Offboarding : pourquoi et comment bien gérer le départ d’un salarié ?

De nombreuses entreprises accordent une attention particulière à l’intégration des nouveaux employés (onboarding), mais négligent souvent l’importance d’une gestion soignée des départs.

Pourtant, un offboarding bien structuré est tout aussi crucial pour le bon fonctionnement et la réputation de l’organisation.

Offboarding : définition et importance

L’offboarding consiste à structurer et formaliser le processus de départ d’un collaborateur, qu’il s’agisse d’une démission, d’un licenciement ou d’une retraite.

Ce processus englobe diverses étapes, telles que la gestion administrative, la récupération du matériel, la transmission des connaissances et la réalisation d’entretiens de sortie.

Un processus bien défini permet de rendre la procédure moins stressante pour les deux parties, et également éviter les erreurs de communication et les frustrations de toutes les parties impliquées (entreprise, collaborateur sortant et équipes restantes).

Pourquoi la gestion de l’offboarding est essentielle pour l’entreprise ?

La préservation de la marque employeur

Un salarié qui quitte l’entreprise en bons termes est plus susceptible de la recommander positivement à son entourage ou sur des plateformes professionnelles.

Les anciens employés peuvent devenir des ambassadeurs précieux pour l’entreprise. À l’inverse, un salarié insatisfait peut nuire à l’image de l’entreprise en partageant des avis négatifs sur son expérience.

Limiter l’impact du départ sur l’organisation de l’entreprise

Une transmission efficace des compétences et une passation bien planifiée permettent de maintenir la continuité des activités et de minimiser les perturbations.

Selon le Harvard Business Review, un offboarding structuré contribue à une meilleure rétention des connaissances au sein de l’entreprise. Les entreprises qui documentent correctement les savoir-faire et les responsabilités clés réduisent de 40 % le risque de désorganisation interne.

La réduction du risque juridique et administratif pour l’entreprise

Un départ mal encadré peut entraîner des litiges ou des complications administratives. Pour éviter tout recours ou procédures légales contentieuses, il est essentiel de respecter les procédures légales et administratives qui encadrent le départ d’un salarié.

Par exemple, en France, la remise d’un certificat de travail et du solde de tout compte est une obligation légale, dont le non-respect peut entraîner des sanctions.

Quels sont les bénéfices d’un offboarding bien structuré ?

Maintenir une bonne image d’employeur

Un salarié qui quitte l’entreprise en bons termes peut devenir un ambassadeur de la marque, recommandant l’entreprise à son réseau ou envisageant un retour futur.

Cette pratique, connue sous le nom de “recrutement boomerang”, est bénéfique pour l’organisation. Selon une étude de Workplace Trends, 76 % des DRH sont favorables au retour d’anciens employés qui avaient quitté l’entreprise en bons termes.

Assurer la continuité

Une transmission efficace des dossiers et des connaissances est essentielle pour éviter les pertes d’informations et la désorganisation. Un processus d’offboarding bien planifié garantit que les responsabilités sont correctement transférées, minimisant ainsi les perturbations opérationnelles.

Mettre en place un plan de transition clair permet d’anticiper les périodes de transition et d’assurer une passation fluide entre l’employé sortant et son successeur.

Obtenir un retour précieux

L’entretien de départ est une occasion unique de recueillir des feedbacks honnêtes sur l’expérience du collaborateur au sein de l’entreprise.

Ces informations sont cruciales pour identifier les points forts et les axes d’amélioration, contribuant ainsi à l’évolution des pratiques managériales et organisationnelles.

Exemple concret : Une entreprise qui mène systématiquement des entretiens de sortie découvre, grâce aux retours des collaborateurs partants, qu’un problème managérial spécifique entraîne un taux de turnover élevé.

En adressant ce problème par des formations ciblées et des ajustements organisationnels, l’entreprise parvient à améliorer significativement la rétention de ses talents. Certaines entreprises, comme Google, utilisent ces feedbacks pour ajuster leur culture d’entreprise et leurs pratiques managériales.

Comment mettre en place un bon processus d’offboarding ?

Annoncer et mettre en œuvre le départ d’un collaborateur n’est jamais chose aisée, que ce soit pour le collaborateur ou pour l’entreprise en elle-même.

Suivre les étapes clés ci-dessous permet de structurer le processus :

• Annoncer le départ de manière professionnelle

L’annonce du départ en interne et auprès des parties prenantes en dit souvent beaucoup sur l’entreprise et la manière dont elle fonctionne.

Il est essentiel de communiquer rapidement et avec transparence sur le départ du collaborateur, tant en interne qu’auprès des clients concernés. Cette démarche permet d’éviter les rumeurs et de maintenir un climat de confiance au sein des équipes.

Un message de reconnaissance envoyé par la direction peut renforcer la relation employé-entreprise, même après son départ.

• Planifier la transition

Comme évoqué ci-dessus, le départ d’un collaborateur mal anticipé peut avoir de grandes conséquences sur l’organisation de l’entreprise.

Organiser la passation des tâches en identifiant un remplaçant ou en répartissant les responsabilités au sein de l’équipe. Cette étape inclut la formation du successeur et la documentation des procédures pour assurer la continuité des activités.

Mettre en place un référentiel interne où sont consignés les projets en cours et les tâches clés permet souvent d’optimiser la transition.

• Organiser un entretien de sortie

Proposer un entretien de départ pour recueillir les impressions du collaborateur sur son expérience au sein de l’entreprise. Ces retours sont précieux pour identifier les points forts et les axes d’amélioration de l’organisation.

Cela peut être d’autant plus précieux qu’il peut être apte à effectuer des retours que des collaborateurs encore dans l’entreprise n’oseront peut-être pas faire.

Il est recommandé d’utiliser un questionnaire structuré pour uniformiser les retours et pouvoir les analyser facilement.

• Gérer les aspects administratifs

S’occuper des formalités telles que la préparation du certificat de travail, le solde de tout compte, et la désactivation des accès aux outils numériques. Une gestion rigoureuse de ces éléments est indispensable pour éviter tout risque juridique ou de sécurité.

Une checklist RH peut faciliter cette étape et éviter les oublis administratifs.

• Clôturer sur une note positive

Organiser un moment convivial, comme un pot de départ, pour remercier le collaborateur et souligner son apport à l’entreprise.

Cette attention renforce le sentiment d’appartenance et laisse une impression positive, tant pour le salarié partant que pour ceux qui restent.

Quelques bonnes pratiques

• Prendre en compte l’aspect émotionnel : Reconnaître et gérer les émotions liées au départ contribue à limiter les impacts négatifs et à maintenir une bonne ambiance de travail.
• Digitaliser une partie du processus : Utiliser des outils numériques pour automatiser certaines étapes administratives de l’offboarding permet de gagner en efficacité et de réduire les risques d’erreurs.
• Effectuer un suivi post-départ si pertinent : Maintenir le contact avec les anciens collaborateurs, par exemple via un réseau d’alumni, peut favoriser des retours constructifs et ouvrir la porte à d’éventuelles collaborations futures. Certaines entreprises proposent même des newsletters internes pour leurs anciens salariés.