Comment organiser la comptabilité de son entreprise ?

La tenue d’une comptabilité permet aussi aux entrepreneurs de mesurer et suivre le niveau de rentabilité de leur activité au travers des documents de synthèse que sont les bilans et les comptes de résultats, mais aussi des indicateurs issus du suivi comptable.
Dans cet article, le Blog du Dirigeant vous aide à comprendre comment organiser la comptabilité de votre entreprise et compare les différentes solutions possibles.

Qu’est-ce que la comptabilité d’une entreprise ?

Faire la comptabilité d’une entreprise permet de codifier, organiser et enregistrer les flux monétaires, les valorisations et les informations financières liées aux échanges qu’à une entreprise avec son environnement. Elle permet aussi de réaliser des documents synthétiques permettant d’étudier la performance économique de l’entreprise pendant un exercice comptable.
La saisie comptable peut être réalisée en interne ou en externe :

• La tenue comptable en interne signifie que l’entreprise s’est organisée pour tenir elle-même la comptabilité.
• La tenue comptable en externe signifie que l’entreprise a confié tout ou partie de sa comptabilité à un expert-comptable.

Comment organiser sa comptabilité en interne ?

L’organisation du service comptable

Chaque dirigeant est libre d’organiser son service comptable comme il le souhaite. La plupart du temps, dans les TPE et les PME c’est le dirigeant qui se charge de la saisie et du suivi comptable, fiscal et social. Lorsque l’entreprise grandit, le dirigeant finit par déléguer cette tâche administrative à un ou plusieurs collaborateurs en créant un service comptable qui comprend des comptables, des chefs comptables et, lorsque l’entreprise devient importante, un DAF (Directeur Administratif et Financier).

Quelque soit la taille du service comptable, celui-ci aura en charge :

• Le choix et la personnalisation du plan comptable qui sera utilisé par l’entreprise,
• La collecte des documents administratifs, sociaux, fiscaux, juridiques et financiers et leur saisie comptable. Il faudra aussi numéroter, classer et archiver les pièces comptables.
• Réaliser les déclarations fiscales et sociales (TVA, cotisations sociales, CVAE, Déclaration de résultat, CFE, …)
• La clôture de l’exercice (inventaires, réalisation des comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexes), clôture des comptes, dépôt de comptes au tribunal de commerce, …)

Quels sont les avantages à faire sa comptabilité en interne ?

Le principal avantage d’une comptabilité en interne se situe dans le total contrôle qu’a l’entreprise sur le processus comptable. Lorsque l’ensemble des opérations comptables sont faites dans l’entreprise, celle-ci est en charge de l’établissement des comptes et de l’ensemble des activités dérivées. Il est alors plus simple de se servir de la comptabilité comme d’un outil de gestion, de recherche d’information, élaboration et suivi d’indicateurs de gestion, sortie de situation intermédiaires, …).

Les grandes entreprises peuvent aussi lier leur comptabilité avec leur système d’information. Les différents modules du système d’information centralisée appelé PGI (Progiciel de Gestion Intégré) ou ERP (Entreprise Ressource Planning) peuvent y extraire les informations pour leurs différents modules (facturation, approvisionnement, gestion commerciales, gestion des encours, rapprochement bancaire, …) car la base de données et commune. Le travail comptable est alors facilité et plus fiable. Il permettra par exemple de relancer les clients automatiquement, de comparer les tarifs, de mettre en évidence des seuils de commande, …

La comptabilité s’intègre alors complètement dans le processus de gestion, elle montre son utilité et devient source d’amélioration de la gestion. A partir d’une certaine taille, cette solution s’avère moins coûteuse que de faire appel à un expert-comptable.

Quels sont les inconvénients de la comptabilité en interne ?

La tenue comptable est un vrai métier qui nécessite un minimum de compétence ainsi qu’une mise à niveau régulière. Les dirigeants peuvent parfois passer beaucoup de temps pour saisir leur comptabilité alors qu’ils seraient plus utiles dans des tâches à plus grosse valeur ajoutée.

Cette solution nécessite d’embaucher ou d’affecter un salarié pour le suivi administratif, ce qui alourdit les charges fixes et rigidifie la structure de l’entreprise.

Par ailleurs, tenir sa comptabilité en interne peut être source d’isolation du dirigeant, surtout dans les TPE. Faire appel à un expert-comptable permet de discuter avec un professionnel qui côtoie de nombreuses entreprises et dispose de ce fait d’une expérience certaine. Cela permet aussi de profiter de conseils juridiques, fiscaux et sociaux avisés. Encore faut-il choisir son expert-comptable avec soin afin de trouver celui qui prend le temps nécessaire pour accomplir sa mission d’accompagnement.

L’externalisation de la comptabilité

Organiser sa comptabilité en externe

Externaliser sa comptabilité à un expert-comptable ne consiste pas à se décharger du suivi administratif. Cela nécessite d’organiser le transfert de l’information et des documents nécessaires au suivi comptable.

La nature, la fréquence et la quantité des documents et des informations à fournir dépend directement de l’étendue de la mission confiée à l’expert-comptable, de la nature de l’activité et de la taille de la société. Etre expert-comptable d’un cabinet de conseil récemment constitué et comprenant un seul employé nécessite moins de travail que de tenir la comptabilité pour une société d’aide à domicile avec une trentaine d’employés.

Par ailleurs, les dirigeants peuvent ne confier qu’une partie de la mission comptable (présentation des comptes annuels) ou à l’inverse missionner l’expert-comptable pour la prise en charge totale de la tenue comptable.
La grande majorité des missions d’expertise comptable consiste en :

• Faire la révision comptable et le bilan annuel. Cette mission consiste à une prise en charge partielle de la comptabilité de la société. Cette dernière se charge de la saisie comptable et prépare la clôture des comptes de fin d’années. L’expert-comptable révise (vérifie) les comptes et réalise les écritures de clôture des comptes et les documents de synthèse (bilan, comte de résultat, annexes).
• Prendre en charge la totalité de la comptabilité. Cette solution consiste à externaliser la comptabilité de l’ensemble de la saisie comptable, de la clôture des comptes et de la production des documents de synthèse.

Pour autant, dans un cas comme dans l’autre l’apport d’un expert-comptable ne s’arrête pas à la tenue comptable. Le conseil et l’accompagnement font partie de sa mission. Il est, à ce titre, important de prendre en considération cet aspect lors du choix de votre expert-comptable.

Lors du choix de votre expert-comptable, pensez à en sélectionner un qui a intégré l’évolution sans précédent que le digital apporte à notre économie. Un expert-comptable qui se veut un conseil de qualité, doit avoir lui-même développé une stratégie qui englobe cette dimension. Si la plupart des cabinets développent des sites vitrines, d’autres comme bmfiduciaire.fr savent, à leur niveau, utiliser le net pour dynamiser leurs activités. S’attacher les conseils d’un partenaire qui sait, lui aussi, prendre en compte les évolutions technologiques est un élément qui nous semble important à prendre en considération.

Quels sont les avantages de faire faire sa comptabilité en externe ?

La sécurisation de la gestion de la comptabilité représente le principal avantage que l’externalisation de la comptabilité procure. Lorsque l’expert-comptable a en charge la comptabilité d’une entreprise, il s’assure que la saisie comptable soit conforme au plan comptable général, il vérifie aussi que l’entreprise soit à jour de ses obligations sociales et fiscales. En cas de manquement, ses clients peuvent se retourner contre lui.

Déléguer sa comptabilité à un cabinet d’expertise comptable permet aux dirigeants de se concentrer sur leur activité tout en bénéficiant d’un suivi de gestion de qualité. L’expert-comptable joue alors le rôle de Directeur Administratif et Financier (DAF) à temps partagé, sa compétence et l’expérience dont il profite de par ses nombreux clients en font souvent un conseiller avisé.

Quels sont les inconvénients de l’externalisation de sa comptabilité ?

L’externalisation de la comptabilité est souvent coûteuse. D’une part parce que le tarif horaire pratiqué par l’expert-comptable est généralement plus élevé que celui d’un comptable. D’autre part parce que le comptable d’une entreprise a souvent une mission un peu plus étendue que la comptabilité (courrier, suivi avec les banques, relance clients, préparation des commandes, paiement des factures, …).

Par ailleurs, le cabinet comptable fonctionne à un rythme différent de celui de l’entreprise. Il est par conséquent parfois, voire souvent, difficile d’avoir les informations quand on en a besoin, notamment pendant la période fiscale où les cabinets sont souvent débordés.
Au final, que la comptabilité soit tenue en interne ou en externe, tout repose sur la qualité des personnes qui ont en charge le dossier. Dans un cas comme dans l’autre, il est important de prendre le temps de choisir avec attention le personnel ou l’expert-comptable qui aura en charge la comptabilité de l’entreprise. L’un et l’autre devront être suivi et managé avec bienveillance et fermeté.