Comment choisir entre voiture de fonction ou de service ?

Par Eloïse Vairon, le 09/06/2022

Entre voiture de fonction ou de service, quelles sont les différences ? Les obligations ? Les avantages conférés ? Le Blog du Dirigeant vous explique pourquoi choisir la voiture de fonction ou de service dans cet article dédié.

voiture de fonction ou de service

Voici un guide pour mieux la comprendre la distinction entre voiture de fonction ou de service !

Voiture de fonction ou de service : la définition

Pour commencer, il faut faire la différence entre la voiture de fonction et la voiture de service.

Qu’est-ce qu’une voiture de fonction ?

Une voiture de fonction permet à l’employé d’utiliser le véhicule à des fins professionnelles et personnelles. Ainsi, l’utilisation d’une voiture de fonction est mixte. L’employé peut effectuer des déplacements professionnels ainsi que des déplacements en dehors des heures de travail, pour des activités personnelles et même lors des vacances.

Remarque : L’utilisation de la voiture de fonction par le conjoint du salarié est possible dès lors qu’il a été déclaré comme conducteur sur l’assurance de la voiture.

En ce qui concerne les déplacements professionnels, pour être remboursé de ces frais, le salarié doit conserver les factures d’essence.

La voiture de fonction est considérée juridiquement comme étant un avantage en nature. Ainsi, l’employeur ne peut pas retirer unilatéralement la voiture de fonction. Il faut l’accord de l’employé pour que l’entreprise récupère la voiture de fonction. Cette mise à disposition est considérée comme un élément de la rémunération.

Qu’est-ce qu’une voiture de service ?

Une voiture de service ou dite de société, quant à elle, sert à effectuer des missions professionnelles liées directement ou indirectement à l’activité de l’entreprise. Ainsi, les déplacements incluent aussi bien les livraisons, les trajets pour se rendre à des rendez-vous commerciaux. La voiture de service à une vocation technique et non de loisir.

En principe, les déplacements privés et les trajets entre le lieu de travail et le domicile sont exclus. Toutefois, une entreprise peut autoriser un employé à effectuer les trajets travail-domicile, sans que la voiture soit requalifiée de voiture de fonction. Cette autorisation est à indiquer dans le contrat de travail ou dans un avenant.

Contrairement à la voiture de fonction, la voiture de service n’est pas rattachée à un employé en particulier.

Par ailleurs, il est préférable pour l’employeur d’insérer une clause relative à la mise à disposition de véhicule de service dans le contrat de travail des salariés. Cette clause décrit précisément les conditions d’utilisation et la nature de l’usage de la voiture de service. Est valide toute clause dès lors l’employeur n’applique pas de sanctions pécuniaires au salarié concerné.

Choisir entre une voiture de fonction ou de service : quelles sont les obligations ?

L’avantage en nature de la voiture de fonction

Pourquoi dit-on qu’une voiture de fonction est un avantage en nature ? Il faut savoir que constitue un avantage en nature tous les biens et services fournis par l’employeur au salarié à titre gratuit ou quasi-gratuit.

Il se peut que l’employeur demande une contrepartie au salarié. Toutefois, cette contrepartie représente souvent une participation minimale aux frais par rapport au coût réel de l’avantage. L’avantage en nature est représenté par le résultat de la soustraction entre le prix normal du bien ou du service et la part contributive du salarié.

Il faut impérativement que la voiture de fonction soit explicitement prévue dans le contrat de travail ou la convention collective de l’entreprise. De plus, cet avantage en nature doit figurer sur la fiche de paie du salarié. C’est une obligation légale.

Toutefois, la voiture de fonction n’est pas automatiquement un avantage en nature. Par exemple, c’est le cas lorsque :

  • La voiture ne peut pas être utilisée pendant les jours de repos et les périodes de congés ;
  • Les déplacements privés ne concernent que les trajets domicile-travail ou seulement des déplacements strictement professionnels ;
  • Le salarié doit payer une contribution financière supérieure à la valeur réelle de l’avantage en nature.

Voiture de fonction ou de service : des régimes fiscal et social différents

Les inconvénients de la voiture de fonction

La voiture de fonction présente des inconvénients pour le salarié et pour l’employeur. On vous explique tout.

Il faut savoir que, pour le salarié, les montants dépensés par l’entreprise pour la voiture de fonction représentent en réalité une partie de son salaire. Cela inclut donc l’achat ou la location, l’entretien, les réparations et la consommation de carburant…

Pour l’employeur, des charges sociales sont applicables aux montants liés à la voiture de fonction.

Ces mêmes charges sont également supportées par le salarié sur la déclaration d’impôt sur le revenu. En effet, le salarié doit déclarer et payer des charges sociales sur tout avantage en nature reçu. On évolue l’avantage en nature de la voiture de fonction de manière forfaitaire ou sur la base des frais réellement engagés :

  • Le forfait se calcule au prorata du nombre de mois pendant lesquels la voiture était à la disposition du salarié.
  • Les frais réels se calculent au prorata du kilométrage parcouru par le salarié à titre personnel.

Les inconvénients de la voiture de service

Dès lors que l’employeur met à disposition des voitures de service, il est redevable de la taxe annuelle sur les véhicules de société (TVS). Cette taxe concerne toutes les sociétés immatriculées en France ainsi que les véhicules de tourisme utilisés à l’étranger.

Si la voiture de service est louée par l’employeur pour le mettre à disposition, l’employeur n’est pas forcément redevable de la taxe. L’employeur est redevable de la taxe dès lors que la location excède 30 jours consécutifs ou 1 mois civil. Par ailleurs, si la location n’excède pas 3 mois consécutifs, le paiement est dû seulement pour un seul trimestre.

L’employeur est exonéré de la taxe dans les cas suivants :

  • Si l’activité exercée concerne justement la location de véhicules.
  • Les véhicules exclusivement destinés à la vente, à la location de courte durée, à l’exécution d’un service de transport à la disposition du public.
  • Les véhicules considérés comme étant non-polluants.
  • Les véhicules exclusivement destinés à une exploitation agricole.

Au niveau fiscal, on peut conclure que la voiture de société est plus intéressante que la voiture de fonction.

La responsabilité en cas d’incidents : opter pour une voiture de fonction ou de service ?

Qui est responsable pour la voiture de service ?

Par principe, un salarié n’est pas responsable de l’accident subi avec un véhicule de service. L’employeur doit prendre à sa charge les coûts de réparation du véhicule, de franchise d’assurance ainsi que les dommages causés aux éventuelles victimes de l’accident.

Toutefois, il existe une exception. Dès lors qu’une faute lourde commise par le salarié est prouvée, il peut être tenu responsable. Par exemple, c’est le cas lorsque le salarié cause intentionnellement l’accident. De plus, si le salarié a utilisé le véhicule de service à des fins personnelles, l’employeur peut s’exonérer de sa responsabilité.

Concernant les infractions liées au code de la route, l’employeur est redevable puisqu’il est propriétaire de la carte grise. Par exemple, c’est le cas pour les stationnements gênants, les excès de vitesse ou encore le non-respect des feux tricolores.

Cependant, l’employeur doit dénoncer le conducteur réel à l’administration. Il doit communiquer l’identité et l’adresse de la personne qui conduisait ce véhicule dans un délai de 45 jours à compter de l’avis de contravention. Si l’employeur ne dénonce pas, il peut être condamné à une amende de 750 €.      Si l’employeur refuse de dénoncer le conducteur, on ajoute une amende de 750 €.

Important :

Il est strictement interdit à l’employeur de retenir le salaire de l’employé pour rembourser l’amende qu’il a lui-même payée.

Qui est responsable pour la voiture de service ?

Lorsque le salarié cause un accident en utilisant une voiture de fonction, c’est l’assureur de la voiture qui prend en charge les frais. Dans le cas présent, les frais liés à l’accident et à la franchise sont à la charge de l’employeur.

Concernant les infractions au Code de la route, toute amende est adressée au titulaire de la carte grise et non au salarié. C’est le cas, notamment pour les stationnements interdits, les excès de vitesse…

Cependant, l’employeur est dans l’obligation de dénoncer le conducteur à l’administration. Il faut donc communiquer l’identité et l’adresse dans un délai de 45 jours à compter de l’avis de contravention. Le défaut de dénonciation fait l’objet d’une amende de 750 €. Le refus de communiquer l’identité du conducteur donne naissance à une amende supplémentaire de 750 €.

Quelles sont les conditions pour supprimer la voiture de fonction ou de service ?

Votre employeur a récupéré votre voiture de fonction sans votre accord ? C’est une violation de vos droits ! En effet, la suppression de cet avantage ne peut pas être décidée unilatéralement par le dirigeant. Le salarié, qui dans son contrat de travail acquiert une voiture de fonction, doit obligatoirement consentir à la modification de ce dernier. Le retrait d’une voiture de fonction doit être approuvé par le salarié qui en bénéficie.

Si l’employeur souhaite récupérer la voiture de fonction, voici les deux cas de figure :

  • En cas de refus du salarié, l’employeur ne peut imposer la suppression du véhicule de fonction.
  • Si le salarié accepte, l’employeur doit procéder à une revalorisation du salaire du salarié. L’avantage en nature est donc perdu.

Pour une voiture de service, le salarié n’a pas son mot à dire. En effet, l’employeur peut récupérer le véhicule à tout moment, sans l’accord du salarié, de manière unilatérale. La voiture de service n’est pas un élément de la rémunération du salarié.

Ainsi, l’entreprise peut revendre, renouveler, ou muter dans un autre parc la voiture de service sans l’accord préalable des salariés.

Voiture de fonction ou de service : qui paie les frais d’utilisation ?

Les frais liés à la voiture de service

Dès lors qu’un salarié justifie les frais déboursés pour l’utilisation de la voiture de service, ces frais deviennent à la charge de l’employeur. Cela inclut, notamment :

  • Les frais liés à l’achat de carburant ;
  • Le paiement des péages routiers ;
  • Le paiement des emplacements de parking ;
  • Ainsi que l’assurance du véhicule.

Les frais liés à la voiture de fonction

Pour l’utilisation d’une voiture de fonction, les frais suivants sont à la charge de l’employeur :

  • Les frais de péages routiers ;
  • Les frais d’utilisation à condition d’avoir un justificatif par le salarié ;
  • Les frais liés à l’assurance puisque la voiture est toujours à la charge de la société propriétaire.

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Eloïse Vairon

Diplômée d’un Master 1 Globalisation and Law à l’université de Maastricht, Eloïse se spécialise en droit des affaires et de la concurrence. Elle porte un intérêt certain pour la création d’entreprise.


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