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Le chargé de la gestion administrative : Conditions, missions, choix et rémunération
Le chargé de gestion administrative est un professionnel responsable de l’organisation et du suivi des processus administratifs, comptables et ressources humaines au sein d’une entreprise ou d’une administration. Il veille à l’application des réglementations, assure la gestion du personnel, coordonne les procédures administratives et garantit la bonne circulation de l’information entre les différents acteurs internes et externes.
Quels sont les rôles et missions du chargé de la gestion administrative ?
Le chargé de gestion administrative joue un rôle très important dans l’organisation et le fonctionnement efficace des entreprises et des administrations. Il assure la coordination des processus administratifs, financiers et ressources humaines. Le but de son rôle est de garantir une gestion efficace et conforme aux réglementations en vigueur.
Les missions du chargé de la gestion administrative couvrent plusieurs domaines. Ces missions sont les suivantes :
- La planification des tâches administratives : il gère la rémunération des employés, l’élaboration du calendrier commercial et l’évaluation des besoins en personnel. Ces actions permettent d’optimiser la gestion des ressources humaines et d’assurer une fluidité dans l’organisation du travail.
- La gestion comptable : le chargé de la gestion administrative peut, dans certains cas, s’occuper de la comptabilité, superviser les systèmes d’information et veiller au respect des budgets. Le but de cette mission est de garantir la viabilité financière et la transparence des opérations comptables. Ce rôle lui serait octroyé si l’entreprise est de taille petite ou intermédiaire (par exemple, PME, startups, etc…). Or, si la taille de la société est grande, une telle cession de rôle ne peut avoir lieu puisqu’elle résulterait en une polyvalence de rôle trop lourde et difficile à gérer par une seule personne.
- La gestion du personnel : le chargé de la gestion administrative administre les contrats de travail, assure le suivi des congés et absences, gère les cotisations sociales et met à jour les dossiers des employés. Il contribue également à la formation professionnelle en participant à l’élaboration des plans de formation et en traitant les demandes relatives aux conditions de travail.
- La coordination et le support en gestion des ressources humaines : le chargé de la gestion administrative peut aussi jouer le rôle d’interlocuteur privilégié des salariés et employeurs. Il assure l’accueil et le conseil des employés concernant leur carrière, et informe les partenaires institutionnels sur les démarches administratives. Il actualise également les données dans le système d’information des ressources humaines.
- L’actualisation et le suivi des procédures de gestion administrative liées aux ressources humaines (sur le plan individuel ou collectif) : ce rôle varie selon le secteur d’activité dans lequel le chargé de la gestion administrative opère. Si ce dernier exerce ses missions dans le secteur public, son rôle sera de gérer les carrières des agents titulaires et contractuels. Cependant, s’il effectue ses missions dans le domaine privé, il effectuerait ses activités professionnelles sous l’appellation de gestionnaire RH (ressources humaines).
Comment choisir le chargé de la gestion administrative ?
Pour recruter efficacement un chargé de gestion administrative, le dirigeant d’entreprise doit suivre 8 étapes précises.
- Définir précisément le besoin en recrutement et identifier les raisons justifiant l’embauche (départ, une croissance de l’activité, objectifs nouveaux de développement, etc…). Cette analyse permet de déterminer le profil recherché et les compétences requises pour le poste.
- Rédiger une fiche de poste détaillée, précisant les missions, les responsabilités, le type de contrat proposé et la fourchette de rémunération. Cette fiche servira de référence durant le processus de recrutement.
- Diffuser l’offre d’emploi. Il faut publier l’annonce sur des plateformes pertinentes pour atteindre les candidats potentiels. Une rédaction claire de l’offre est importante pour attirer les profils adaptés.
- Evaluer les CV et lettres de motivation des candidatures présentées en fonction des critères établis. A ce stade, il faut se concentrer sur les compétences techniques et les qualités personnelles essentielles pour le poste.
- Effectuer des entretiens et des tests techniques. Les premiers permettent d’approfondir la connaissance des candidats puisqu’ils offrent l’occasion d’évaluer les aptitudes relationnelles, la motivation et l’adéquation avec la culture de l’entreprise. Les seconds peuvent être utilisés pour compléter l’évaluation.
- Sélectionner un candidat.
- Formaliser l’embauche par une proposition d’emploi claire, incluant les conditions de travail, la rémunération et les perspectives d’évolution. Cette transparence favorise une relation de confiance dès le début de la collaboration.
- Planifier soigneusement l’intégration du nouveau collaborateur. Un parcours d’accueil structuré facilite son adaptation et son appropriation des processus internes, contribuant, en conséquence, à sa réussite et à sa fidélisation au sein de l’entreprise.
Commet déterminer la rémunération du chargé de la gestion administrative ?
La détermination du salaire d’un chargé de gestion administrative dépend de plusieurs facteurs. Ces derniers sont surtout le niveau de qualification, l’expérience, la taille de l’entreprise, le secteur d’activité, l’ampleur des responsabilités assumées et la localisation géographique.
Un professionnel débutant ayant une qualification de premier niveau, la rémunération peut être 1600 € brut par mois. Or, un poste junior nécessitant des qualifications supérieures peut offrir un salaire dépassant 2 000 € bruts mensuels.
L’évolution du rôle du chargé de la gestion administrative au sein de l’entreprise permettent d’accéder à des postes à plus hautes responsabilités (par exemple, responsable des ressources humaines). Par conséquence, ce changement peut résulter en une augmentation salariale significative. De plus, la spécialisation dans un domaine spécifique des ressources humaines, telle que la formation ou le recrutement, peut également impacter la rémunération.
Comment devenir un chargé de gestion administrative ?
La formation requise
Le poste de chargé de gestion administrative requiert une formation spécifique (du Bac +2 jusqu’au Bac +5), en fonction du niveau de responsabilité visé. Généralement, les professionnels débutent en tant que juniors ou assistants avant d’évoluer vers des postes plus spécialisés.
Les diplômes de niveau Bac +2 ou Bac +3 les plus courants incluent le DUT gestion des entreprises et des administrations (GEA), la Licence professionnelle collaborateur en gestion des ressources humaines et la Licence professionnelle en contrôle de gestion. Ces formations offrent des bases solides en gestion administrative et en ressources humaines.
Afin d’accéder à des postes exigeant des responsabilités plus lourdes, un niveau Bac +5 est recommandé. Les formations privilégiées peuvent être un Master en contrôle de gestion, en droit, en commerce et gestion ou en ressources humaines, ainsi qu’un Diplôme supérieur de comptabilité et gestion.
Dans le secteur public, le poste de secrétaire administratif aux affaires publiques est accessible dès le baccalauréat via un concours. Il équivaut à celui de directeur administratif dans le privé.
Enfin, certaines formations en alternance ou en école spécialisée en gestion et commerce permettent d’acquérir une expérience accrue et spécialisée dans des domaines précis. Un Master en comptabilité, gestion ou management constitue également une option pertinente pour ceux souhaitant exercer en gestion administrative et financière.
Les compétences et qualités nécessaires
Le métier de chargé de gestion administrative requiert des compétences techniques solides ainsi que des qualités personnelles essentielles pour assurer une gestion efficace et conforme aux réglementations en vigueur.
Compétences techniques
Afin de réussir en tant que chargé de gestion administrative, il faut avoir 4 compétences techniques principales.
Premièrement, la maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion est indispensable. En effet, le rôle de chargé de missions administrative exige que celui-ci utilise quotidiennement des tableurs, des bases de données et des logiciels spécifiques à l’administration et aux ressources humaines.
Deuxièmement, il faut avoir une connaissance approfondie des outils collaboratifs, tels qu’Excel et les logiciels de traitement des données afin de pouvoir optimiser la gestion des dossiers et des informations administratives.
Troisièmement, une bonne compréhension des textes réglementaires est essentielle, surtout dans le domaine du droit du contentieux, de la fonction publique et des régimes indemnitaires. Cette expertise permet d’assurer la conformité des actes administratifs et d’anticiper d’éventuelles irrégularités.
Et quatrièmement, le chargé de gestion administrative doit être capable de détecter et signaler toute anomalie ou dysfonctionnement pouvant impacter la paie ou la gestion des employés.
Qualités personnelles
Au-delà des compétences techniques, certaines qualités personnelles sont fondamentales.
D’abord, le chargé de la gestion administrative doit être une personne qui un sens aigu de l’organisation. Cette qualité est importante puisqu’elle aidera ledit chargé de missions à gérer simultanément plusieurs dossiers tout en respectant des délais stricts.
Ensuite, la rigueur et la discrétion sont aussi indispensables puisque le professionnel traite des informations sensibles qui peuvent avoir des conséquences significatives sur la situation des employés.
De plus, une excellente communication écrite et orale est requise afin de dialoguer avec les agents, les employeurs et les partenaires institutionnels. En amont, une capacité d’écoute active, alliée à de la diplomatie, est nécessaire pour apporter un accompagnement efficace.
Enfin, l’autonomie et la réactivité permettent d’adapter rapidement les priorités et d’assurer une gestion fluide des missions administratives.