Le poste Gestion et administratif : la clé pour une bonne coordination

Par Laurent Dufour, le 30/09/2019

La vie de l’entreprise dépend de la présence et de la motivation de son effectif à assurer en permanence la réalisation des objectifs assignés.
Dans ce contexte, le gestionnaire administratif constitue une pièce maîtresse au sein de l’entreprise. C’est lui qui planifie, dirige et coordonne les différents services de l’entreprise.

Le poste Gestion et administratif : la clé pour une bonne coordination

Il doit posséder un ensemble de compétences professionnelles et humaines pour mener à bien sa mission. Les tâches assignées au gestionnaire administratif sont nombreuses.

Pour vous familiariser avec ce poste et l’intégrer à bon escient dans votre effectif, le blog du dirigeant vous énumère ici les différentes tâches à réaliser par un gestionnaire administratif.

La gestion administrative clé de voûte d’une société en développement

Le poste Gestion et administratif : la clé pour une bonne coordinationBien qu’elle apparaisse souvent comme une tâche contraignante et fastidieuse la gestion est, avec le commerce, l’animation d’équipe et la production l’un des 4 piliers de toute entreprise. Une entreprise bien gérée est une entreprise qui possède de des ressources de différentes natures pour se développer, faire évoluer son organisation et s’adapter aux difficultés conjoncturelles.

De trop nombreuses TPE et PME souffrant d’un manque de gestion sont amenées à devoir cesser leur activité ou se faire racheter alors qu’elles possèdent un savoir-faire, une image et un potentiel de développement.

Bien que les dirigeants et les créateurs reconnaissent que la gestion est indispensable au bon fonctionnement de l’entreprise, le poste de gestion est souvent l’enfant pauvre de l’entreprise.

Les entrepreneurs, créateurs et dirigeants d’entreprise expérimentés tardent à le créer préférant s’en occuper eux même le soir, ou déléguer cette tâche à une assistante multitâches qui a plus en charge le suivi administratif de l’entreprise que sa réelle gestion.

Mieux définir les contours du poste de gestionnaire administratif contribuera sans doute à prendre conscience de l’importance stratégique de ce poste et de la nécessite de lui donner la place et la reconnaissance qu’il mérite.

Le gestionnaire administratif est-il le comptable ?

Le poste Gestion et administratif : la clé pour une bonne coordinationIl est facile de faire l’amalgame ou la confusion entre gestion et comptabilité.

Pourtant ces deux missions sont différentes, le gestionnaire a pour mission d’aider le dirigeant à affecter les ressources aux bonnes dépenses, aux bons services et aux bons moments, mais aussi de maitriser les dépenses, mesurer l’efficacité des démarches réalisées et anticiper l’avenir.

Le rôle du comptable

Dans les TPE/PME la comptabilité est souvent prise en charge pas l’expert-comptable qui s’occupe de l’enregistrement comptable (suivi comptable), de la réalisation et de la certification des comptes annuels.

Il peut aussi élaborer les bulletins de paie et gérer les obligations fiscales et sociales de l’entreprise. Les moyennes et grandes entreprises disposent généralement d’un service comptable dédié à ces missions (sauf la certification des comptes et/ou la réalisation des comptes annuels qui restent l’apanage des experts-comptables).

Le rôle du gestionnaire administratif

Le poste Gestion et administratif : la clé pour une bonne coordinationLe gestionnaire administratif n’est donc pas le comptable, il travaille en parallèle des missions de l’expert-comptable et à partir de certaines de ses données.

Il utilise notamment les situation intermédiaires (mensuelles, trimestrielles ou semestrielles), les journaux de la comptabilité et les comptes annuels pour calculer et suivre de près la rentabilité de l’entreprise.

Il dispose d’une mission beaucoup plus large qui assure une cohésion financière entre les différents services et dans le respect de la stratégie de l’entreprise.

Les comptables peuvent-il aider le dirigeant à gérer l’entreprise ?

De nombreux expert-comptable ventent la qualité de leur conseil et leur compétence pour aider le dirigeant à gérer l’entreprise.

Ces derniers sont effectivement en capacité d’aider ne serait-ce que parce qu’ils disposent des comptes de l’entreprise et que la position de conseil les aide à avoir du recul par rapport à l’entreprise ainsi qu’une vision globale sur les tendances économiques.

Ils aident donc le dirigeant à respecter les contraintes financières de l’entreprise et c’est une première démarche indispensable.

Pour autant peu d’entre eux parviennent à apporter une réelle aide en gestion et ce pour plusieurs raisons :

  • La première tient du fait de la nature de leur activité. Les comptables se concentrent sur l’exactitude des comptes et ce au centime près. L’exercice consistant à passer du microscope comptable aux analyses de gestion est parfois un peu difficile. Ainsi nombre d’entre eux confondent le tableau de bord qui est un outil composé d’indicateurs d’alerte et de synthèse avec un compte de résultat détaillé servant à suivre la rentabilité de l’entreprise dans le détail.
  • Le second tient au fait qu’ils sont débordés et ne peuvent pas prendre le temps d’étudier les dossiers et voir leurs clients régulièrement. Or la gestion est un travail qui nécessite un travail régulier.
  • Enfin parce qu’ils ne disposent pas de l’ensemble des informations nécessaires. La gestion se nourrit de bien plus que des éléments comptables, elle doit prendre en compte l’organisation de l’entreprise, les ressources humaines dans son ensemble, les aspects commerciaux, le process de production de valeur, ….

Quelle est la mission administrative du gestionnaire ?

Le poste Gestion et administratif : la clé pour une bonne coordinationNous l’avons dit, le gestionnaire à un rôle central qui repose sur 3 missions incontournables :

  • S’assurer du respect de la réglementation (administratif, fiscal, juridique, …) ;
  • Assurer le fonctionnement administratif et social de l’entreprise ;
  • S’assurer que l’entreprise dispose des ressources financières suffisantes pour fonctionner.

Au-delà des aspects réglementaires et administratifs, le gestionnaire (souvent le directeur administratif et financier ou DAF) s’assurera que l’entreprise dispose des moyens financiers pour exercer son activité. Il surveillera la trésorerie, évaluera les moyens de financement, élaborera le budget prévisionnel…

Ainsi le gestionnaire pourra si nécessaire intervenir ou tout au moins être consulté dans des tâches aussi diverses que :

  • La fixation des prix pour s’assurer de la rentabilité de l’entreprise (taux de marge, cout de revient, seuil de rentabilité, …)
  • La politique commerciale (relance clients, conditions commerciales, types de règlements, escomptes, …)
  • La stratégie commerciale pour donner son avis sur la rentabilité de certains produits, secteurs, établissements, …
  • Les process de production (coût de revient, niveau de rotation des stocks, prix d’achat, …
  • Organisation administrative (validation des commandes, archivage, …)
  • Politique d’investissement (R&D, investissements matériels de production, …)
  • Financement
    de l’activité
    (partenaires financiers, conditions financières, tableau de financement, tableaux de trésorerie, budgets prévisionnels, …)
  • Politique RH (recrutements, formations, ….)
  • Partenariats, …

Enfin, le gestionnaire administratif est amené à établir le bilan provisoire et il participe au suivi et aux déclarations de la TVA, en partenariat avec l’expert-comptable.

Bref, le gestionnaire administratif est, notamment dans les petites entreprises, l’équivalent du service de contrôle de gestion et/ou de comptabilité analytique.

Le volet gestion (analyse de la comptabilité / réalisation de tableaux de bord pour piloter l’entreprise)

Le poste Gestion et administratif : la clé pour une bonne coordinationLe gestionnaire administratif rassemble les informations quantitatives et qualitatives provenant de l’ensemble des services de l’entreprise, dont les documents comptables pour :

  • Réaliser un budget prévisionnel général qui cadre avec la stratégie à long terme de l’entreprise. Il contribué à transformer la stratégie en étapes.
  • Prévoir un budget par service. Ce budget permet de fixer des objectifs concrets à court et moyen terme.
  • Élaborer et suivre des tableaux de bord contenant des indicateurs qui accompagneront le dirigeant dans sa prise de décision.

Ainsi, dans le cadre de sa mission, le gestionnaire :

  • Réalise des collectes d’informations (auprès des autres services de l’entreprise, c’est-à-dire en interne, mais aussi des informations externes relatives à l’environnement)
  • Constitue de bases de données pour évaluer les actions menées et étudier l’impact des décisions à venir,
  • Établit des tableaux de bords pertinents
  • Analyse les résultats obtenus et propose des actions correctives.

Le gestionnaire tire des conclusions sur les possibilités de l’entreprise à atteindre ses objectifs et à pérenniser sa croissance. De même les informations tirées de l’environnement extérieur permettent de saisir les opportunités et de faire face aux menaces.

Le volet administratif (courrier / organisation des archives et bases de données)

La gestion de l’information

Le poste Gestion et administratif : la clé pour une bonne coordinationLa réception, le tri et la diffusion de l’information sont des tâches qui ont beaucoup plus d’importance qu’on ne leur en accorde habituellement. Le gestionnaire administratif se chargera de la réception et de l’envoi des courriers.

Il assume la responsabilité de rédaction, de classement, de diffusion réglementaire et d’explication des informations contenues dans les correspondances de la société en particulier les notes relatives à la réglementation du travail ou celles qui concernent les nouveautés apportées à ces réglementations.

La communication au sein de l’entreprise

Le poste Gestion et administratif : la clé pour une bonne coordinationCe rôle d’interlocuteur que détient l’administratif lui confère la posture de communication, que cela concerne la communication externe (avec les partenaires de l’entreprise) ou la communication interne, à destination des effectifs.

En effet, c’est le responsable administratif, sous l’autorité et le contrôle du dirigeant, qui doit transmettre les messages qui proviennent de l’environnement externe de l’entreprise auprès des services concernés. Selon les entreprises, le gestionnaire aura ou pas la charge le traitement et la sécurisation des données informatiques.

En plus de la diffusion des fichiers et des données pour un respect total du règlement du travail. Cette transmission de l’information intègre aussi l’accueil et l’orientation des interlocuteurs de la société vers les bons contacts / services.

La mission pourra le cas échant comprendre la gestion du service client ou SAV qui au-delà de la volonté de fournir un service de qualité (satisfaction des clients, image de marque) permet de remonter des informations de terrain sur la manière dont les offres, les produits et les services que l’entreprise commercialise sont perçus par les clients.

L’archivage des informations quantitatives et qualitatives

Le poste Gestion et administratif : la clé pour une bonne coordinationEnfin, la constitution d’une base de données susceptible de fournir des renseignements sur l’évolution de la situation de l’entreprise est une tâche importante qui entre dans le domaine de compétence de l’administratif. Il doit alimenter périodiquement la base de données de la société par les nouveautés qui surgissent sur le terrain et en vue d’une utilisation ultérieure.

Le suivi administratif des ressources humaines (suivre la réglementation et le droit du travail)

Le gestionnaire administratif entretient une relation forte avec la fonction de la gestion des ressources humaines et de l’élaboration de la paie.

La gestion du personnel et le respect des procédures réglementaires

Le poste Gestion et administratif : la clé pour une bonne coordinationIl veille à l’application des règles et des procédures propres à son domaine d’activité, particulièrement en matière du règlement et du droit du travail et de versement des rémunérations.

Il participe à l’élaboration des fiches de poste, se charge de la partie administrative du recrutement et des éventuelles sanctions en étant attentif à respecter les procédures et les délais réglementaires.

De ce fait, il doit organiser les visites d’aptitude des médecins du travail. Le gestionnaire administratif intervient également au quotidien pour l’orientation, le conseil, l’information des collaborateurs sur leurs droits et leurs obligations. Il assure le suivi du temps du travail et la gestion des dossiers des salariés. En sus de ce travail, l’administratif analyse les données relatives aux ressources humaines et participe à l’élaboration de la politique des ressources humaines de l’entreprise.

La formation du personnel

La formation du personnel fait partie intégrante des tâches de l’administratif. Il élabore, en partenariat avec le service des ressources humaines, le plan de formation et assure sa mise en place.

Conclusion

Le gestionnaire administratif joue un rôle de coordinateur central au sein de l’entreprise. La multitude de tâches à réaliser et à imbriquer fait de ce poste une clé pour le bon fonctionnement de l’entreprise. Toutefois, certaines petites et moyennes entreprises se résignent à embaucher un collaborateur pour assumer cette responsabilité, vu le coût élevé à supporter pour avoir ce poste au sein de la structure, ce qui est fort dommageable au vu de la plus-value apportée.

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