La tenue des comptes à son entreprise : quelles obligations ? Comment procéder ?

La tenue des comptes d’une entreprise est un processus essentiel qui permet de gérer et d’enregistrer toutes les opérations financières. 

Définition

La tenue des comptes désigne l’enregistrement systématique et précis de toutes les transactions financières d’une entreprise. Elle inclut les flux entrants et sortants tels que les achats, les ventes, les salaires, les impôts, et bien d’autres. Ces opérations sont soigneusement répertoriées dans les comptes de l’entreprise, puis intégrées au bilan et au compte de résultat.

La tenue comptable comporte deux grands objectifs :

• elle permet de justifier l’utilisation des fonds de l’entreprise et documenter les opérations comptables telles que les achats, les salaires, les ventes de biens ou services, etc.
• elle permet de répondre aux obligations légales imposées par l’administration fiscale, notamment en ce qui concerne la TVA, la déclaration des bénéfices, les déclarations de revenus et les cotisations sociales.

Dans les entreprises disposant des ressources nécessaires en termes de personnel et de finances, la comptabilité est souvent gérée en interne, que ce soit par un département dédié ou par un professionnel qualifié tel qu’un comptable, un directeur financier ou un gestionnaire. Parfois, c’est le dirigeant lui-même qui assume cette responsabilité.

L’intérêt de la tenue des comptes

La comptabilité est bien plus qu’une simple obligation légale. Voici pourquoi elle est essentielle :

Elle permet une meilleure gestion financière : une comptabilité rigoureuse fournit aux dirigeants une vue d’ensemble précise de la situation financière de l’entreprise. En gardant un enregistrement précis de toutes les transactions financières, la comptabilité permet aux dirigeants de prendre des décisions éclairées concernant les investissements, les dépenses, la croissance et d’autres aspects stratégiques de l’entreprise. En comprenant les flux de trésorerie, les revenus et les dépenses, les dirigeants peuvent gérer l’entreprise de manière efficace et rentable.

De plus, elle permet d’analyser les performances de l’entreprise : la comptabilité fournit une analyse détaillée de la performance financière de l’entreprise. En examinant les états financiers, les ratios financiers et d’autres indicateurs clés, les dirigeants peuvent évaluer la rentabilité, l’efficacité opérationnelle et la productivité de l’entreprise. Cette analyse permet d’identifier les forces et les faiblesses de l’entreprise, de repérer les opportunités d’amélioration et d’anticiper les problèmes potentiels, tels que les difficultés de trésorerie.

Enfin, elle est indispensable pour les prévisions budgétaires : Grâce à une comptabilité précise, les dirigeants peuvent établir des prévisions financières et planifier les budgets futurs de manière stratégique. En analysant les tendances passées, les projections de ventes, les coûts et d’autres variables financières, les dirigeants peuvent élaborer des budgets réalistes et viables pour l’entreprise. Ces prévisions budgétaires aident à définir les objectifs financiers à court et à long terme, à allouer efficacement les ressources et à suivre la performance par rapport aux attentes.

La tenue des comptes est-elle obligatoire ?

La tenue des comptes est obligatoire pour presque toutes les entreprises car elle permet de respecter les obligations légales et de protéger l’entreprise dans divers domaines.

Ainsi, toutes les personnes physiques et morales qui ont la qualité de commerçant sont concernées par l’obligation de produire des comptes annuels. Ainsi, les sociétés commerciales, telles que les sociétés anonymes (SA), les sociétés à responsabilité limitée (SARL), les sociétés par actions simplifiées (SAS), ainsi que les entreprises individuelles à responsabilité limitée (EIRL) sont tenues de maintenir une comptabilité régulière et de produire des états financiers annuels.

Il existe des exceptions notamment pour celles bénéficiant du régime fiscal de la micro-entreprise ainsi que les personnes physiques en régime fiscal réel simplifié ne sont pas tenues d’établir d’annexes comptables.

Comment tenir les comptes d’une entreprise ?

La tenue des comptes d’une entreprise peut être effectuée par l’entrepreneur lui-même, à condition que ce dernier soit rigoureux et bénéficie d’un minimum de compétences en comptabilité pour

Pour tenir les comptes d’une entreprise, il est essentiel de sélectionner un logiciel de comptabilité qui répond à vos besoins spécifiques. Maintenez régulièrement la comptabilité à jour afin d’avoir une vision en temps réel de la situation financière de l’entreprise.

Egalement, Établissez un calendrier clair pour respecter les échéances et les délais liés à la comptabilité.

Enfin, évitez de mélanger les finances personnelles et professionnelles en maintenant des comptes distincts.

Comment établir les comptes d’une entreprise ?

Dans les comptes annuels, on retrouve obligatoirement : 

• Le bilan : Il représente une “photographie” du patrimoine de l’entreprise et inclut : les immobilisations (valeurs brutes, amortissements, valeurs nettes), les stocks (marchandises, matières premières, travaux en cours), les créances clients, la trésorerie (comptes bancaires, placements, caisses). 
  • Le compte de résultat : Le compte de résultat présente les produits et les charges de l’entreprise sur une période donnée (généralement un an). Il permet de calculer le résultat de l’entreprise (bénéfice ou perte) en soustrayant les charges des produits. Les éléments du compte de résultat incluent les ventes, les achats, les charges de personnel, les impôts, les amortissements, etc.
  • L’annexe comptable : L’annexe fournit des informations complémentaires sur la situation financière de l’entreprise et les méthodes comptables utilisées. Elle détaille notamment les engagements hors bilan, les événements post-clôture, les politiques comptables, et les informations sur les parties liées.

Pour établir les comptes d’une entreprise, il faut les réaliser à la clôture de chaque exercice, en se basant sur les enregistrements comptables et l’inventaire. Les comptes annuels doivent être réguliers, sincères et fidèles à la situation financière, au patrimoine et au résultat de l’entreprise.

Différentes règles de présentation s’appliquent en fonction de la taille de l’entreprise (présentation normale ou abrégée) : cela dépend de certains seuils financiers (chiffre d’affaires, bilan total, effectif) qui varient en. Fonction de la société. Par exemple, pour une SARL en régime réel normal, les seuils sont généralement les suivants  :

• Chiffre d’affaires : 8 millions d’euros.
• Bilan total : 4 millions d’euros.
• Effectif : 50 salariés.