Quelles sont les règles légales qui encadrent un recrutement ?

Entretien d’embauche : Bonnes pratiques et obligations juridiques

Les règles encadrant les entretiens d’embauche tiennent à la fois des bonnes pratiques et d’obligations légales s’imposant aux entreprises.

• Pas d’offre d’emploi mensongère : éviter toute déformation de la réalité du poste proposé. Les offres doivent être rédigées de manière honnête et transparente, et refléter les responsabilités et conditions du poste proposé. Les offres d’emplois mensongères peuvent engager la responsabilité de l’employeur.
• Les méthodes de recrutement et les informations demandées doivent avoir pour seule finalité d’apprécier la capacité du candidat à occuper l’emploi proposé – Article L.1221-6 et suivants du code du travail
• L’interdiction de la discrimination – Toute forme de discrimination à l’embauche est interdite – Article L.1132-1 du code du travail
• La vie privée des candidats doit être protégée – Article 9 du code civil
• Faire un retour à chaque candidat ayant postulé : le fait de répondre à chaque candidature qu’elle soit négative ou positive, participe de la formation du candidat, et également de la marque employeur
• Informer les candidats sur les critères de sélection : les critères utilisés doivent dans la mesure du possible être transparents et communiqués aux candidats. Les décisions de recrutement doivent pouvoir être justifiées par des critères qui soient objectifs et vérifiables, selon le principe de transparence et d’équité.

Quels sont les critères de discrimination à l’embauche ?

Les mots ci-dessous peuvent constituer des motifs de discrimination. Tous les salariés, candidats à un emploi, un stage ou une formation bénéficient d’une protection légale contre la discrimination. Il est donc crucial d’être attentif aux questions posées et aux réponses reçues lors des entretiens. En effet, refuser d’embaucher une personne sur la base de l’un de ces critères expose à des risques sérieux, pouvant entraîner jusqu’à 3 ans de prison et une amende de 45 000 €.

Voici 23 critères de discrimination reconnues par la loi :

• l’âge
• le sexe
• l’origine
• la grossesse
• l’état de santé
• le handicap
• les caractéristiques génétiques
• l’orientation sexuelle
• l’identité de genre
• l’opinions politiques
• les activités syndicales
• les opinions philosophiques
• les croyances ou l’appartenance ou non-appartenance, vraie ou supposée, à une religion déterminée
• l’appartenance ou non-appartenance, vraie ou supposée à une ethnie, une nation ou une prétendue race
• la situation de famille
• l’apparence physique
• le nom
• les mœurs
• le lieu de résidence
• la perte d’autonomie
• une particulière vulnérabilité résultant de la situation économique
• la capacité à s’exprimer dans une langue autre que le français
• la domiciliation bancaire

La discrimination à l’embauche reste une réalité en France, avec 85% des demandeurs d’emploi estimant sa fréquence (Selon le 8e Baromètre DDD/OIT de perception des discriminations dans l’emploi réalisé par l’Ifop en 2015)

Quelques bonnes pratiques pour lutter contre la discrimination à l’embauche

Afin de prévenir la discrimination à l’embauche, il est possible de mettre en place certaines procédures avant et pendant l’entretien.

Avant l’entretien, vous pouvez former les recruteurs sur les lois anti-discrimination, et en les sensibilisant à des biais inconscients. Cela commence par la rédaction d’offres d’emplois inclusives, en utilisant un langage neutre et inclusif, mais également par l’inclusion d’une certaine diversité dans le panel de recrutement.

Pendant les entretiens, il est également nécessaire de mettre en place des processus de recrutement qui soient standardisés et transparents, et d’évaluer les candidats sur la base de critères objectifs et pertinents pour le poste.

Comment vérifier les références d’un candidat ?

En tant que futur employeur, il est souvent rassurant de vérifier les références d’un candidat. Les références des candidats sont les anciennes entreprises pour lesquelles le candidat a travaillé.

La prise de références consiste à contacter les anciens managers, collègues, clients ou partenaires du candidat pour confirmer vos impressions et lever les derniers doutes.

Cela constitue un outil de sélection et d’aide à la décision de recrutement très efficace permettant d’obtenir des informations sur les expériences professionnelles des candidats, mais également sur leur manière de se comporter dans leur environnement professionnel.

Attention car si la prise de référence est tout à fait légale, elle doit respecter le cadre défini par le Code du Travail. En effet, les articles L. 1221-8-et L.1221-9 du code du travail disposent que « tout employeur souhaitant s’enquérir des références d’un candidat doit préalablement lui demander l’autorisation.» Il est donc formellement interdit d’appeler une entreprise pour laquelle le candidat a travaillé, mais qu’il n’a pas mentionné comme pouvant être contactée.

Cela signifie également que si le candidat refuse de vous fournir des références à contacter vous n’avez pas le droit d’aller à l’encontre de sa volonté.

En tant que futur employeur, vous pouvez dialoguer avec ce dernier, en expliquant l’importance de la prise de références, en explicitant le but de cette dernière, et en le rassurant sur les bonnes intentions liées à cette pratique.

Certains candidats peuvent refuser les références à cause de relations conflictuelles avec son ancienne entreprise, qui peuvent être les raisons de ce refus. Si vous avez la possibilité de dialoguer avec lui, et d’explorer les raisons de son refus, vous ne pouvez outrepasser son désaccord.

Quelles sont les règles et obligations d’un contrat de travail ?

Le contrat de travail lie un salarié à un employeur (personne physique ou morale) pour un travail rémunéré et sous sa direction. De ce contrat de travail, découle la relation de subordination entre le salarié et son employeur et la rémunération de ce dernier en contrepartie.

Dans un objectif de sécurisation de la relation de travail, le code du travail encadre le contrat de travail, qui est soumis à un certain nombre de règles légales.

Le contrat de travail doit faire l’objet d’un écrit, sauf pour les CDI à temps complet, même si en pratique l’immense majorité des CDI font quand même l’objet d’un écrit entre les parties. Dans le cas contraire, les dispositions de la convention collective réglementent cette absence d’écrit.

Le contrat de travail sert également à mentionner le type de contrat souhaité pour la mission (CDD ou CDI).

Le contrat de travail peut être suspendu dans diverses situations telles que les congés maternité, paternité ou les arrêts maladies par exemple. Les suspensions de contrat de travail ont des conséquences spécifiques sur les obligations de l’employeur spécifique.

Les clauses du contrat de travail

La période d’essai dans un contrat de travail n’est pas automatique, et doit donc faire l’objet d’une clause dans le contrat. En l’absence de mention expresse, le contrat est réputé ne pas contenu de période d’essai.

Le contrat de travail contient un certain nombre de clauses ; qui pour certaines sont obligatoirement insérées, tandis que d’autres dépendent du principe de la liberté contractuelle.

• Parmi les clauses obligatoires : le contrat doit mentionner la durée du travail, la description du poste pour lequel le candidat est engagé, le salaire convenu entre les parties, la réglementation RGPD liée au poste, la date de prise de poste, le lieu de travail, la convention collective applicable, ainsi que les congés payés du salarié. Le contrat de travail doit également mentionner la classification conventionnelle applicable au salarié qui peut avoir un impact sur la rémunération minimale du salarié.
• Parmi les clauses spécifiques qu’il est possible d’insérer : certaines clauses relatives à la protection de l’entreprise telles que la période d’essai, une clause de non concurrence, une clause d’exclusivité, une clause de cession de droit à l’image si celle-ci est pertinente dans le cadre du contrat de travail. On peut également trouver une clause de mobilité, une clause de télétravail si ce mode de travail est mis en place dans l’entreprise, une clause de prime et avantages en nature…

Les parties sont libres d’insérer toutes les clauses qu’elles jugent utiles pour régir les modalités de la relation de travail, dans le respect de la légalité.

Les obligations qui découlent du contrat de travail

Une fois le contrat de travail signé par les deux parties, des obligations incombent à chacune d’elles :

• L’employeur est tenu de fournir du travail au salarié, de payer le salaire défini, de respecter les dispositions contenues dans le contrat, ainsi que les règles du Code du Travail, et de la convention collective
• Le salarié doit respecter les horaires de travail, réaliser le travail demandé, ne pas concurrencer l’employeur etc…

L’exécution du contrat de travail doit s’exécuter de bonne foi entre les deux parties.

Effectuer les formalités administratives d’embauche

Une fois le candidat sélectionné, et l’offre acceptée, l’entreprise doit effectuer les formalités administratives d’embauche.

Plusieurs obligations incombent à l’entreprise.

Effectuer la DPAE

La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est une formalité administrative obligatoire en France. Tout employeur est tenu de l’accomplir avant l’embauche d’un salarié. Cela permet de déclarer l’embauche d’un nouveau salarié auprès des organismes de protection sociale et d’en informer les autorités compétentes.

Cette déclaration doit être effectuée dans les 8 jours suivant la date d’embauche du nouveau salarié auprès de l’URSSAF ou de la MSA (Mutuelle sociale agricole), selon le régime dont relève l’activité.

Programmer la visite d’information et de prévention

Cette visite, anciennement appelé “visite médicale” doit être effectuée dans un délai de 3 mois après l’embauche, sauf si elle a déjà été effectué dans les 5 années précédentes sur un poste similaire.

Cette visite poursuit principalement 3 objectifs :

• Elle sert à informer le salarié sur les risques liés à son pote de travail, ainsi que sur les mesures de prévention à adopter
• Elle sert à vérifier l’aptitude du salarié à son poste et de détecter d’éventuels risques pour sa santé, liés à ses conditions de travail.
• Elle sert également, le cas échéant, à orienter le salarié vers des examens ou un suivi médical complémentaire, lorsque des risques particuliers ont été identifiés.

Réaliser l’affiliation auprès de la mutuelle et prévoyance

Depuis le 1er janvier 2016, l’entreprise doit proposer une couverture mutuelle aux salariés de l’entreprise.

L’affiliation à la mutuelle

L’entreprise est libre de choisir la mutuelle qu’elle propose aux salariés, sauf disposition contraire de la convention collective, tant que la mutuelle sélectionnée couvre les garanties minimales définies par la loi.

Le salarié a la possibilité de demander une dispense d’affiliation s’il bénéficie d’une couverture complémentaire en tant qu’ayant droit. Cette dispense doit être formulée par écrit,et accompagnée des justificatifs nécessaires.

L’affiliation à la prévoyance

L’entreprise est également libre de proposer la prévoyance qu’elle souhaite aux salariés, dans le respect des dispositions légales et de la convention collective. Certaines conventions collectives imposent par exemple la mise en place d’un régime de prévoyance qui couvre les risques décès, invalidité, ou incapacité de travail.

L’affiliation du salarié aux institutions de retraites complémentaires obligatoire

Cette affiliation se fait de manière automatique, lorsque les salariés sont déclarés par le biais des déclarations sociales. Les collaborateurs, en fonction de leur statut, sont affiliés à l’Arrco ou à l’Agirc.

La procédure diffère pour les salariés agricoles, la demande doit être effectuée auprès de la CAMARCA et AGRICA RETRAITE AGIRC pour les entreprises adhérentes.

L’inscription sur le registre unique du personnel

Le registre unique du personnel permet de consigner l’identité et les informations essentielles de chaque salarié de l’entreprise. Il sert notamment à lutter contre le travail dissimulé, assure une traçabilité des salariés, et peut être contrôlé par l’inspection du travail.

Le registre unique du personnel contient pour chaque salarié des informations sur

• L’identité du salarié : nom, prénom, date de naissance, sexe et nationalité
• L’emploi occupé : type de contrat, date d’entrée en poste, poste occupé et qualification
• Pour les travailleurs étrangers soumis à l’autorisation de travail : type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail
• Pour les stagiaires, la convention de stage, la période de stage et les missions confiées.

L’inscription sur le registre unique du personnel doit se faire dès l’entrée du salarié dans l’entreprise, sans délai.