La déclaration préalable à l'embauche (DPAE)

Pourquoi faire une DPAE ?

La déclaration préalable à l’embauche est une obligation administrative pour tout employeur qui embauche un nouveau salarié. Il s’agit d’une déclaration auprès de la sécurité sociale afin de recenser le nouvel embauché en tant que travailleur protégé, soit par l’URSSAF soit par la MSA suivant la nature de l’activité de l’entreprise.

Si le chef d’entreprise ne remplit pas la déclaration préalable à l’embauche il risque de se voir sanctionner pour travail dissimulé. Cela peut entraîner un redressement judiciaire de l’employeur qui devrai régulariser sa situation le plus rapidement possible ainsi qu’une peine allant jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et de 45 000€ d’amende. Les sanctions peuvent être encore plus lourdes dans le cas d’un accident de travail, pouvant aller jusqu’à l’interdiction d’exercer le métier.

Quand faire une DPAE ?

Comme évoqué précédemment, la déclaration préalable à l’embauche doit se faire avant que le salarié ne commence à travailler dans l’entreprise. Le délai pour effectuer cette déclaration auprès de l’URSSAF est au plus tôt de 8 jours avant que le salarié ne soit embauché. L’important étant que cette déclaration soit faite avant le jour même de l’embauche, auprès de l’organisme URSSAF situé dans la zone territoriale de l’entreprise.

Quels sont les salariés concernés par la DPAE ?

L’ensemble des travailleurs sont concernés par la DPAE. Quelle que soit la nature et la durée du contrat d’embauche, l’employeur est obligé de remplir cette déclaration.

Les salariés concernés sont :

• Les embauchés en CDD ou CDI.
• Les intérimaires.
• Les apprentis.
• Les intermittents du spectacle, artistes et journalistes.

La DPAE est donc obligatoire pour un étudiant en contrat d’apprentissage mais pas pour un stagiaire. Ceci en partie car la couverture sociale du stagiaire est déjà assurée par un organisme dédié aux étudiants (LMDE, SMENO…).

Comment remplir une DPAE en ligne?

La déclaration préalable à l’embauche doit se faire auprès de l’URSSAF ou de la MSA en charge du territoire dans lequel se situe l’entreprise. Pour des raisons de simplicité et de rapidité, faire la DPAE en ligne est à préférer à la version papier.

DPAE en ligne

Le plus simple pour remplir une DPAE est de le faire en ligne via le site net-entreprises.fr. Ceci est même devenu une obligation pour toute entreprise qui a rempli plus de 50 déclarations à l’embauche sur l’année passée.
Le traitement en ligne étant plus simple pour l’employeur comme pour l’URSSAF, cette méthode est vraiment à privilégier par rapport à la déclaration papier.

DPAE papier

Il est tout à fait possible de déclarer une nouvelle embauche via courrier papier. Pour ce faire, il faut télécharger le formulaire Cerfa 14738*01, le remplir et le délivrer à l’organisme URSSAF en charge du territoire.

Les informations à fournir

Une série d’informations et de mentions obligatoires sont à fournir auprès de la sécurité sociale pour remplir la DPAE :

• Informations concernant l’employeur. Le numéro de SIRET, le code NAF (ou code APE), son nom et prénom ou la dénomination sociale de l’entreprise, son numéros de téléphone et l’adresse de l’établissement. Il est aussi nécessaire de remplir les informations relative au service de santé au travail s’il en existe un au sein de l’entreprise.
• Informations concernant le salarié. Nom et prénom, sexe, numéro de sécurité sociale, date et lieu de naissance.
• Informations concernant le contrat d’embauche. Date et heure prévues d’embauche, durée de la période d’essai s’il y en a une, le type de contrat (indiquer la durée en cas de CDD).