Les étapes pour élaborer votre tableau de bord

Le tableau de bord sert à piloter l’entreprise ou le projet dont il est question ; à prendre des décisions éclairées à partir des données objectives qui y ont été mesurées.

Le blog du dirigeant vous explique les étapes nécessaires pour élaborer un tableau de bord efficace.

Étape 1 : Définir l’objectif du tableau de bord

L’objectif final

Le tableau de bord est un outil indispensable pour aider le dirigeant à mesurer et mieux comprendre l’évolution de l’activité et ainsi que les éléments qui caractérisent cette évolution. Il est en ce sens un outil d’aide à la décision. Le tableau de bord est aussi utilisé dans d’autres domaines, ainsi il peut servir à :

• suivre l’évolution d’une activité, d’un service ou d’un poste afin d’anticiper et d’adapter le fonctionnement de l’entreprise
• suivre les coûts d’une activité, d’un service ou d’un poste afin d’allouer le plus efficacement possible les ressources disponibles de l’entreprise (matières premières, compétences, temps de travail, machines…),
• prendre connaissance d’une situation et de la capacité des différents services de l’entreprise afin de profiter des opportunités qui se présentent

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L’utilité du tableau de bord

Il existe différents types de tableaux de bord, selon le moment où vous allez l’utiliser pour prendre vos décisions.

Le tableau de bord peut remplir différentes missions :

• La mission de reporting, soit utiliser le tableau de bord pour rendre compte de certains résultats. Le tableau de bord de reporting servira alors à prendre des mesures correctrices pour améliorer les faiblesses observées.

• La mission de pilotage, soit utiliser le tableau de bord de manière plus opérationnelle. Il sert alors à suivre la réalisation de vos plans d’action ou de vos chantiers à leurs différentes étapes pour appliquer des adaptations, si nécessaire. Il est essentiel dans le suivi des plannings, par exemple.

• La mission de communication, soit utiliser le tableau de bord pour informer les équipes d’une situation (niveau d’activité de l’entreprise, évolutions à venir et actions en cours…). Il comprend en général des indicateurs plus généraux.

Ainsi, vous devrez définir l’objectif final de votre tableau de bord, mais aussi la manière dont vous le remplirez et l’utiliserez sur le terrain.

Étape 2 : Définir les bons indicateurs

C’est maintenant que tout se joue. Ce sont les indicateurs que vous allez mesurer qui feront la pertinence de votre tableau de bord, ou non. Pour chacun des objectifs fixés, définissez l’indicateur principal qui doit présenter un résultat quantitatif ou une mesure précise. On peut avoir :

• un indicateur de coûts : marge brute, EBE, résultat net, prix d’achat des matières premières…
• un indicateur d’activité : chiffre d’affaires, nombre d’unités produites, nombre de produits vendus…
• un indicateur de qualité : taux d’accueil téléphonique, nombre de réclamations, démarque observée, taux de non-conformité…

Le tableau de bord de pilotage

Les tableaux de bord de pilotage comprennent en général des éléments comptables et budgétaires, des éléments de suivi des objectifs, des états d’avancement… Pour que les analyses soient pertinentes, la fréquence des mesures doit être régulière, couvrir une longue période et tenir compte du fonctionnement de l’entreprise (administratif, budget, saisonnalité, réglementation, production…). D’ailleurs, un tableau de bord contient en général des indicateurs de fonds  (niveau d’activité, rentabilité …) et une série d’indicateurs plus conjoncturels pour tenir compte de l’environnement de l’entreprise dans la bonne application de sa stratégie.

Pour être optimal, le tableau de bord reprendra l’ensemble des activités de l’entreprise : en général, le poste commerce, le poste de gestion, finance, production, qualité, logistique, ressources humaines, mais les activités analysées varient évidemment selon le secteur  ou la taille de l’entreprise. Le poste de sécurité par exemple est un poste clé à analyser dans les activités industrielles.

Le tableau de bord de reporting

Les tableaux de bord de reporting mettent en général l’accent sur le suivi des plannings (livraison, coordination des équipes, présences, chantiers à venir…), les stocks, les commandes en cours, la fabrication, la coordination des services…

Ils ont souvent un formalisme plus important afin de pouvoir être intégrés dans le cadre d’un reporting plus global (groupe, autres services, …). La fréquence des mesures peut être modulée en fonction des impératifs terrain, sans toutefois devenir irrégulière.

Le tableau de bord de communication

Les tableaux de bord de communication sont plutôt composés d’indicateurs généraux qui informent sur l’activité de l’entreprise. Il comprennent des indicateurs généraux sur l’avancement de l’entreprise et des différents services par rapport au plan d’action global de l’entreprise. Chaque employé doit  pouvoir mesurer les résultats de son implication dans l’entreprise.

Vous pouvez trouver des indicateurs secondaires qui serviront à expliquer les indicateurs principaux, mais attention à ne pas surcharger le tableau de bord d’informations !

Étape 3 : La création du tableau de bord

C’est l’étape la plus « technique » de la création du tableau de bord. Notez que vous aurez préalablement à choisir entre un tableau de bord spécialisé (interactivité et possibilités de personnalisation) et un outil plus générique et simple. Ce choix est à faire en fonction de vos moyens et connaissances.

Comptez dans votre liste d’outils indispensables :

• une base de données (pour stocker les données)
• un portail d’accès (pour vous et à destination des collaborateurs concernés)
• un système de rapports (pour traiter et visualiser les données sources)

Tâchez de valider l’aptitude de votre système informatique à afficher les rapports et les données sous forme de graphiques en couleurs.

Les données sources

Vérifiez l’exactitude de vos données sources, qui fera l’utilité de votre tableau de bord et à plus grande échelle, de la décision stratégique à prendre.

Reprendre les indicateurs dans un tableau de bord

Reprenez les indicateurs sélectionnés et présentez-les dans votre tableau de bord en les classant de manière logique et lisible  (par service, par poste…).

Pensez à intégrer un élément de comparaison pour chaque indicateur  (réalisé n-1, objectif…), il vous permettra de comparer le réalisé à votre élément de comparaison sur la période étudiée.

Vous pouvez aussi ajouter le cumul en fin de période et mettre en avant le taux d’avancement par rapport à l’objectif final.

N’oubliez pas de mettre à jour votre tableau de bord selon la fréquence définie au préalable. Sans suivi régulier, votre tableau de bord ne sera pas réellement pertinent.

Étape 4 : La présentation du tableau de bord

Tableau de bord : mettez vos indicateurs en forme

La mise en forme des indicateurs dans votre tableau de bord est importante. Elle permet de faciliter la lecture et de mettre en avant certains résultats.

• Les indicateurs peuvent être présentés sous forme de graphiques afin de mettre en évidence les écarts par rapport à l’élément de comparaison
• Les indicateurs peuvent être présentés sous forme de camembert pour faire ressortir l’importance d’une mesure
• Une mise en forme conditionnelle permet de faire ressortir le passage d’un objectif ou d’un cap (feu vert/orange/rouge, smiley, panneau-stop…).

Il est important d’adapter la présentation du tableau de bord en fonction de son utilisation. Sa présentation diffère lorsqu’il sert à animer une réunion de service, à suivre la stratégie mise en place ou à communiquer sur l’activité de l’entreprise.

Enfin, notez qu’en général, un tableau de bord tient sur une ou deux pages. Il est organisé de manière à faciliter sa lecture en fonction de l’objectif.

N’hésitez pas à faire appel à votre expert-comptable, non seulement pour vous aider à déterminer quels éléments de votre entreprise il sera judicieux d’analyser au moyen d’un tableau de bord, mais aussi pour vous aider à identifier les indicateurs pertinents, à construire votre tableau de bord et enfin, à vous aider à prendre les décisions qui s’imposent.

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