Artisans : comment ne plus laisser traîner vos devis ?

Par Laurent Dufour, le 25/05/2020

Pour certains métiers de prestations de service, comme les artisans du bâtiment, fournir un devis détaillé aux clients est obligatoire.

Bien plus qu’une simple obligation légale, le devis est un gage de sécurité pour le client et une preuve de professionnalisme de la part de l’entreprise.

La gestion des devis

Pourtant, le service de facturation est une tâche chronophage et complexe. Cela peut devenir réellement compliqué pour un artisan qui doit gérer de nombreux projets à la fois. Le recours à un logiciel de devis peut être la solution idéale pour ne plus laisser traîner les devis ! Découvrez dans cet article toutes les bonnes raisons d’investir dans ce genre de technologie.

Un gain de temps précieux et de productivité

S’appuyer sur un logiciel de devis gratuit permet de gagner énormément de temps. Au lieu de consacrer des heures au traitement des factures, vous pourrez vous concentrer un peu plus sur d’autres tâches plus importantes et vous consacrer entièrement au peaufinage des projets des clients. Un logiciel de devis permet d’établir des factures plus rapidement. De plus, le processus de facturation est raccourci et accéléré. Les devis seront également envoyés par voie dématérialisée, ce qui générera un gain de temps considérable. Vous éviterez également les frais d’impression et d’envoi par poste.

Le recours à ce type de logiciel permet d’automatiser le processus d’établissement des devis et des factures. Vous n’aurez plus besoin d’intervenir dans le traitement des données ! Non seulement le travail est réalisé dans les plus brefs délais, mais surtout, les risques d’erreurs sont nettement réduits. Le logiciel conserve précieusement toutes les données des clients.

Une amélioration des conditions de gestion

comment gérer les devis ?Grâce à un logiciel de traitement de devis, vous pourrez suivre plus efficacement les sommes dues par chaque client. En effet, la gestion des recouvrements est plus facile, car le classement des factures est fait de manière automatique. Vous aurez accès à certaines fonctionnalités comme une alerte au cas où le client n’a pas payé le montant qu’il vous doit à la date convenue. Cela vous permettra de ne pas perdre du temps et d’envoyer un e-mail de rappel. Vous pourrez également avoir accès à un tableau de bord qui vous aidera à suivre la progression de votre chiffre d’affaires.

Recourir à un logiciel est une solution de facilité et d’efficacité. Le plus important est que vous n’avez pas besoin d’avoir des connaissances spécifiques en informatique pour utiliser ce genre de logiciel.

En plus d’une bonne gestion des factures, cette innovation technologique permet d’être en conformité avec les obligations législatives en vigueur. Désormais, vous n’oublierez plus les mentions obligatoires. Vous respecterez également les principes de numérotation des factures.

Une centralisation et une sécurisation des données

La première fonctionnalité d’un logiciel de devis est la centralisation des données des clients, à savoir les tarifs convenus, les taux de TVA, les conditions de paiement ainsi que toutes les informations personnelles. Il suffit de réaliser quelques paramétrages ! Vous pourrez accéder plus facilement au dossier des clients, et ce, à tout moment. Les risques de doublons ou d’incohérence seront également réduits. Vous pourrez également avoir accès à la base de données du logiciel à partir de votre smartphone. En d’autres termes, le recours à un logiciel de devis permet de regrouper toutes les données des clients sur une même base. Celle-ci est automatisée, accessible et surtout plus performante que la gestion manuelle.

L’autre avantage de l’installation d’un logiciel de facturation est également la sécurisation des données des clients. En effet, la base de données est bien conservée dans une plateforme bien organisée. Les informations personnelles des clients ne sont accessibles qu’avec un mot de passe. De plus, les justificatifs téléchargés, les notes de frais ainsi que les factures ne se perdront plus pas en cas de perte de périphérique de connexion.

Une solution adaptée à tous les besoins

Les clients attachent de plus en plus d’importance à la présentation du devis. En effet, un devis bien présenté et cohérent prouve l’engagement et le sérieux d’un artisan. Cela démontrera que vous avez pris le temps et la peine d’étudier la demande du client.

Sachez qu’un logiciel de devis peut être paramétré en fonction des besoins et des attentes de chaque entrepreneur. De plus, les manipulations sont faciles et rapides. Quelle que soit votre branche d’activité dans le bâtiment, vous serez entièrement satisfait des fonctionnalités de ce genre d’outils.

De plus, ce genre de logiciel crée automatiquement des modèles. Ceux-ci peuvent être personnalisés avec le logo et les couleurs de votre TPE. Vous pourrez aussi y mentionner toutes les conditions et obligations pour la facturation.

Un accès à un tableau de bord

crm : des logiciels de gestion des devisGrâce à un logiciel de devis, vous pourrez avoir une vision globale de l’état des factures, notamment celles qui sont payées ou celles qui ne le sont pas. Ce genre de logiciel s’adapte au rythme de vie de votre TPE et vous offre des solutions nettement plus flexibles pour la gestion des données comptables. Le tableau de bord des devis vous permettra de regrouper différents indicateurs d’objectifs dans le but d’anticiper les éventuels changements. Vous pourrez ainsi mieux planifier le suivi des devis envoyés, en cours, payés, etc. Vous pourrez également visualiser le récapitulatif des entrées ou sorties, des entrées à venir, des dates de déclarations… Les indicateurs sont bien évidemment modifiables, selon vos besoins.

En bref, l’installation d’un logiciel de devis vous permettra d’accéder à de nombreuses fonctionnalités qui vous permettront d’optimiser la gestion des données des clients. Dites adieu au temps perdu dans le processus de facturation traditionnel et optez pour une solution beaucoup plus innovante. Vous réduisez également les risques d’erreurs puisque les données sont reportées et calculées automatiquement. Le logiciel de devis optimise ainsi la traçabilité de toutes les opérations liées au traitement des devis de chaque client. Il s’agit d’un investissement qui pourra vous aider à gagner la confiance de vos clients, mais surtout de ne pas vous perdre dans les opérations complexes de gestion de factures.

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Laurent Dufour

Laurent Dufour -

Fondateur du site Le Blog du Dirigeant. Diplômé d’un master en management (droit, finance, marketing et gestion) et ancien cadre dirigeant, Laurent Dufour conseille et accompagne les créateurs et les dirigeants pour créer, développer et gérer leur entreprise depuis 2010.