Le remboursement des indemnités kilométriques, comment ça marche ?

LE REMBOURSEMENT DES INDEMNITÉS KILOMÉTRIQUES, EN BREF

Toute personne, salarié ou dirigeant, peut bénéficier du remboursement des dépenses engagées dans le cadre de ses déplacements professionnels lorsqu’elle utilise son véhicule personnel, sous forme de forfait évalué chaque année par l’Administration fiscale, appelé « remboursement des indemnités kilométriques »

. L’application du forfait est soumise à plusieurs conditions :

• le déplacement doit être effectué pour les besoins de l’activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise,
• la personne qui utilise le véhicule doit en être propriétaire,
• elle doit justifier son déplacement (date et lieu du trajet, objet de la mission, nom du client ou du partenaire rencontré, kilomètres effectués…),
• elle doit fournir une copie de sa carte grise (en effet, le forfait est fonction des chevaux fiscaux du véhicule).

Notez que le remboursement des indemnités kilométriques dans le cadre du déplacement de son domicile à son lieu de travail n’est possible que si le salarié ou le dirigeant est formellement obligé d’utiliser son véhicule personnel pour se rendre à son poste (nécessité absolue, horaires imposés non compatibles avec les transports en commun…).

REMBOURSEMENT DES INDEMNITÉS KILOMÉTRIQUES : QUELS AVANTAGES

Pour l’utilisateur du véhicule, le remboursement perçu des indemnités kilométriques n’est pas soumis à l’impôt sur le revenu et il est exonéré de charges sociales.

Pour l’entreprise, la somme versée est déductible du résultat de l’entreprise

 (à condition de fournir les justificatifs des frais engagés par le conducteur).

Un véhicule personnel utilisé dans le cadre professionnel n’est pas soumis à la taxe sur les véhicules de société (TVS) (à condition que les trajets concernés par le remboursement des indemnités kilométriques représentent moins de 15 000 km par an). Une entreprise qui déciderait d’acquérir un véhicule de société devra par contre s’acquitter de cette taxe sur chacun de ses véhicules.

Enfin, pour une entreprise disposant d’un effectif salarié, le coût du véhicule est supporté par ses salariés, ce qui limite les frais engagés pour la gestion de la flotte automobile.

REMBOURSEMENT DES INDEMNITÉS KILOMÉTRIQUES : QUELS INCONVÉNIENTS

Dans certains secteurs d’activité qui nécessitent beaucoup de déplacements, comme les entreprises commerciales par exemple, le poste dédié au remboursement des frais kilométriques de l’effectif salarié peut devenir conséquent pour l’entreprise, voire plus conséquent que la gestion d’un parc de véhicules de fonction.

Alors, remboursement des indemnités kilométriques ou achat d’un véhicule de société ? Tout dépend du nombre de kilomètres parcourus dans le cadre de l’exercice de l’activité et du nombre de salariés susceptibles de demander un remboursement. Votre expert-comptable pourra réaliser des simulations fiscales puis valider la formule la plus intéressante pour votre entreprise.

LE BARÈME KILOMÉTRIQUE 2015

Notez que ce barème est susceptible d’être réévalué chaque année par l’administration fiscale.

« d » représente la distance parcourue en kilomètres. CV représente les chevaux fiscaux du véhicule concerné par la demande de remboursement.