Les frais professionnels et les avantages en nature

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Les frais professionnels et les avantages en nature représentent deux postes de dépenses pour l’entreprise. Ces deux notions font cependant souvent l’objet de confusions.

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Les frais professionnels et les avantages en nature

Le dirigeant doit donc veiller à bien qualifier la dépense tant les conséquences juridiques et fiscales peuvent être importantes.

Le blog du dirigeant vous propose de procéder à un rappel relativement à ses deux notions.

Les frais professionnels : des dépenses engagées dans l’intérêt de l’entreprise

Que recouvre la notion de frais professionnels ?

Les frais professionnels et les avantages en natureLes frais professionnels constituent une dépense supportée par le salarié pour les besoins de l’entreprise qui lui sera remboursée par cette dernière. Les frais professionnels doivent être engagés dans l’intérêt de l’entreprise.

Les frais professionnels recouvrent principalement :

  • Les frais de déplacement du salarié (par exemple : le salarié a réglé lui-même les frais de péage pour un déplacement professionnel),
  • Les frais de logement,
  • Les frais de restauration (par exemple : le salarié règle lui-même les frais de restaurant pour un diner avec un client),
  • Les frais vestimentaires (par exemple : le salarié a réglé lui-même l’achat de chaussures de sécurité).

Comment évaluer les frais professionnels ?

Les frais professionnels peuvent faire l’objet d’une évaluation forfaitaire ou réelle.

  • L’évaluation forfaitaire trouve souvent à s’appliquer pour les dépenses de nourriture, de logement, d’usage d’un véhicule personnel à des fins professionnelles…
  • L’évaluation réelle concerne plutôt les dépenses liées au déménagement du salarié dans le cadre de la mobilité, les frais engagés par le salarié en télétravail…

Attention :

Les gérants minoritaires ou égalitaires de SARL, les PDG de SA ou encore les présidents de SAS ne peuvent pas bénéficier de l’évaluation forfaitaire pour leur dépenses.

Conseil LBdD :
Le dirigeant doit solliciter de son salarié une note de frais pour pouvoir procéder au remboursement de son salarié.

Quelles sont les incidences fiscales liées aux frais professionnels ?

Pour l’entreprise

Les frais professionnels et les avantages en natureDès lors qu’ils respectent les conditions générales de déductibilité (frais exposés dans l’intérêt de l’entreprise, régulièrement comptabilisés, pas de prohibition légale…), les frais professionnels remboursés par l’entreprise au salarié sont déductibles de sa base imposable.

Pour le salarié

Les remboursements de frais professionnels perçus par le salarié ne constituent pas un élément de la rémunération. Ils n’ont donc pas à être intégrés à cette dernière et ne supportent, en conséquence, ni l’impôt sur le revenu, ni les cotisations sociales.

Les frais professionnels sont donc fiscalement déductibles pour l’entreprise et non imposables pour le salarié.

Conseil LBdD :
Pour bien qualifier une dépense, le dirigeant doit toujours se demander à qui cette dernière profite. Lorsque cette dépense profite à l’entreprise, celle-ci pourra en principe être qualifiée de frais professionnel.

Les avantages en nature : des dépenses engagées dans l’intérêt du salarié

Que recouvre la notion d’avantage en nature ?

Les frais professionnels et les avantages en natureL’avantage en nature désigne une dépense pour l’entreprise qui s’accomplit dans l’intérêt du salarié.

L’avantage en nature peut donc prendre la forme :

  • D’un bien ou d’un service attribué par l’entreprise gratuitement à un salarié,
  • D’un bien ou d’un service attribué par l’entreprise à son salarié à un prix inférieur au marché.

De manière générale, la notion d’avantage en nature recouvre :

  • Les logements de fonction,
  • Les voitures de fonction,
  • Les tickets restaurants,
  • Les ordinateurs offerts par l’entreprise au salarié,

Comment évaluer un avantage en nature ?

Le dirigeant dispose de la faculté d’évaluer en nature ou de manière réelle les avantages conférés.

L’évaluation des avantages en nature s’effectue généralement de manière forfaitaire pour les avantages qui possèdent une certaine régularité dans le temps (exemple : les repas). Elle peut également être appliquée aux véhicules, aux logements fournis par l’entreprise…

L’évaluation réelle s’applique à tous les autres avantages en nature (y compris, sur option, aux logements, ordinateurs et smartphones, véhicules…). L’évaluation réelle trouve également à s’appliquer pour ce qui est des avantages en nature qui bénéficient au dirigeant.

Remarque :
Lorsque le bien et le service n’est pas fourni gratuitement au salarié, il convient d’évaluer quel aurait dû être son prix normal. L’avantage en nature est représenté par le résultat de la soustraction entre le prix normal du bien ou du service et la part contributive du salarié.
Conseil LBdD :
Que ce soit pour lui-même ou ses salariés, le dirigeant se doit d’être intransigeant sur la conservation des justificatifs (factures…). Ces derniers seront, en effet nécessaires, en cas de contrôle fiscal.

Attention :

Que ce soit pour les frais de gestion ou les avantages en nature, le dirigeant doit toujours s’interroger, pour chaque dépense, s’il n’existe pas d’obligation particulière dans les modalités d’évaluation (exemple : une obligation d’évaluation forfaitaire pour telle ou telle dépense).

Quelles sont les incidences fiscales de l’avantage en nature ?

Pour l’entreprise

Les frais professionnels et les avantages en natureLorsqu’ils respectent les conditions générales de déductibilité, les avantages en nature sont déductibles au même titre que la rémunération du salarié.

Pour le salarié

Les avantages en nature constituent un élément de rémunération. Ils doivent, à ce titre, faire l’objet d’une déclaration et être imposés à l’impôt sur le revenu.

Les avantages en nature subissent également les prélèvements sociaux, ces derniers sont calculés et payés par l’entreprise.

Attention :

Qualifier un avantage en nature en frais professionnel peut avoir des effets importants pour l’entreprise en cas de contrôle. En effet, cette dernière subira des redressements au titre des cotisations non acquittées et subira des pénalités de retard. Les effets seront d’autant plus graves que l’erreur aura tendance à toucher une multiplicité de salariés.

Remarque :

Le dirigeant doit toujours se méfier lorsque la dépense supportée par l’entreprise favorise un tiers. Ce dernier encourt, en effet, un risque de requalification en acte anormal de gestion.

Conclusion

Frais professionnels et avantages en nature répondent à des logiques distinctes tenant in fine au bénéficiaire pour lequel ils sont exposés. La distinction s’avère importante eu égard aux conséquences fiscales pour l’entreprise. Il est donc conseillé au dirigeant de qualifier une dépense avec la plus grande prudence.

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4 Commentaires

  1. Les frais professionnels et les avantages en nature

    Bonjour Laurent,
    De le cadre d’une SASU ou EURL, peut on mettre à disposition un logement de fonction pour son dirigeant ?
    Quelles seraient les conditions à remplir ? Quelles démarches doit-on effectuer ?
    J’ai un ami qui a une activité de Conseils en entreprise et pour l’instant son principal client est à Paris.
    Il est actuellement locataire à Paris et propriétaire à Chartres (90km) d’une maison.
    Merci d’avance pour votre réponse

    Réponse
    • Les frais professionnels et les avantages en nature

      Bonjour,

      Si le logement appartient à l’entreprise, elle peut le mettre à disposition du gérant. Il faut alors faire les actes juridiques nécessaires et voir en fonction des conditions (notamment le montant du loyer) s’il y a lieu de déclarer le logement comme avantage en nature. Si le logement appartient à une personne physique, elle doit réaliser un bail dans lesquelles il faudra insérer les conditions de résiliation. Pour ces démarches il faut vous rapprocher d’un conseil adapté (avocat et/ou notaire).

      Cordialement,
      L’équipe création d’entreprise LBdD

      Réponse
  2. Les frais professionnels et les avantages en nature

    Bonjour
    le remboursement kilométrique des trajets professionnels de ses salariés (trajet agence – client) est limité par un barême Urssaf, si je ne me trompe pas. (de l’ordre de 0,5€ / km)
    est-ce un bareme « maximum » et puis-je décider d’un taux de remboursements inférieurs ?
    Cordialement,

    Réponse
    • Les frais professionnels et les avantages en nature

      Bonjour Monsieur,

      Pour connaitre les remboursements des indemnités kilométriques, vous devez vous référer à la convention collective et au(x) contrats de travail.

      A défaut de précisions dans la convention collective et dans le contrat de travail, le barème de l’administration n’est fourni qu’à titre indicatif. Il semble, dès lors, possible de procéder à un remboursement inférieur au barème kilométrique. Néanmoins, la Cour de cassation considère que « l’employeur ne peut fixer unilatéralement les conditions de prise en charge des frais professionnels en dessous de leur coût réel » (Cour de cassation, 23 septembre 2009, n°07-44.477). En cas de contentieux, faute d’établir le contraire, vous supporteriez le risque que la juridiction considère que le coût réel des déplacements est égal au barème kilométrique.

      Bien cordialement,

      L’équipe création d’entreprise Lbdd

      Réponse

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