Se faire rembourser une note de frais nécessite de conserver la facture d’achat, de remplir un fichier et de faire une écriture comptable.

Gestion et Comptabilité : les outils

Comment (bien) gérer vos notes de frais ?

La démarche est simple jusqu’à ce que l’entreprise emploie plusieurs collaborateurs et que les demandes de remboursement s’entassent. Voici comment faire une note de frais et comment organiser cet aspect administratif chronophage.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

La note de frais est un justificatif qui recoupe une dépense faite par le dirigeant ou un salarié à titre personnel, dans le cadre de sa mission professionnelle.

Dit simplement, la note de frais permet de se faire rembourser par l’entreprise. Évidemment, cette option n’est possible que si vous faites une dépense personnelle au profit de l’activité professionnelle, justifiable et proportionnelle au modèle économique.

Comment se faire rembourser ses notes de frais ?

Dans les faits, il existe trois systèmes pour se faire rembourser ses frais professionnels :

  • le système de remboursement aux frais réels
  • le remboursement forfaitaire
  • la déduction fiscale personnelle

Le système du remboursement aux frais réels

Le système du remboursement aux frais réels consiste à rembourser le montant exact des sommes engagées, sur présentation de la facture d’achat (une facture de restaurant, un ticket de transport, de stationnement ou de péage…).

Le système de remboursement forfaitaire

Le système forfaitaire est un remboursement selon un forfait, dont le barème est mis en place par l’URSSAF. Le remboursement forfaitaire remplace le remboursement au fil de l’eau via les frais réels. Il permet d’éviter tout l’administratif lié à l’établissement d’une note de frais, notamment la conservation des factures. In fine, ce système allège le travail du service comptabilité, mais il est intéressant uniquement si le collaborateur concerné doit opérer des dépenses récurrentes dans le cadre de sa mission. Les frais de télétravail, de plus en plus courants, sont généralement remboursés au forfait. Notez que seuls les salariés peuvent bénéficier de ce mode de remboursement forfaitaire (impossible à mettre en place pour un dirigeant).

La déduction fiscale pour frais professionnels

Une autre façon de « récupérer » les sommes qui ont été engagées pour l’activité est d’opter pour la déduction fiscale pour frais professionnel. Elle est appliquée sur la rémunération du collaborateur ou du dirigeant, dans le cadre de son imposition personnelle à l’impôt sur le revenu. La déduction fiscale s’élève à environ 10 % et elle est plafonnée (environ 7 000 euros par an).

Les règles à suivre pour faire faire une note de frais

Maintenant que la notion de note de frais est plus claire, voici quelques règles à connaître pour rembourser vos collaborateurs selon les règles de l’art (et surtout, selon les règles comptables en vigueur).

La note de frais pour une dépense de restaurant

Votre collaborateur souhaite se faire rembourser une note de restaurant qu’il a payée de sa poche dans le cadre de sa mission professionnelle. Ici, pour obtenir remboursement, il doit vous présenter la facture :

  • que vous comptabilisez en note de frais
  • que vous conservez dans votre comptabilité, assortie d’une annotation précisant le motif du repas (invitation d’un client à déjeuner, repas d’un salarié en mission…) et le nom des personnes concernées par la dépense (notamment les invités lorsqu’il s’agit d’un repas d’affaires)

Concernant la note de frais d’hébergement

Sachez qu’une facture d’hébergement (hôtel, location Airbnb…) est remboursée par l’entreprise uniquement si la personne qui l’a payée vit à plus de 50 kilomètres du lieu concerné. Le paiement de l’hébergement est alors justifié par l’éloignement géographique.

Le système des indemnités kilométriques

Le collaborateur ou le dirigeant qui utilise son véhicule personnel pour les besoins de l’entreprise peut obtenir une indemnisation forfaitaire pour frais kilométriques. Cette indemnisation représente les dépenses personnelles de carburant, d’entretien et d’usure du véhicule. L’indemnité kilométrique est calculée à l’issue de chaque période selon un barème très précis mis en place par l’administration. Pour en bénéficier, le il faut justifier des éléments suivants :

  • le motif des déplacements durant la période concernée
  • le lieu des missions
  • le kilométrage effectué
  • la puissance fiscale du véhicule

Notez que des indemnités kilométriques peuvent être versées au collaborateur pour son trajet du domicile au lieu de travail à condition qu’il n’y ait pas de transport en commun aux horaires de travail.

Concrètement, comment faire vos notes de frais

Votre service comptable établit souvent les notes de frais mensuellement, bien que la loi n’impose aucun rythme, hormis « un délai raisonnable ». Les salariés ou le dirigeant peuvent demander un remboursement au fil de l’eau. Comptablement, vous tenez un fichier comportant toutes les informations légales relatives à la note de frais et vous devez conserver tous les justificatifs en parallèle (factures facturettes). Les informations nécessaires à la note de frais sont :

  • le nom du collaborateur concerné
  • la date
  • le montant hors taxes
  • la TVA
  • le montant toutes taxes comprises
  • le motif

Ensuite, l’enregistrement d’une note de frais correspond à une écriture au débit dans le compte de la classe 6 du Plan Comptable Général. La TVA est déductible de la même manière qu’une dépense standard réalisée par l’entreprise (sauf exception).

L’entreprise en croissance et la gestion des notes de frais

Au début, l’entreprise ne gère que quelques notes de frais au fil de l’eau et tout se passe à merveille. Lorsque l’effectif croît, les notes de frais commencent à s’entasser et les justificatifs à se perdre. De plus, certaines dépenses impliquent un remboursement aux frais réels quand d’autres seraient opportunes au forfait. Le barème kilométrique s’applique à certains salariés seulement, pour des montants différents qu’il faut calculer sans cesse… Bref, le suivi des notes de frais devient une réelle charge administrative chronophage, d’autant que les salariés ont droit à un remboursement rapide… Nécessitant un traitement comptable tout aussi rapide.

Un outil de gestion des notes de frais pour simplifier l’entreprise

C’est dans ce cadre qu’une application de gestion des notes de frais est recommandée pour votre entreprise. L’objectif est que chaque collaborateur suive ses notes de frais dans l’application (ordinateur ou Smartphone). Chacun photographie la facture qu’il souhaite se faire rembourser et il la transfère dans l’application ; il remplit sa fiche ; le tout est centralisé auprès du logiciel de comptabilité de l’entreprise pour une saisie comptable automatique. Avec un outil de ce type :

  • la note de frais est créée avec le justificatif dématérialisé en quelques clics ;
  • ce sont vos collaborateurs qui sont responsables de leurs propres notes de frais (saisie des fiches avec facture dématérialisée) ;
  • votre service comptable est totalement déchargé, et de la réalisation des fiches, et de la saisie comptable relative aux notes de frais ;
  • tout est dématérialisé, vous n’angoissez plus à l’idée de perdre une facturette parmi les dizaines et les dizaines de justificatifs liés aux notes de frais.

Vous l’avez compris, la gestion des notes de frais est un véritable poste administratif dans votre entreprise, dès lors qu’elle se développe. Si vous pouvez anticiper cet aspect, profitez-en… Vous gagnerez du temps !

Laurent Dufour

Laurent Dufour est un entrepreneur passionné de création d'entreprise. C'est aussi le fondateur du Blog du Dirigeant qui accompagne les créateurs et les dirigeants d'entreprise à faire progresser leur organisation et à développer leur visibilité sur internet. En parallèle de son activité principale, il est incubé à Euratech Lille pour développer un projet d’accompagnement à la digitalisation de son activité économique.

Formé à l’IÉSEG School of Management de Lille, Laurent Dufour a débuté sa carrière en tant que Responsable de secteur chez Norauto France avant de devenir Directeur adjoint d’un établissement Fujifilm. Il a également été Responsable d’exploitation pour le groupe DDP et Responsable du développement du cabinet d’experts comptables Valoxy. Depuis 2013, Laurent Dufour accompagne les créateurs et les dirigeants d’entreprise via le Blog du Dirigeant.

Fort pris par son métier il reste disponible et échange régulièrement avec les créateurs qui le sollicitent pour leur apporter ses conseils et partager ses multiples expériences de création d'entreprise.
Comment (bien) gérer vos notes de frais ?

Les derniers articles par Laurent Dufour (tout voir)

    Comment (bien) gérer vos notes de frais ?

    0 commentaires

    Please wait...
    créez votre entreprise

    Inscrivez-vous à la newsletter !

    Chaque semaine, des actus et des articles de fond

    Merci ! Votre inscription a été prise en compte.