Après avoir créé votre entreprise et avoir passé les premiers mois à mettre en place votre modèle économique (ou business model) vous voilà à la tête d’une société qui fonctionne et qui se développe.
Il faut maitenant changer de registre et passer de la phase « entreprendre et créer mon entreprise » à la phase « diriger et développer l’activité ».
Gestion et Comptabilité : Nos outils
Comment faut-il gérer la phase de montée en puissance ? Pour maximiser les chances de réussite, il est capital de surveiller certains points clés (ou indicateurs).
Le Blog du Dirigeant fait le point sur les éléments généraux mais aussi spécifiques à surveiller.
Découvrez nos outils pour gérer votre entreprise !
Les 3 principes de base d’une bonne gestion
Les professionnels de la création d’entreprise s’accordent à dire que 3 éléments essentiels sont à surveiller « comme le lait sur le feu » pour donner un maximum de chance au projet de réussir.
Maintenir un niveau de capitaux propres suffisant dans la durée
Le premier des indicateur à surveiller est le maintien durable de la capacité financière de l’entreprise.
L’insuffisance de capitaux propres rend l’entreprise très vulnérable à de nombreux cas de figure. En effet, de nombreux événements non pris en compte dans le business plan ou le prévisionnel nécessitent des ressources financières :
- un développement plus lent ou plus rapide qu’attendu modifie le besoin en fonds de roulement de l’entreprise, et donc, la trésorerie disponible,
- des évolutions soudaines et/ou inattendues de l’environnement économique,
- les inévitables (et nécessaires) erreurs de jeunesse,
- la gestion courante de l’entreprise
- formation de stocks trop importants,
- non-paiement de certains clients,
- non-respect des délais de paiement,
- perte soudaine d’un client clé,
- …
Lors de la préparation de votre projet, ne cédez pas à la tentation de sous-estimer vos besoins financiers ou de vous lancer sans que l’ensemble des besoins financiers de l’entreprise soient couverts. Une fois l’entreprise créée, la recherche de financement est plus difficile, plus coûteuse et terriblement chronophage.Utilisez le prévisionnel financier que comprend votre business plan pour réaliser des projections réalistes et choisissez un montant de capital social confortable.
Nos outils pour vous aider à :
Financer votre activité
Limiter le pourcentage de charges fixes par rapport au chiffre d’affaires
Avoir un niveau de charges fixes trop élevé par rapport au chiffre d’affaires peut être fatal pour toutes les entreprises et notamment pour les jeunes entreprises.
Une jeune entreprise a besoin de Qu’est-ce qu’un modèle économique ou business model ?, d’investir dans son développement commercial, de conserver une capacité d’adaptation, … Les charges fixes vont à l’encontre de ces besoins :
- Elles ne génèrent pas toujours suffisamment de rentabilité au regard de la trésorerie immobilisée,
- La plupart du temps, elles mobilisent une partie des capacités financières des entreprises sur des dépenses courantes,
- Elles figent les dépenses et nécessitent un délai important pour les adapter,
- …
Exemple de charges fixes pouvant entraîner des dépenses importantes :
- Locaux inadaptés aux moyens de l’entreprise,
- Rémunération trop importante (nombre de personnes et/ou montant des revenus),
- Factures excessives (informatique surpuissante, site internet inadapté, publicité, abonnement, frais restauration, …
Soyez radin ! Préférez les charges variables aux charges fixes et les contrats de court terme à ceux de long terme, même si cela coûte un peu plus cher. Ne vous chargez pas en stock ; c’est un confort très coûteux.N’oubliez jamais que vos dépenses courantes doivent être financées par la marge que vous dégagez.
Le suivi des prix de revient
Connaître précisément et suivre son (ou ses) prix de revient nécessite de savoir décomposer les coûts associés au bien ou à la prestation commercialisée. Cette connaissance facilite la détermination du prix de vente et permet d’affecter un taux de marge sur une base bien définie, mais aussi de mieux comprendre comment il est possible d’agir sur chacun d’eux pour les diminuer.
Un manque d’intérêt et de suivi des coûts de revient peut amener le créateur et dirigeant à :
- Ne pas chercher à les réduire et perdre une partie de sa compétitivité et de sa marge commerciale,
- Risquer de ne pas s’apercevoir de la dégradation de l’équilibre financier de l’entreprise,
- Risquer de perdre la maîtrise de ses prix et finir par vendre à perte.
Même si ces notions vous paraissent un peu complexe, pensez à étudier certains indicateurs comme le fonds de roulement (FR) et le besoins en fonds de roulement (BFR) qui vous permettent de comprendre les cycles de financement de votre entreprise.N’hésiter pas à étudier et comprendre les indicateurs financiers les plus courants, ils peuvent vous aider à analyser la santé financière de votre entreprise
Bien choisir ses partenaires est déterminant pour une entreprise. Conscient de cette réalité, le Blog du Dirigeant teste et vous propose les meilleures solutions du marché.
Quels indicateurs un dirigeant doit-il surveiller ?
Certains indicateurs méritent un suivi particulier et régulier, ces éléments appartiennent à des services différents.
Les indicateurs commerciaux
Le niveau des ventes et l’efficacité commerciale sont des éléments à surveiller en permanence. Selon les entreprises, on pourra s’attacher à surveiller :
- Le CA réalisé ainsi que son évolution,
- La répartition des ventes par produits, secteur, canal de distribution, client, commercial, …
- L’évolution de la moyenne des achats (ou du panier moyen),
- Le taux de transformation (prospects en client, devis en commande),
- Le taux de fidélisation de clients,
- Le niveau du carnet de commande,
- La part de marché potentielle et réelle,
- …
Les indicateurs du service production
Les indicateurs du service production concernent essentiellement les délais, la qualité et le stockage, ce qui comprend par exemple :
- Le respect du planning de production,
- Les délais moyens d’approvisionnement et de fabrication,
- Le pourcentage d’utilisation des outils de production,
- La performance et la productivité des équipes,
- Le pourcentage de rebuts,
- Le taux et la nature des retours qualité,
- La rotation des stocks (et des encours si adapté),
- Le montant des stocks / chiffre d’affaires,
- …
Les indicateurs financiers
Les prix de revient, la trésorerie, le montant et le taux des frais fixes et les investissements font partie des indicateurs à surveiller par la direction de l’entreprise. On suivra par exemple :
- Les délais de règlement fournisseurs,
- Ratio des frais financier / CA (un seuil de l’ordre de 3% par exemple peut être fixé),
- Les lignes de crédit et e découvert utilisé,
- …
Les indicateurs administratifs
Les indicateurs du service administratif concernent essentiellement la facturation et le personnel :
- Le délai moyen de règlement des clients,
- Le suivi des encours par client,
- L’évolution des frais administratifs
- Le pourcentage de la masse salariale / CA,
- La rotation du personnel,
- …
Cette liste n’est pas exhaustive et doit être adaptée en fonction de la nature de l’activité de l’entreprise, de son fonctionnement et de son organisation interne.Après avoir déterminé les indicateurs et la fréquence de suivi, il est souvent intéressant de les regrouper dans un document de synthèse qui aide le dirigeant à piloter son entreprise : le tableau de bord.
Conclusion
Gérer une entreprise nécessite de concentrer son attention sur certains points clés, ou indicateurs.
Lorsqu’une entreprise dispose d’un développement progressif en ligne avec ses bénéfices, que ses coûts de revient sont maîtrisés et qu’elle bénéficie d’une capacité financière suffisante, elle dispose des moyens pour assurer son développement commercial.
Bonjour Mr Laurent Dufour
Je vous remercie pour vos conseils et je voulais savcoir dans le cas d’une jeune entreprise comme la mienne qui a commis des erreurs de debutant de n’est pas pu respecter ces points clés que vous venez de citer , quels sont les conseils que vous pouvez me donner pour rebondir rapidement ?
Bonjour,
Il est difficile d’apporter une réponse formelle celle-ci doit impérativement être adapté à votre situation actuelle.
Le plus important est d’une part de surveiller votre trésorerie (sans trésorerie vous ne pouvez plus rien faire…) et d’autre part d’analyser de la situation de votre entreprise :
– Etes vous rentable (quelle rentabilité vous apporte chacune de vos ventes ?)
– Quelles sont vos charges fixes ? (Le problème des charges fixes est qu’on ne peut pas les adapter en fonction de l’activité de l’entreprise)
– Avez-vous des difficultés de trésorerie ?… Quel est votre modèle économique, votre BFR… et comment le financer vous
Cette analyse doit vous permettre de déterminer l’origine des difficultés que vous rencontrez. Il peut s’agir d’une insuffisance de financement par exemple ou de coûts de production trop élevés.
Une fois que vous aurez compris l’origine de vos difficultés actuelles il faudra que vous essayiez leur apporter une solution adapté. Il faut faire des prévisions réalistes, l’une des difficultés des dirigeants est de se laisser emporter par leur enthousiasme et de faire des prévisions trop optimistes.
N’hésitez pas à me donner des précisions sur la nature de vos difficultés.
Pour vous aider dans votre analyse de vos difficultés vous pouvez éventuellement faire appel à un professionnel (expert-comptable, banquier…).
Bien cordialement.
L’équipe création d’entreprise LBdD.