Voiture de fonction : quelles sont les règles ?

Est-il intéressant pour le dirigeant de fournir une voiture de fonction à son salarié ? Quelles incidences peut avoir la voiture de fonction pour l’entreprise et pour le salarié ? En effet, bénéficier d’une voiture de fonction implique de respecter certaines règles comme celle de déclarer cet avantage en nature sur la fiche de paie du salarié.

Qu’en est-il ? Le blog du dirigeant vous explique les règles applicables à la voiture de fonction.

Quelles sont les obligations du salarié concernant la voiture de fonction ?

Le contrat de travail définit les obligations du salarié concernant sa voiture de fonction. Le plus souvent les clauses concernent l’entretien et l’assurance de la voiture. Le salarié a en effet une obligation de l’entretenir en « bon père de famille », comme si elle lui appartenait personnellement. Le contrat de travail peut même prévoir une participation aux frais d’entretien  (nettoyage, révisions, réparations…).

A la fin du contrat de travail, le salarié doit restituer la voiture de fonction, soit au moment où il quitte l’entreprise lorsque la voiture de fonction n’avait qu’un usage professionnel, soit à l’issue de la période de préavis non exécutée lorsque la voiture avait aussi un usage privé.

La voiture de fonction peut-elle avoir un usage privé ?

Le contrat de travail, ou même l’employeur peuvent autoriser le salarié à l’usage privé de la voiture de fonction, c’est-à-dire pendant les temps de repos hebdomadaires et les congés.  C’est un avantage dit « en nature ».

Le dirigeant peut-il supprimer unilatéralement la voiture de fonction ?

Lorsque le contrat de travail prévoit la fourniture d’une voiture de fonction au salarié, la suppression de cet avantage ne peut pas être décidée unilatéralement par le dirigeant. En effet, il s’agit d’une modification du contrat de travail important qui nécessite l’accord du salarié. Il en va de même pendant les périodes de suspension du contrat de travail (congés, arrêts de travail…), sauf clause contraire.

L’usage privé de la voiture de fonction est-elle soumise aux cotisations sociales ?

Lorsque la voiture de fonction est mise à disposition du salarié de façon permanente, elle constitue un avantage en nature. Celui-ci apparaît sur la fiche de paie afin d’être déclaré par l’entreprise, et soumis aux cotisations sociales (CSG et CRDS).

Cet avantage en nature est évalué soit :

• Sur la base des dépenses réellement engagées  (amortissement du prix d’achat, frais d’entretien, assurance, carburant), proratisées en fonction du kilométrage parcouru pour l’usage personnel

• Sur la base d’un forfait annuel.

L’option est exercée par l’employeur, pour chaque salarié. L’option peut être différente selon les cas. Le dirigeant peut modifier ses options pour l’année écoulée, lors de la DADS, impliquant une régularisation des cotisations déjà versées.

Qu’en est-il des éventuelles dépenses complémentaires de la voiture de fonction ?

Si les dépenses complémentaires liées à l’exercice de la mission de l’employé sont clairement à la charge de l’entreprise, la prise en charge de certaines dépenses peut prêter à confusion. Qui doit prendre en charge les éventuelles dépenses liées à l’utilisation du véhicule dans le cadre de la vie privée ? Dans le cadre d’une LDD avec un kilométrage annuel limité, qui doit prendre en charge les loyers complémentaires liés au dépassement du kilométrage ?

Les situations, les interrogations et les désaccords potentiels sont à la fois divers et nombreux.

Les dépenses engagées dans le cadre de l’exercice de la mission du salarié

Le véhicule de fonction ou voiture de société est un outil de travail pour le salarié. C’est donc à l’entreprise de se charger de l’entretien, du bon fonctionnement, de l’assurance et du respect de la réglementation des voitures de fonction de ses employés dans le cadre de leur utilisation professionnelle.

Pour autant, lorsque la dépense est causée par une mauvaise utilisation manifeste du véhicule ou un non-respect de la réglementation, l’entreprise peut demander au salarié de prendre en charge tout ou partie de la dépense. C’est souvent le cas des charges liées au non-respect du Code de la route (contraventions, franchise d’assurance en cas d’accident responsable …) des dégradations volontaires ou d’un manquement à l’entretien du véhicule (lorsque les notifications et relances de l’entreprise ont bien été faites en temps et en heure).

Les dépenses liées suite à une faute du salarié en dehors du cadre de sa mission

Lorsque l’utilisation d’une voiture de fonction par un salarié en dehors de sa mission engage des frais complémentaires, il appartient aux deux parties de s’entendre sur la prise en charge. L’idéal étant bien évidemment d’avoir discuté de cela et mis par écrit les accords avant la mise à disposition du véhicule. L’entreprise peut fixer des règles d’utilisation et limiter contractuellement la prise en charge de certaines dépenses qui ne sont pas liées à l’exercice de la mission professionnelle du salarié.

Il appartient donc aux deux parties de bien définir le cadre dans lequel la voiture de fonction sera mise à disposition, utilisée et entretenue ainsi que la prise en charge des frais en fonction de leur nature et des conditions dans lesquels ils ont été générés.