Fiche pratique : les outils de travail collaboratif Google Drive

Le Blog Du Dirigeant vous propose de mettre l’accent sur un outil utile et gratuit : les outils collaboratifs Google Drive.

Qu’est-ce qu’un outil de travail collaboratif Google Drive?

Dans son souci de développer des outils pratiques et gratuits, Google a créé un ensemble d’outils de travail collaboratif  en ligne dans le domaine de la bureautique qui concurrencent les traitements de texte, tableurs et logiciels de présentations des suites Windows, Open Office  et autres …

Proposés au travers du service Google Drive, ces outils faciles d’accès et d’utilisation offrent des services qui peuvent se révéler extrêmement utiles et performants pour l’organisation des entreprises (multi-connexion, partage de document, mode formulaire, …) comme nous le détaillons ci-dessous…

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La consultation d’un document Google Drive (traitement de texte, tableur ou logiciel de présentation) n’impose pas d’avoir un compte.  Par contre, la création, le partage ou l’utilisation, c’est-à-dire la modification d’un document existant, demande que l’utilisateur ait créé un compte de messagerie Gmail.

La création de ce compte se fait en quelques minutes et est totalement gratuite.

Les avantages des outils collaboratifs Google Drive

La gratuité

Les logiciels de bureautique contenus dans le service Google Drive sont tous totalement gratuits pour peu qu’on ne dépasse pas les 15 gigas alloués

lors de la création du compte (ce qui représente entre 50 000 et 100 000 documents de traitement de texte).

L’importation des fichiers

La suite Google Drive permet d’importer des fichiers du  type traitement de texte (Word), Tableur (Excel), ou présentation (Power Point). Le nombre important de formats pris en compte rend Google Drive souple d’utilisation.

Le logiciel intègrera tout seul les évolutions des autres formats évitant aux utilisateurs les mises à jour régulières. Le seul bémol réside dans une possible perte de qualité en cas d’import d’un document qui comprend une mise en forme complexe.

Pas de mise à jour pour nouvelle version nécessaires

Lorsque vous achetez un pack Office ou téléchargez un produit Open Office vous devez vous assurer d’avoir un système d’exploitation compatible aux dernières versions. Ce n’est pas le cas avec le service Google Drive, quel que soit le système d’exploitation (Windows, GNU Linux et Mac OS X) ou le navigateur (Internet Exploreur, Safari, Firefox, Opéra, chrome, …) que vous utilisez vous aurez toujours accès à vos données.

Le partage des données

Le service Google Drive permet de partager en ligne les documents avec d’autres personnes présentes sur le net 

soit en mode consultation (il n’autorise le lecteur à modifier le document) soit en mode modification qui autorise le ou les lecteurs à compléter ou corriger le document en ligne.

C’est un atout important pour les équipes qui travaillent sur un document en commun car il évite les envois de documents avec des numéros de version …. Un seul partage de ficher et l’ensemble des collaborateurs « partagés » peuvent avoir accès à la dernière version en temps réel. Cet outil est souvent utilisée lors de réunions de travail en ligne ou à distance.

La collaboration sur un fichier partagé en temps réel.

Dans la continuité du partage des données, le service Google Drive permet à plusieurs utilisateurs d’être connecté simultanément sur un document commun et de modifier les données en même temps.

Un signalement visuel de couleur permet à chacun de visualiser les modifications que fait chacun des utilisateurs. Cette fonction est intéressante pour de nombreuses entreprises car elle permet à plusieurs personnes de travailler en même temps sur un fichier commun ou centralisé à partir de lieux géographique différents. La seule contrainte étant d’être connecté à Internet.

La création de formulaire

Le service Google Drive propose un service de création de formulaire en ligne qui permet de réaliser des questionnaires ou sondages d’opinion

à un groupe de contacts (collaborateurs, clients, prospects, population test, …).

La disponibilité et la souplesse de Google Drive

Les documents étant hébergés en mode SAAS, ils sont consultables et modifiables à volonté, gratuitement et de n’importe quel PC, Tablette ou Smartphone connecté à Internet.

L’application mobile Google Drive est disponible sur Android et iPhone:

Le mode « Hors Connexion »

Le mode « Hors Connexion » permet aux utilisateurs de créer un nouveau document Google Drive sans avoir besoin d’être connecté. 

Le système se synchronisera dès que la connexion sera effective ce qui permettra l’enregistrement des nouveaux éléments dans les serveurs Google. Il ne permet cependant pas de modifier un document existant, puisque n’étant pas connecté il n’a pas accès aux serveurs de stockage.

La lecture d’un grand nombre de différents types de fichiers.

Les services Google Drive permet la lecture de plus de 40 différents types de fichiers :

• Image & vidéo (photoshop, …)
• Bureautique : traitement de texte, tableur, présentation (Word Excel, Power Point, open office…)
• Pdf
• Fichier compressés (Zip, Rare, …)

La connexion à votre messagerie Gmail

Étant connecté à votre messagerie Gmail, le service Google Drive vous permet d’ouvrir vos documents directement à partir de votre messagerie. Plus besoin de copier ou d’importer vos fichiers avant de les ouvrir.

L’enregistrement automatique

Le service Google Drive enregistre vos données automatiquement  et régulièrement afin de ne pas perdre les modifications en cas de problème informatique. Cet atout est aussi disponible sur les autres logiciels ce qui n’enlève pas son intérêt.

Les exportations de données.

Google Drive permet d’exporter les données dans les formats suivants :

• Logiciels Office (Word, Excel, Power Point, …)
• Logiciels Open Office
• Les .Pdf
• Les .rtf (teste enrichi)
• Les pages web
• Les textes bruts

Les limites de Google Drive

1. Les données sont stockées sur un serveur Google. Si elles sont sécurisées, il est préférable de ne pas mettre de documentation confidentielle (innovation, R&D, …).
2. Le mode hors connexion a ses limites. Il est nécessaire de s’organiser lorsqu’on souhaite travailler dans un endroit ou la connexion n’est pas bonne (train, avion, campagne,…)
3. On est tributaire des modifications de Google. Même si les changements sont progressifs et peu nombreux, les utilisateurs sont obligés de s’adapter aux mises à jour Google. Le point positif est que les utilisateurs s’adaptent au fur et à mesure des petites évolutions ce qui évite de devoir se former tous les 5 à 10 ans sur les nouveaux fonctionnements des logiciels de bureautique.
4. Les logiciels ont une moindre puissance par rapport aux logiciels habituels. Elle est quand même largement suffisante pour 80% des utilisateurs qui n’emploient jamais l’ensemble des fonctionnalités que propose Microsoft ou Open Office.
5. L’ergonomie des logiciels est différente et demande un peu d’adaptation. Une fois que l’habitude est prise certains préfèrent l’ergonomie de Google Drive aux autres logiciels …