Voiture de fonction : quelles sont les règles ?

Elle se différencie de la voiture de service, puisque celle-ci ne peut être utilisée que dans le cadre de l’exécution de vos missions pour votre entreprise.

Vous ne pouvez donc pas, avec un véhicule de service, l’utiliser le weekend et la ramener devant votre maison.

La principale différence est que le véhicule de service est acheté par l’entreprise alors que, dans les faits, le véhicule de fonction est une location contractée par l’entreprise, qu’elle met à disposition de ses salariés.

Si le véhicule de fonction représente un avantage au quotidien, il peut aussi être la source d’incompréhensions voire de désaccords, entre le dirigeant et le salarié lorsque les règles d’utilisation et les éventuelles prises en charge financières ne sont pas clairement évoquées, définies et mentionnés dans un accord écrit.

Est-il intéressant pour le dirigeant de fournir un véhicule de fonction à son salarié ? Quelles incidences peut-elle avoir pour l’entreprise comme le conducteur ? En effet, bénéficier d’un véhicule de fonction implique de respecter certaines règles, comme celle de déclarer cet avantage en nature sur la fiche de paie de votre collaborateur.

Qu’en est-il ? Le Blog du Dirigeant vous explique les règles applicables aux voitures de fonction.

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Quelles sont les obligations du salarié concernant la voiture de fonction ?

Le contrat de travail définit les obligations du conducteur concernant sa voiture de fonction.

Le plus souvent, les clauses concernent l’entretien et l’assurance du véhicule. Le collaborateur a en effet une obligation de l’entretenir en « bon père de famille », comme si elle lui appartenait personnellement. Il peut même prévoir une participation aux frais  (nettoyage, révisions, réparations…).

A la fin de son contrat de travail, le collaborateur doit restituer la véhicule soit au moment où il quitte l’établissement, soit à l’issue de la période de préavis non exécutée.

La voiture de fonction peut-elle avoir un usage privé ?

Le contrat de travail, ou même l’employeur, peuvent autoriser le conducteur à l’usage privé de la voiture de fonction, c’est-à-dire pendant les temps de repos hebdomadaires et les congés. C’est un avantage dit « en nature ».

Le dirigeant peut-il supprimer unilatéralement la voiture de fonction ?

Lorsque le contrat de travail prévoit la fourniture d’un véhicule au nouvel employé, la suppression de cet avantage ne peut pas être décidée unilatéralement par le dirigeant. En effet, il s’agit d’une modification du contrat important qui nécessite l’accord du salarié. Il en va de même pendant les périodes de suspension du contrat (congés, arrêts maladies…), sauf clause contraire.

L’usage privé de la voiture de fonction est-elle soumise aux cotisations sociales ?

Lorsque le véhicule de fonction est mis à disposition de l‘employé de façon permanente, il constitue un avantage en nature. Celui-ci apparaît sur la fiche de paie afin d’être déclaré par la société et soumis aux cotisations sociales (CSG et CRDS).

Cet avantage en nature se base sur des coûts variés, soit :

• Sur la base des dépenses réellement engagées (amortissement du prix d’achat, frais d’entretien engendrés par les déplacements, coûts mensuels de l’assurance, carburant), proratisées en fonction du kilométrage parcouru pour ses besoins personnels.
• Sur la base d’un forfait annuel (souvent chiffré en centaines, voire en milliers d’euros selon les besoins et le montant d’achat et d’entretien des véhicules (Carburant diesel ? Électriques  ? Date de mise en circulation ? Etc.).

L’option est exercée par l’employeur, pour chaque collaborateur. L’option peut être différente selon les cas. Le dirigeant peut modifier ses options pour l’année écoulée, lors de la DADS, impliquant une régularisation des cotisations déjà versées.

Qu’en est-il des éventuelles dépenses complémentaires de la voiture de fonction ?

Si les dépenses complémentaires liées à l’exercice de la mission de l’employé sont clairement à la charge de l’entreprise, la prise en charge de certaines dépenses peut prêter à confusion. Qui doit prendre en charge les éventuelles dépenses liées à l’utilisation du véhicule dans le cadre de la vie personnelle ?  Dans le cadre d’une LDD avec un kilométrage annuel limité, qui doit prendre en charge les loyers complémentaires liés au dépassement du kilométrage ?

Les situations, les interrogations et les désaccords potentiels sont à la fois divers et nombreux.

Les dépenses engagées dans le cadre de l’exercice de la mission du salarié

Il faut rappeler qu’une auto reste un outil de travail pour le collaborateur. C’est donc à l’entreprise de se charger de l’entretien, du bon fonctionnement, de l’assurance et du respect de la réglementation  de ses collaborateurs dans le cadre de leur utilisation professionnelle.

Cas pratique : si vous devez opérer le changement des pneus car ces derniers sont usés, il appartient à l’employeur de réaliser le changement sous peu. 

Pour autant, lorsque la dépense est causée par une mauvaise utilisation manifeste du véhicule ou un non-respect de la réglementation, la société peut demander au salarié de prendre en charge tout ou partie de la dépense. C’est souvent le cas des charges liées au non-respect du Code de la route (contraventions, franchise d’assurance en cas d’accident responsable, etc.) des dégradations volontaires ou d’un manquement à l’entretien du véhicule (lorsque les notifications et relances de l’entreprise ont bien été faites en temps et en heure).

Les dépenses liées suite à une faute du salarié en dehors du cadre de sa mission

Lorsque l’utilisation du véhicule par un employé en dehors de sa mission engage des frais complémentaires, il appartient aux deux parties de s’entendre sur la prise en charge. L’idéal étant bien évidemment d’avoir discuté de cela et mis par écrit les accords avant la mise à disposition du véhicule. La société peut fixer des règles d’utilisation et limiter contractuellement la prise en charge de certaines dépenses qui ne sont pas liées à l’exercice de la mission professionnelle du collaborateur.

Il appartient donc aux deux parties de bien définir le cadre dans lequel le véhicule de fonction sera mis à disposition, utilisé et entretenu ainsi que la prise en charge des frais selon leur nature et des conditions dans lesquels ils ont été générés.

Quelles sont les différences entre voiture de fonction et voiture de service ?

​La distinction entre une voiture de fonction et une voiture de service réside principalement dans leur usage et les avantages associés.​