Comment construire un tableau de bord efficace ?

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Les tableaux de bord sont des outils trop souvent sous-exploités par les entreprises. La plupart sont mal construits, ce qui réduit considérablement leur efficacité et la vision à long terme qu’il devrait procurer.

Gestion et Comptabilité : les outils

Comment construire un tableau de bord efficace ?

Avant de se lancer dans la conception d’un tableau de bord il est important de s’interroger sur la manière de mettre en place un tableau de bord performant pour le pilotage de l’entreprise. Pour répondre à cette question, une méthodologie a été établie.

Il s’agit, dans un premier temps, de définir les attentes et les besoins de l’entreprise puis, dans un second temps, d’identifier et de sélectionner les indicateurs les plus adaptés. Enfin, la forme utilisée pour exploiter le tableau de bord a toute son importance !

Le blog du dirigeant vous dévoile la méthode pour choisir et établir un tableau de bord efficace en gestion d’entreprise

Déterminer ses besoins en gestion

Étape essentielle : des besoins de l’entreprise vont découler un type de tableau de bord précis.

Il existe en pratique trois types de tableaux de bord :

  • les tableaux de bord stratégiques,
  • les tableaux de bord de gestion
  • les tableaux de bord opérationnels.

Les tableaux de bord stratégiques

Le tableau de bord à vision stratégique est un outil de pilotage à long terme. Il permet de suivre l’évolution de la relation entre l’entreprise et l’un ou l’autre de ses partenaires :

  • L’accomplissement envers les clients (mesure ce que l’entreprise amène aux clients : taux de satisfaction client, fidélité …)
  • Les résultats financiers (la capacité de l’entreprise à satisfaire ses actionnaires)
  • Le processus de production interne (données propres à la production de l’entreprise : évolution des soldes intermédiaires de gestion, rentabilité d’un service…)
  • L’apprentissage organisationnel (faculté de l’entreprise à apprendre et à se modifier au cours du temps pour gagner en efficacité)

Un tableau de bord stratégique sert essentiellement dans les analyses de long terme. Il met en exergue les facteurs de performance liés aux missions primaires de l’entreprise.

De ce fait, il se publie annuellement, trimestriellement ou très rarement mensuellement. Il ide la direction de l’entreprise à mesurer l’avancement des différentes étapes.

Les tableaux de bord de gestion ou tableaux de bord budgétaires

Le tableau de bord de gestion – appelé aussi tableau de bord budgétaire – permet de suivre et d’analyser les performances de l’entreprise. Il mesure les écarts entre ce qui a été prévu et ce qui s’est réellement passé.

Ce tableau de bord est un outil à moyen terme il se publie soit mensuellement soit hebdomadairement. Il aide la direction à adapter le budget en fonction des l’activité et des résultats de l’entreprise.

Les tableaux de bord opérationnels

Le tableau de bord opérationnel sert à mesurer l’avancement des actions mises en place. Ce tableau de bord est publié dans une périodicité journalière, hebdomadaire ou très rarement mensuellement.

Le choix des indicateurs adaptés

Les indicateurs sont les données servant à mesurer les performances de l’entreprise et ses évolutions. Ils doivent monter un élément clé de l’entreprise. Le choix de l’indicateur varie en fonction du type de tableau de bord que l’on souhaite mettre en place.

Les indicateurs pour les tableaux stratégiques

Les indicateurs pour les tableaux stratégiques sont intimement liés au but de l’entreprise et à ces missions.

Par exemple :
On pourra intégrer comme indicateur à l’axe financier, le niveau de retour sur investissement (ROI) d’une dépense en communication, indicateur que l’on pourra également mettre en relation avec le tableau d’accomplissement envers le client.

Pour les deux autres axes ; l’axe de processus de production interne et l’axe d’apprentissage organisationnel, on pourra choisir respectivement la durée du cycle de production et les compétences des salariés comme indicateur, par exemple.

Les indicateurs pour les tableaux de gestion

Les indicateurs pour un tableau de gestion concernent les activités de l’entreprise, ce qu’elle vend et ce que cela lui coûte. Ils ont directement attrait à son modèle économique / son cycle d’exploitation.

Prenons un exemple :
Un tableau de bord de gestion peut mesurer les résultats, les coûts d’un service, l’avancement du projet et les performances salariales. Il compare mensuellement l’écart entre les chiffres réels et les chiffres prévus.

Les indicateurs pour les tableaux opérationnels

Les indicateurs d’un tableau bord opérationnel sont orientés sur le fonctionnement de l’entreprise.

Concrètement, un tableau de bord opérationnel mesure, au jour le jour, certaines données, comme le nombre de ventes réalisées par commercial, son chiffre d’affaires, le niveau de productivité d’un salarié ou le taux d’utilisation d’une machine…

Les types d’indicateurs

On parle plus exactement d’indicateurs de performance, d’indicateurs de pilotage et d’indicateurs financiers et non financiers.

Les indicateurs de performance

On retrouve dans les indicateurs de performance des indicateurs d’efficacité et d’efficience :

  • l’indicateur d’efficacité mesure l’objectif atteint
  • l’indicateur d’efficience mesure le rapport entre les ressources mobilisées et l’objectif atteint.
Si l’on reprend un exemple utilisé précédemment, suivre le nombre de clients fidélisés chaque mois serait un indicateur d’efficacité alors que le ratio de client fidélisé par rapport au nombre d’actions commerciales effectuées (mail, téléphones, prospectus…) serait un indicateur d’efficience.

L’indicateur de pilotage :

L’indicateur de pilotage détermine l’avancement d’une tâche donnée.

Les indicateurs financiers et non financiers

Les indicateurs financiers sont les ratios qui montrent la place financière de l’entreprise dans son secteur (ROE, ROI, CA, PDM…).

Les indicateurs non financiers sont des indicateurs essentiels pour piloter : ils peuvent répertorier la pénétration du marché (taux de profitabilité), l’état de la concurrence, mais encore ils peuvent s’agir du taux de motivation salarial et bien d’autres…

Il est important de composer avec différents types d’indicateurs lors de la mise en place d’un tableau de bord afin d’en avoir une vision globale.

Une mise en forme adaptée de son tableau de bord

Il est nécessaire de rappeler qu’un tableau de bord est avant tout un outil visuel. Il est donc primordial de mettre en place une présentation aérée qui permet d’obtenir l’information souhaitée en un clin d’œil.

Le tableau de bord est un instrument de communication très utile pour les dirigeants d’entreprise :

  • D’une part il permet au dirigeant et aux managers d’avoir un retour sur l’avancement des actions mises en place.
  • D’autre part il permet au dirigeant de communiquer sur l’activité de l’entreprise ainsi que sur l’état d’avancement des projets en cours et des objectifs à atteindre. Le tableau de bord se présente de fait comme un outil de communication transversal utilisé par l’ensemble de l’entreprise.

Son efficacité tient en partie de la pertinence de ses indicateurs et de la qualité de ses objectifs mais aussi de sa présentation. Plus un tableau de bord est agréable est simple à lire plus il est à même de véhicule des informations essentielles et de devenir un outil de communication entre la direction et les employés.

La présentation et la forme sont des éléments capitaux pour un tableau de bord. Il est inutile de le surcharger de chiffres. Le mieux sera d’opter pour des éléments plus esthétiques, comme les graphiques les histogrammes ou encore les tableaux.

En conclusion, pour créer vous-même votre tableau de bord de suivi, pensez à :

  • identifier votre besoin quel élément / quelle donnée souhaitez-vous suivre dans le temps et sous quel délai : court, moyen ou long terme
  • identifier les indicateurs correspondants
  • de construire un tableau de bord de suivi minimaliste, reprenant les indicateurs essentiels de manière visuelle
    Évidemment, il s’agit ensuite d’analyser les résultats obtenus et de mener des actions correctrices adéquates !
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