la société.

La rédaction d’une facture suit des règles différentes selon qu’il s’agit d’une vente de marchandises ou d’une prestation de services. De même, les règles diffèrent selon le statut du vendeur et le type de facture réalisée.

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La rédaction d’une facture

La facture relève directement de la responsabilité de l’entreprise et de son dirigeant. À ce titre, il faut être très vigilant sur l’exactitude du contenu de la facture.

La rédaction d’une facture représente un coût administratif et financier. Disposer d’un logiciel de facturation adapté permet de réduire le temps de saisie des factures. Cela permet d’assurer le suivi et le temps de recouvrement. Pour réduire les frais administratifs, certaines entreprises choisissent de déléguer la facturation, cela nécessite une organisation particulière, une grande rigueur et un contrôle permanent.

Effectivement, l’entreprise peut réaliser ses propres factures. Cela lui permet d’avoir une vision concrète de l’état financier et des comptes de son entreprise. Il faut privilégier ce fonctionnement dans les petites structures avec un modèle économique encore instable.

Sinon, il est possible que l’acheteur réalise ses propres factures : on parle d’auto facturation. Plus besoin pour la société de s’en occuper. Cependant, il faut tout de même vérifier comment l’acheteur à rédiger les factures et éventuellement les rectifier en cas de besoin.

Les mentions obligatoires

La rédaction d’une facture doit contenir des mentions obligatoires (une quinzaine) qui sont expressément prévues par la loi dont la :

• date de l’émission de la facture ;
• numérotation de la facture ;
• date de la vente ou prestation de services ;
• identité de l’acheteur ;
• identité du vendeur ;
• numéro du bon de commande ;
• numéro individuel d’identification TVA ;
• désignation du produit ou de la prestation ;
• prix catalogue ;
• réduction de prix ;
• somme totale à payer en TTC ;
• date à laquelle le règlement doit intervenir ;
• garantie légale de conformité ;
• …

En cas de non-respect des mentions obligatoires, l’entreprise s’expose à des sanctions. Une amende pénale et fiscale est possible (15€ par mention manquante et jusqu’à 75 000 € pour une personne physique (EI) ou 375 000 € personne morale).

Il faut rédiger la facture en français. Il est toutefois possible de la rédiger dans une langue étrangère si le client se situe hors du territoire français. L’administration fiscale peut alors exiger la traduction de la facture par un traducteur certifié.

Comment contrôler une facture ?

Le contrôle de l’exactitude d’une facture s’effectue en rapprochant le bon de commande, le bon de livraison et la facture. C’est essentiel, chaque service doit pouvoir annoter le document qui le concerne. Le  service administratif et comptable vérifie la concordance entre les documents et la bonne application des conditions commerciales et contractuelles.

La rédaction d’une facture doit se faire en s’appuyant sur divers documents justificatifs permettant d’en déterminer le montant : le bon de commande permet de prouver, en amont, le futur acte commercial. Le bon de livraison permet, lui, de prouver la réalisation de l’acte commercial. Il justifie donc la rédaction et le paiement de la facture.

Enfin, l’entreprise peut décider de faire intervenir un tiers dans la gestion et la réalisation de ses factures. Elle peut en effet sous-traiter la réalisation des factures. Elle peut par exemple donner un mandat afin que son sous-traitant s’en occupe. Cette situation n’apparaît que dans de rares cas où l’organisation de l’entreprise est suffisamment performante pour déléguer tout en surveillant le travail réalisé.

Mieux encore, elle peut faire appel à des logiciels de facturations.

Pourquoi prendre un logiciel de facturation ?

La facture joue un rôle essentiel dans l’organisation d’une entreprise, dans sa gestion et son suivi commercial. En effet, établir des factures rapidement, sans erreurs et conformes aux accords négociés avec ses clients est source de confiance, de gain de temps et de sérénité. De nombreux dirigeants passent du temps à gérer des problèmes mineurs ou évitables consécutifs à des erreurs humaines et/ou de communication liée à la facturation.

S’il est vrai que l’installation d’un logiciel de facturation nécessite un peu de paramétrage, d’adapter l’organisation de l’entreprise ainsi que quelques habitudes, cela représente rapidement un gain de temps précieux. Les factures sont établies plus rapidement. Pour peu que l’organisation soit claire, le nombre d’erreurs est réduit et il devient plus facile de suivre et retrouver les factures. Cela améliore le niveau de trésorerie et offre de multiples possibilités d’analyse pour améliorer la gestion et la rentabilité de l’entreprise.

Enfin, avoir un système de facturation efficace représente un atout commercial. Les données qu’il comprend sont utilisables pour étudier et comparer les ventes et les habitudes des clients de l’entreprise. Finalement, cela apporte une rigueur indispensable au développement de l’entreprise.

La relation entre la facture et la trésorerie de l’entreprise

La facture et ses délais de recouvrement ont un important impact sur la trésorerie de l’entreprise. Plus la facture est établie rapidement et sans erreurs, plus elle est payée rapidement. Cela améliore la trésorerie et contribue au bon fonctionnement de l’entreprise.

La trésorerie moyenne correspond à l’écart entre le FR (fonds de roulement) et le BFR (besoin en fonds de roulement). Ce dernier exprime le montant de trésorerie immobilité par l’activité de l’entreprise. Il est composé des stocks, des créances clients et des créances fournisseurs. Ils viennent réduire les sommes immobilisées par les deux premiers composants. Plus le BFR est faible, moins l’entreprise doit avancer de trésorerie pour fonctionner. Ainsi, établir des factures rapidement en s’attachant à suivre leur règlement est un enjeu qui améliore sensiblement la trésorerie.

Plus le délai de recouvrement est long, plus le BFR est important. Le logiciel permet de raccourcir les délais grâce à son efficacité.

L’intérêt d’un logiciel de facturation

Il existe des logiciels de plus en plus intelligents : certains sont capables de croiser les informations dans les comptes bancaires avec les factures. Cela permet une baisse du temps de saisie pour la comptabilité.

Ils permettent un véritable gain de temps et ils permettent d’organiser efficacement le suivi des clients. Les données collectées permettent d’étudier les habitudes de consommation des clients, mais aussi leur habitude de paiement. Il peut par exemple être intéressant de prioriser les clients qui paient rapidement au détriment des mauvais payeurs ou d’adapter les conditions commerciales en conséquence.

La facturation est un aspect du suivi commercial. Selon son activité et ses besoins, un entrepreneur peut opter pour un logiciel simple ou un logiciel plus complexe qui peut disposer de multiples options :

• être connecté avec la ou les banques et automatiser le suivi des paiements ;
• être rattaché au CRM pour importer des informations sur les commandes clientes (devis signés, bons de commande, …) et/ou apporter des informations sur les clients, leurs commandes (produit, fréquence quantités, …) et contribuer au développement commercial ;
• déverser les données dans le logiciel de comptabilité pour faciliter la saisie comptable (écriture comptable, rapprochement bancaire, …)
• être en lien avec la production pour établir et envoyer la facture rapidement. Certaines entreprises ajoutent la facture et la copie de bon de commande au bon de livraison afin d’accélérer le traitement administratif et le paiement de leurs clients.

Quel logiciel choisir ?

Choisir le bon logiciel de facturation peut être difficile, il faut identifier les facteurs importants et s’assurer que le logiciel réponde aux besoins de l’entreprise :

• adapté à la nature de l’activité ;
• adapté à la taille et à l’organisation de l’entreprise ;
• évolutif (certains logiciels sont fabriqués à partir de briques fonctionnelles qui permettent de partir sur une solution simple et de la faire évoluer en fonction des besoins.)
• de pouvoir migrer facilement vers d’autres solutions ;
• d’avoir des caractéristiques techniques adaptées au fonctionnement de l’entreprise. (mode SAAS, hébergé dans le système de l’entreprise, mis à jours, stockage, sécurité, nombre d’utilisateurs, paramétrage des droits, type de machine et système d’exploitation requis, …
• Compatibilité avec votre organisation, vos autres logiciels, vos partenaires (expert-comptable, …)

Nous espérons vous avoir convaincue de l’importance du document qu’est la facture et du rôle que peut avoir un logiciel de facturation afin de faciliter votre gestion.