Introduction

Toutes les entreprises exerçant une activité sur le territoire français doivent tenir une comptabilité.
Cette obligation réglementaire s’impose au dirigeant de l’entreprise, elle lui permet de répondre aux obligations fiscales, légales et sociales imposées par la loi française.

comptabilité d'engagement

La tenue d’une comptabilité permet aussi aux entrepreneurs de mesurer et suivre le niveau de rentabilité de leur activité au travers des documents de synthèse que sont les bilans et les comptes de résultats, mais aussi des indicateurs issus du suivi comptable.
Dans cet article, le Blog du Dirigeant vous aide à comprendre comment organiser la comptabilité de votre entreprise et compare les différentes solutions possibles.

Qu’est-ce que la comptabilité d’une entreprise ?

L’organisation du service comptable

Faire la comptabilité d’une entreprise permet de codifier, organiser et enregistrer les flux monétaires, les valorisations et les informations financières liées aux échanges qu’à une entreprise avec son environnement. Elle permet aussi de réaliser des documents synthétiques permettant d’étudier la performance économique de l’entreprise pendant un exercice comptable.
La saisie comptable peut être réalisée en interne ou en externe :

  • La tenue comptable en interne signifie que l’entreprise s’est organisée pour tenir elle-même la comptabilité.
  • La tenue comptable en externe signifie que l’entreprise a confié tout ou partie de sa comptabilité à un expert-comptable.
Remarque :
Attention, l’expertise comptable est une profession réglementée.
Si un dirigeant est libre de réaliser lui-même ou confier sa comptabilité en interne au salarié qu’il souhaite, quelle que soit la nature de ses diplômes, seuls les cabinets d’expertise comptable peuvent réaliser la comptabilité pour une autre société que la leur. Réaliser la comptabilité d’une entreprise qui n’est pas la sienne sans avoir de contrat de travail est illégal.

Comment organiser sa comptabilité en interne ?

L’organisation du service comptable

Chaque dirigeant est libre d’organiser son service comptable comme il le souhaite. La plupart du temps, dans les TPE et les PME c’est le dirigeant qui se charge de la saisie et du suivi comptable, fiscal et social. Lorsque l’entreprise grandit, le dirigeant finit par déléguer cette tâche administrative à un ou plusieurs collaborateurs en créant un service comptable qui comprend des comptables, des chefs comptables et, lorsque l’entreprise devient importante, un DAF (Directeur Administratif et Financier).

Quelque soit la taille du service comptable, celui-ci aura en charge :

  • Le choix et la personnalisation du plan comptable qui sera utilisé par l’entreprise,
  • La collecte des documents administratifs, sociaux, fiscaux, juridiques et financiers et leur saisie comptable. Il faudra aussi numéroter, classer et archiver les pièces comptables.
  • Réaliser les déclarations fiscales et sociales (TVA, cotisations sociales, CVAE, Déclaration de résultat, CFE, …)
  • La clôture de l’exercice (inventaires, réalisation des comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexes), clôture des comptes, dépôt de comptes au tribunal de commerce, …)

Quels sont les avantages à faire sa comptabilité en interne ?

Quels sont les avantages de faire sa comptabilité en interne ?

Le principal avantage d’une comptabilité en interne se situe dans le total contrôle qu’a l’entreprise sur le processus comptable. Lorsque l’ensemble des opérations comptables sont faites dans l’entreprise, celle-ci est en charge de l’établissement des comptes et de l’ensemble des activités dérivées. Il est alors plus simple de se servir de la comptabilité comme d’un outil de gestion, de recherche d’information, élaboration et suivi d’indicateurs de gestion, sortie de situation intermédiaires, …).

Les grandes entreprises peuvent aussi lier leur comptabilité avec leur système d’information. Les différents modules du système d’information centralisée appelé PGI (Progiciel de Gestion Intégré) ou ERP (Entreprise Ressource Planning) peuvent y extraire les informations pour leurs différents modules (facturation, approvisionnement, gestion commerciales, gestion des encours, rapprochement bancaire, …) car la base de données et commune. Le travail comptable est alors facilité et plus fiable. Il permettra par exemple de relancer les clients automatiquement, de comparer les tarifs, de mettre en évidence des seuils de commande, …

La comptabilité s’intègre alors complètement dans le processus de gestion, elle montre son utilité et devient source d’amélioration de la gestion. A partir d’une certaine taille, cette solution s’avère moins coûteuse que de faire appel à un expert-comptable.

Quels sont les inconvénients de la comptabilité en interne ?

La tenue comptable est un vrai métier qui nécessite un minimum de compétence ainsi qu’une mise à niveau régulière. Les dirigeants peuvent parfois passer beaucoup de temps pour saisir leur comptabilité alors qu’ils seraient plus utiles dans des tâches à plus grosse valeur ajoutée.

Cette solution nécessite d’embaucher ou d’affecter un salarié pour le suivi administratif, ce qui alourdit les charges fixes et rigidifie la structure de l’entreprise.

Par ailleurs, tenir sa comptabilité en interne peut être source d’isolation du dirigeant, surtout dans les TPE. Faire appel à un expert-comptable permet de discuter avec un professionnel qui côtoie de nombreuses entreprises et dispose de ce fait d’une expérience certaine. Cela permet aussi de profiter de conseils juridiques, fiscaux et sociaux avisés. Encore faut-il choisir son expert-comptable avec soin afin de trouver celui qui prend le temps nécessaire pour accomplir sa mission d’accompagnement.

L’externalisation de la comptabilité

Organiser sa comptabilité en externe

Organiser sa comptabilité en externe

Externaliser sa comptabilité à un expert-comptable ne consiste pas à se décharger du suivi administratif. Cela nécessite d’organiser le transfert de l’information et des documents nécessaires au suivi comptable.

La nature, la fréquence et la quantité des documents et des informations à fournir dépend directement de l’étendue de la mission confiée à l’expert-comptable, de la nature de l’activité et de la taille de la société. Etre expert-comptable d’un cabinet de conseil récemment constitué et comprenant un seul employé nécessite moins de travail que de tenir la comptabilité pour une société d’aide à domicile avec une trentaine d’employés.

Par ailleurs, les dirigeants peuvent ne confier qu’une partie de la mission comptable (présentation des comptes annuels) ou à l’inverse missionner l’expert-comptable pour la prise en charge totale de la tenue comptable.
La grande majorité des missions d’expertise comptable consiste en :

  • Faire la révision comptable et le bilan annuel. Cette mission consiste à une prise en charge partielle de la comptabilité de la société. Cette dernière se charge de la saisie comptable et prépare la clôture des comptes de fin d’années. L’expert-comptable révise (vérifie) les comptes et réalise les écritures de clôture des comptes et les documents de synthèse (bilan, comte de résultat, annexes).
  • Prendre en charge la totalité de la comptabilité. Cette solution consiste à externaliser la comptabilité de l’ensemble de la saisie comptable, de la clôture des comptes et de la production des documents de synthèse.

Pour autant, dans un cas comme dans l’autre l’apport d’un expert-comptable ne s’arrête pas à la tenue comptable. Le conseil et l’accompagnement font partie de sa mission. Il est, à ce titre, important de prendre en considération cet aspect lors du choix de votre expert-comptable.

Lors du choix de votre expert-comptable, pensez à en sélectionner un qui a intégré l’évolution sans précédent que le digital apporte à notre économie. Un expert-comptable qui se veut un conseil de qualité, doit avoir lui-même développé une stratégie qui englobe cette dimension. Si la plupart des cabinets développent des sites vitrines, d’autres comme bmfiduciaire.fr savent, à leur niveau, utiliser le net pour dynamiser leurs activités. S’attacher les conseils d’un partenaire qui sait, lui aussi, prendre en compte les évolutions technologiques est un élément qui nous semble important à prendre en considération.

Quels sont les avantages de faire faire sa comptabilité en externe ?

Quels sont les avantages de faire faire sa comptabilité en externe ?

La sécurisation de la gestion de la comptabilité représente le principal avantage que l’externalisation de la comptabilité procure. Lorsque l’expert-comptable a en charge la comptabilité d’une entreprise, il s’assure que la saisie comptable soit conforme au plan comptable général, il vérifie aussi que l’entreprise soit à jour de ses obligations sociales et fiscales. En cas de manquement, ses clients peuvent se retourner contre lui.

Déléguer sa comptabilité à un cabinet d’expertise comptable permet aux dirigeants de se concentrer sur leur activité tout en bénéficiant d’un suivi de gestion de qualité. L’expert-comptable joue alors le rôle de Directeur Administratif et Financier (DAF) à temps partagé, sa compétence et l’expérience dont il profite de par ses nombreux clients en font souvent un conseiller avisé.

Quels sont les inconvénients de l’externalisation de sa comptabilité ?

L’externalisation de la comptabilité est souvent coûteuse. D’une part parce que le tarif horaire pratiqué par l’expert-comptable est généralement plus élevé que celui d’un comptable. D’autre part parce que le comptable d’une entreprise a souvent une mission un peu plus étendue que la comptabilité (courrier, suivi avec les banques, relance clients, préparation des commandes, paiement des factures, …).

Par ailleurs, le cabinet comptable fonctionne à un rythme différent de celui de l’entreprise. Il est par conséquent parfois, voire souvent, difficile d’avoir les informations quand on en a besoin, notamment pendant la période fiscale où les cabinets sont souvent débordés.
Au final, que la comptabilité soit tenue en interne ou en externe, tout repose sur la qualité des personnes qui ont en charge le dossier. Dans un cas comme dans l’autre, il est important de prendre le temps de choisir avec attention le personnel ou l’expert-comptable qui aura en charge la comptabilité de l’entreprise. L’un et l’autre devront être suivi et managé avec bienveillance et fermeté.

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Sommaire
  • Qu’est-ce que la comptabilité d’une entreprise ?
  • Comment organiser sa comptabilité en interne ?
  • L’externalisation de la comptabilité
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Commentaires
18 commentaires
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  1. STANI
    17 juillet 2017, 07:23
    Bonjour, notre activité dans le courtage en assurances pour les entreprises, nous contraint à certaines obligations car nous sommes une profession réglementée. Nous recherchons un professionnel qui soit force de propositions dans les domaines fiscaux et sociaux Merci à vous
    • Dufour Laurent
      17 juillet 2017, 09:56
      Bonjour, De notre ,point de vue il est important de bien définir vos besoins afin de vous proposer des experts-comptbales qui répondront à vos attentes. Je vous propose de prendre contact avec nous via notre page contact ( https://www.leblogdudirigeant.com/qui-sommes-nous/#contact ) nous vous recontacterons pour discuter avec vous de vos besoins et vous communiquerons les noms et adresse d'experts qui nous sembleront correspondre à vos attentes. Cordialement L’équipe création d’entreprise LBdD
  2. yosra
    9 septembre 2016, 15:36
    Excellent article ! "Au-delà des prestations classiques d'un expert-comptable ", personnellement j'ai gagné beaucoup de temps depuis que j'ai pris compte de ça, j'ai externalisé mon activité chez un cabinet qui me fournit en plus des prestations de comptabilité, commissariat aux comptes... des conseils et du suivi sur le plan juridique, social, et même en termes de ressources humaines. Pour "La proximité géographique de votre expert-comptable", c'est aussi un point très important. Et cerise sur le gâteau, un cabinet comptable qui utilise des solutions à la pointe de technologie. Commencez par voir le site, cela permet déjà d'avoir une idée.
  3. Perrin
    1 octobre 2015, 13:12
    bonjour, J; ai ouvert un restaurant en gérance avec mon ami, je oudrais opter pour le statut en SASU, je recherche un expert_comptable qui pourrait m'aider et répondre à mes questions,, Je suis dans la région de Montélimar. Jje vous remercie de me répondre. Cordialement; Josiane PERRIN
    • Laurent Dufour
      1 octobre 2015, 13:37
      Bonjour, Nous pouvons vous aider en vous fournissant des contacts d'expert comptable. Pour vous orienter vers un expert comptable qui vous convient, je vous propose d'échanger quelques minutes sur votre projet afin de déterminer ensemble les caractéristiques de l'expert comptable que vous recherchez. Si cela vous convient, vous pouvez nous contacter par l'intermédiaire de la page "contactez-nous" ( https://www.leblogdudirigeant.com/qui-sommes-nous/#contact ) nous vous communiquerons nos coordonnées pour échanger sur votre projet et vous apporter des contacts qui nous semble correspondre à vos critère de choix. Cordialement, L’équipe création d’entreprise LBdD
  4. Camille
    5 mai 2015, 18:01
    Bonjour, J'ai rencontré un comptable en vue d'une création de l'entreprise. Cette personne m'a bien précisé dès le début qu'il n'est pas expert comptable. Il m'a très bien conseillé et assez disponible . J'apprécie beaucoup sa qualité professionnelle. Mon seul souci est qu'il n'est pas .....EXPERT comptable, donc il n'aura pas le droit de signer aucun papier comptable; je crains qu'un jour si jamais il y a un souci, ca tombera sur moi puisqu'il ne signe aucun papier. Selon vous, puisse je tout de même travailler avec ce comptable ? Merci d'avance
    • Laurent Dufour
      7 mai 2015, 17:42
      Bonjour, La tendance est à l'ouverture de la comptabilité, cependant je pense qu'il est important de faire appel à un expert-comptable pour plusieurs raisons : - Cela vous assure un niveau de qualité. Au delà du fait d'avoir obtenu un diplômé qualifiant, l'expert-comptable est tenu de se former régulièrement, je trouve cela rassurant. - L'expert-comptable est inscrit à l'ordre de expert-comptables, en cas de désaccord vous pouvez toujours faire appel à l'ordre qui nommera un conciliateur, - Appartenir à l'ordre contraint les experts-comptable à une certaine qualité ainsi qu'à une déontologie, - Les expert-comptables sont assurés, ce qui permet un recours en cas de problème. Au final, si vous êtes hésitante, peut être faut-il simplement comparer les prix et les prestations, d'habitude les écarts ne sont pas aussi importants que cela. Vous pouvez travailler avec ce comptable, mais au final cela risque de vous coûter plus cher (notamment en cas de contrôle fiscal..). Il nous semble important de passer par un expert-comptable, ils ne sont pas tous cher, si vous le souhaitez nous pouvons vous en conseiller quelques uns, il suffit de prendre contact avec nous par le formulaire contact. Nous vous communiquerons notre numéro de téléphone afin d'échanger sur votre projet et vous proposer un ou plusieurs experts comptables que nous connaissons qui nous sembleront adaptés à vos besoins. Cordialement, L’équipe création d’entreprise
  5. laylamarc
    2 février 2015, 11:21
    L'expert-comptable joue un rôle clé dans le développement de l'entreprise, de sa création à sa transmission. Souvent, l’expert-comptable est également commissaire aux comptes. Dans ce cas, en tant qu’observateur indépendant, il vérifie et certifie des comptes des entreprises et garantit la fiabilité des informations financières. Voici quelques critères précieux à prendre en compte pour choisir votre expert-comptable : La qualité du service, la disponibilité, la proximité géographique de votre conseil, l’adaptabilité de son coffre technologique avec les besoins de votre activité ainsi que la notoriété de l’expert-comptable en termes de sérieux, de respect de délais.
    • Laurent Dufour
      2 février 2015, 14:08
      Bonjour, Nous sommes tout a fait d'accord avec vous sur l'importance du rôle de l'expert-comptable auprès du dirigeant. De notre point du vue l'expert-comptable est à choisir avec une grande attention car la qualité de ses conseils, l'expérience dont il peut faire bénéficier ses clients et la vision qu'il peut apporter font de l'expert-comptable un (ou le ) partenaire principal du dirigeant. Cordialement L’équipe création d’entreprise LBdD