La voiture de fonction (ou voiture de société) est une pratique courante dans les entreprises. Elles sont souvent destinées aux cadres et aux commerciaux de l’entreprise.
Si la voiture de fonction représente un avantage, elle peut aussi être la source d’incompréhensions voir de désaccords entre le dirigeant et le salarié lorsque les règles d’utilisation et les éventuelles prises ne charge financières ne sont pas clairement évoqué, définis et mentionnés dans un accord écrit.
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- Quelles sont les obligations du salarié concernant la voiture de fonction ?
- La voiture de fonction peut-elle avoir un usage privé ?
- Le dirigeant peut-il supprimer unilatéralement la voiture de fonction ?
- L'usage privé de la voiture de fonction est-elle soumise aux cotisations sociales ?
- Qu'en est-il des éventuelles dépenses complémentaires de la voiture de fonction ?
Est-il intéressant pour le dirigeant de fournir une voiture de fonction à son salarié ? Quelles incidences peut avoir la voiture de fonction pour l’entreprise et pour le salarié ? En effet, bénéficier d’une voiture de fonction implique de respecter certaines règles comme celle de déclarer cet avantage en nature sur la fiche de paie du salarié.
Qu’en est-il ? Le blog du dirigeant vous explique les règles applicables à la voiture de fonction.
Quelles sont les obligations du salarié concernant la voiture de fonction ?
Le contrat de travail définit les obligations du salarié concernant sa voiture de fonction. Le plus souvent les clauses concernent l’entretien et l’assurance de la voiture. Le salarié a en effet une obligation de l’entretenir en « bon père de famille », comme si elle lui appartenait personnellement. Le contrat de travail peut même prévoir une participation aux frais d’entretien (nettoyage, révisions, réparations…).
Des licenciements pour cause réelle et sérieuse ont été validés par les juges, au motif que la voiture de fonction n’avait pas été entretenue conformément aux obligations contractuelles du salarié, le constructeur ayant alors refusé la prise en charge des sinistres.
A la fin du contrat de travail, le salarié doit restituer la voiture de fonction, soit au moment où il quitte l’entreprise lorsque la voiture de fonction n’avait qu’un usage professionnel, soit à l’issue de la période de préavis non exécutée lorsque la voiture avait aussi un usage privé.
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La voiture de fonction peut-elle avoir un usage privé ?
Le contrat de travail, ou même l’employeur peuvent autoriser le salarié à l’usage privé de la voiture de fonction, c’est-à-dire pendant les temps de repos hebdomadaires et les congés. C’est un avantage dit « en nature ».
Il est plus sûr de prévoir l’usage privé de la voiture de fonction dans le contrat de travail, afin de clarifier les obligations du salarié (obligations d’entretien, de participation aux frais, de restitution…).
Le dirigeant peut-il supprimer unilatéralement la voiture de fonction ?
Lorsque le contrat de travail prévoit la fourniture d’une voiture de fonction au salarié, la suppression de cet avantage ne peut pas être décidée unilatéralement par le dirigeant. En effet, il s’agit d’une modification du contrat de travail important qui nécessite l’accord du salarié. Il en va de même pendant les périodes de suspension du contrat de travail (congés, arrêts de travail…), sauf clause contraire.
Si l’employeur venait tout de même à retirer la voiture de fonction au salarié, il pourrait être condamné à lui verser des dommages-intérêts.
L’usage privé de la voiture de fonction est-elle soumise aux cotisations sociales ?
Lorsque la voiture de fonction est mise à disposition du salarié de façon permanente, elle constitue un avantage en nature. Celui-ci apparaît sur la fiche de paie afin d’être déclaré par l’entreprise, et soumis aux cotisations sociales (CSG et CRDS).
L’usage de la voiture de fonction par le salarié pour les trajets domicile-travail ne constitue pas un avantage en nature si le dirigeant prouve que cet usage est nécessaire à l’activité professionnelle, et que le salarié ne peut pas utiliser d’autres modes de transport.
Cet avantage en nature est évalué soit :
- Sur la base des dépenses réellement engagées (amortissement du prix d’achat, frais d’entretien, assurance, carburant), proratisées en fonction du kilométrage parcouru pour l’usage personnel
- Sur la base d’un forfait annuel.
L’option est exercée par l’employeur, pour chaque salarié. L’option peut être différente selon les cas. Le dirigeant peut modifier ses options pour l’année écoulée, lors de la DADS, impliquant une régularisation des cotisations déjà versées.
Qu’en est-il des éventuelles dépenses complémentaires de la voiture de fonction ?
Si les dépenses complémentaires liées à l’exercice de la mission de l’employé sont clairement à la charge de l’entreprise, la prise en charge de certaines dépenses peut prêter à confusion. Qui doit prendre en charge les éventuelles dépenses liées à l’utilisation du véhicule dans le cadre de la vie privée ? Dans le cadre d’une LDD avec un kilométrage annuel limité, qui doit prendre en charge les loyers complémentaires liés au dépassement du kilométrage ?
Les situations, les interrogations et les désaccords potentiels sont à la fois divers et nombreux.
Les dépenses engagées dans le cadre de l’exercice de la mission du salarié
Le véhicule de fonction ou voiture de société est un outil de travail pour le salarié. C’est donc à l’entreprise de se charger de l’entretien, du bon fonctionnement, de l’assurance et du respect de la réglementation des voitures de fonction de ses employés dans le cadre de leur utilisation professionnelle.
Pour autant, lorsque la dépense est causée par une mauvaise utilisation manifeste du véhicule ou un non-respect de la réglementation, l’entreprise peut demander au salarié de prendre en charge tout ou partie de la dépense. C’est souvent le cas des charges liées au non-respect du Code de la route (contraventions, franchise d’assurance en cas d’accident responsable …) des dégradations volontaires ou d’un manquement à l’entretien du véhicule (lorsque les notifications et relances de l’entreprise ont bien été faites en temps et en heure).
Les dépenses liées suite à une faute du salarié en dehors du cadre de sa mission
Lorsque l’utilisation d’une voiture de fonction par un salarié en dehors de sa mission engage des frais complémentaires, il appartient aux deux parties de s’entendre sur la prise en charge. L’idéal étant bien évidemment d’avoir discuté de cela et mis par écrit les accords avant la mise à disposition du véhicule. L’entreprise peut fixer des règles d’utilisation et limiter contractuellement la prise en charge de certaines dépenses qui ne sont pas liées à l’exercice de la mission professionnelle du salarié.
Il appartient donc aux deux parties de bien définir le cadre dans lequel la voiture de fonction sera mise à disposition, utilisée et entretenue ainsi que la prise en charge des frais en fonction de leur nature et des conditions dans lesquels ils ont été générés.
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Bonjour,
Je suis commercial salarié d’une entreprise, avec un secteur de plus de 25 départements donc en déplacement 4 jours par semaine. J’ai récupéré mon nouveau véhicule de fonction un vendredi matin en concession (à 500km de mon domicile) et sur le chemin du retour, lors de ma pause déjeuner, mon véhicule a fait l’objet de vandalisme sur le parking du restaurant. Il y a été volé des affaires professionnelles comme l’ordinateur portable (neuf de 2 mois), des objets publicitaires, chargeur de téléphone pro…, mais aussi des affaires personnelles comme ma valise contenant mes effets de la semaine, la clé de mon domicile, mon chéquier perso, mon cartable en cuir contentant mes dossiers pro…; j’ai de suite prévenu mon employeur et déposé plaine au commissariat avant de colmater au scotch la vitre cassée et rentrer chez moi. Le lundi par téléphone mon responsable m’annonce que rien ne me sera remboursé (“qu’il en avait rien à faire de mes affaires perso”) et qu’il m’enverra la facture pour le remboursement de l’ordinateur portable qu’on m’avait fourni il y a 2mois… Quel recours svp pour : 1-ne pas à payer le PC portable-2-pour la prise en charge ou la participation au rachat de mes affaires (Chaussures en cuir, Pantalons, Pulls, affaires de toilette, cartable…). Merci de votre aide ! Cordialement.
Bonjour,
Concernant la facture du PC portable:
Celui-ci étant un bien professionnel, vous n’êtes pas tenu envers la société. Cette facture est en effet une sanction pécuniaire qui est donc contraire à la loi. En revanche, vous devez prendre en considération du contrat et ce qu’il prévoit.
Concernant les affaires personnelles:
Malheureusement la société n’est pas obligée de vous rembourser les dépenses que vous allez effectuer pour le rachat des affaires personnelles.
Cordialement,
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