La voiture de fonction (ou voiture de société) est une pratique courante dans les entreprises. Elles sont souvent destinées aux cadres et aux commerciaux de l’entreprise.
Si la voiture de fonction représente un avantage, elle peut aussi être la source d’incompréhensions voir de désaccords entre le dirigeant et le salarié lorsque les règles d’utilisation et les éventuelles prises ne charge financières ne sont pas clairement évoqué, définis et mentionnés dans un accord écrit.
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- Quelles sont les obligations du salarié concernant la voiture de fonction ?
- La voiture de fonction peut-elle avoir un usage privé ?
- Le dirigeant peut-il supprimer unilatéralement la voiture de fonction ?
- L'usage privé de la voiture de fonction est-elle soumise aux cotisations sociales ?
- Qu'en est-il des éventuelles dépenses complémentaires de la voiture de fonction ?
Est-il intéressant pour le dirigeant de fournir une voiture de fonction à son salarié ? Quelles incidences peut avoir la voiture de fonction pour l’entreprise et pour le salarié ? En effet, bénéficier d’une voiture de fonction implique de respecter certaines règles comme celle de déclarer cet avantage en nature sur la fiche de paie du salarié.
Qu’en est-il ? Le blog du dirigeant vous explique les règles applicables à la voiture de fonction.
Quelles sont les obligations du salarié concernant la voiture de fonction ?
Le contrat de travail définit les obligations du salarié concernant sa voiture de fonction. Le plus souvent les clauses concernent l’entretien et l’assurance de la voiture. Le salarié a en effet une obligation de l’entretenir en « bon père de famille », comme si elle lui appartenait personnellement. Le contrat de travail peut même prévoir une participation aux frais d’entretien (nettoyage, révisions, réparations…).
Des licenciements pour cause réelle et sérieuse ont été validés par les juges, au motif que la voiture de fonction n’avait pas été entretenue conformément aux obligations contractuelles du salarié, le constructeur ayant alors refusé la prise en charge des sinistres.
A la fin du contrat de travail, le salarié doit restituer la voiture de fonction, soit au moment où il quitte l’entreprise lorsque la voiture de fonction n’avait qu’un usage professionnel, soit à l’issue de la période de préavis non exécutée lorsque la voiture avait aussi un usage privé.
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La voiture de fonction peut-elle avoir un usage privé ?
Le contrat de travail, ou même l’employeur peuvent autoriser le salarié à l’usage privé de la voiture de fonction, c’est-à-dire pendant les temps de repos hebdomadaires et les congés. C’est un avantage dit « en nature ».
Il est plus sûr de prévoir l’usage privé de la voiture de fonction dans le contrat de travail, afin de clarifier les obligations du salarié (obligations d’entretien, de participation aux frais, de restitution…).
Le dirigeant peut-il supprimer unilatéralement la voiture de fonction ?
Lorsque le contrat de travail prévoit la fourniture d’une voiture de fonction au salarié, la suppression de cet avantage ne peut pas être décidée unilatéralement par le dirigeant. En effet, il s’agit d’une modification du contrat de travail important qui nécessite l’accord du salarié. Il en va de même pendant les périodes de suspension du contrat de travail (congés, arrêts de travail…), sauf clause contraire.
Si l’employeur venait tout de même à retirer la voiture de fonction au salarié, il pourrait être condamné à lui verser des dommages-intérêts.
L’usage privé de la voiture de fonction est-elle soumise aux cotisations sociales ?
Lorsque la voiture de fonction est mise à disposition du salarié de façon permanente, elle constitue un avantage en nature. Celui-ci apparaît sur la fiche de paie afin d’être déclaré par l’entreprise, et soumis aux cotisations sociales (CSG et CRDS).
L’usage de la voiture de fonction par le salarié pour les trajets domicile-travail ne constitue pas un avantage en nature si le dirigeant prouve que cet usage est nécessaire à l’activité professionnelle, et que le salarié ne peut pas utiliser d’autres modes de transport.
Cet avantage en nature est évalué soit :
- Sur la base des dépenses réellement engagées (amortissement du prix d’achat, frais d’entretien, assurance, carburant), proratisées en fonction du kilométrage parcouru pour l’usage personnel
- Sur la base d’un forfait annuel.
L’option est exercée par l’employeur, pour chaque salarié. L’option peut être différente selon les cas. Le dirigeant peut modifier ses options pour l’année écoulée, lors de la DADS, impliquant une régularisation des cotisations déjà versées.
Qu’en est-il des éventuelles dépenses complémentaires de la voiture de fonction ?
Si les dépenses complémentaires liées à l’exercice de la mission de l’employé sont clairement à la charge de l’entreprise, la prise en charge de certaines dépenses peut prêter à confusion. Qui doit prendre en charge les éventuelles dépenses liées à l’utilisation du véhicule dans le cadre de la vie privée ? Dans le cadre d’une LDD avec un kilométrage annuel limité, qui doit prendre en charge les loyers complémentaires liés au dépassement du kilométrage ?
Les situations, les interrogations et les désaccords potentiels sont à la fois divers et nombreux.
Les dépenses engagées dans le cadre de l’exercice de la mission du salarié
Le véhicule de fonction ou voiture de société est un outil de travail pour le salarié. C’est donc à l’entreprise de se charger de l’entretien, du bon fonctionnement, de l’assurance et du respect de la réglementation des voitures de fonction de ses employés dans le cadre de leur utilisation professionnelle.
Pour autant, lorsque la dépense est causée par une mauvaise utilisation manifeste du véhicule ou un non-respect de la réglementation, l’entreprise peut demander au salarié de prendre en charge tout ou partie de la dépense. C’est souvent le cas des charges liées au non-respect du Code de la route (contraventions, franchise d’assurance en cas d’accident responsable …) des dégradations volontaires ou d’un manquement à l’entretien du véhicule (lorsque les notifications et relances de l’entreprise ont bien été faites en temps et en heure).
Les dépenses liées suite à une faute du salarié en dehors du cadre de sa mission
Lorsque l’utilisation d’une voiture de fonction par un salarié en dehors de sa mission engage des frais complémentaires, il appartient aux deux parties de s’entendre sur la prise en charge. L’idéal étant bien évidemment d’avoir discuté de cela et mis par écrit les accords avant la mise à disposition du véhicule. L’entreprise peut fixer des règles d’utilisation et limiter contractuellement la prise en charge de certaines dépenses qui ne sont pas liées à l’exercice de la mission professionnelle du salarié.
Il appartient donc aux deux parties de bien définir le cadre dans lequel la voiture de fonction sera mise à disposition, utilisée et entretenue ainsi que la prise en charge des frais en fonction de leur nature et des conditions dans lesquels ils ont été générés.
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Bonsoir j’utilise un véhicule de fonction mon employeur me limite à 5000 km mensuel or mon secteur a augmenté j’ai un quart de la France à faire est-il normal que ce kilométrage soit limité à 5000 sachant que je ne peux même plus utiliser ce véhicule hors de mes déplacements professionnels
Bonjour,
La voiture de fonction a pour mission de vous aider à accomplir vos taches/déplacements professionnels. Cela étant dit, il est donc possible que vous demandiez une augmentation de la limite posée par votre employeur, tout en motivant votre demande. C’est-à-dire que c’est à cause de l’augmentation du secteur dont vous êtes responsable que vous demandez une telle augmentation.
Cordialement,
L’équipe créer son entreprise le Blog du Dirigeant !
Bonsoir,
*J’ai une voiture de Fonction et j’ai subi un petit accident: un rétro de cassé par un camion, qui doit déposer plainte, mon employeur me demande de le faire.
Cordialement, Mary
Bonjour,
En tant qu’utilisatrice, vous avez sans doute plus de précision sur les circonstances de l’accident.
Cordialement,
L’équipe créer son entreprise LBDD
Bonjour,
Un véhicule acheté par l’entreprise A est confié comme véhicule de fonction à un salarié de l’entreprise B (sœur de A).
Est ce possible ? Merci d’avance de vos lumières
Bonjour,
Difficile à dire car tout dépend des éventuels accords entre les entreprises.
Cordialement,
L’équipe créer son entreprise leblogdudirigeant
Bonjour,
Je dispose d’un véhicule de fonction mentionné sur mon contrat de travail, l’avantage en nature apparait bien sur ma fiche de paie.
J’ai également d’une carte essence pour les déplacements professionnels (cet avantage n’apparait pas sur mon contrat de travail, rien n’est mentionné de manière écrite concernant son utilisation). On m’a seulement précisé oralement que l’utilisation de cette carte pour un usage privél était proscrit. Est-il possible d’utiliser cette carte pour effectuer les trajets domicile-travail ?
Bonjour,
Si votre contrat de travail ne le mentionne pas, vous ne pouvez contractuellement pas. Surtout si votre hiérarchie vous a dit que ce n’était pas le cas.
Cordialement,
L’équipe créer son entreprise leblogdudirigeant
Bonjour,
Sur mon contrat est stipulé une voiture de fonction. J ai commencé le 1 mars 2022 avec comme fonction commerciale.mais mon patron ne le fournit toujours pas de véhicule sous prétexte qu’il n y a pas de disponibilité sur le parc.quel est mon recours. Ai je le droit de lui demander malgré tout.
Cordialement Angélique
Bonjour,
Oui, si votre contrat de travail le précise.
Cordialement,
L’équipe créer son entreprise leblogdudirigeant.com