Dirigeant : comment gérer un départ à la retraite dans son entreprise ?

En France, l’âge légal de départ à la retraite a fait l’objet de nombreuses réformes au fil des décennies. La réforme de 2023 a notamment repoussé cet âge de 62 à 64 ans, avec une mise en œuvre progressive à raison de trois mois supplémentaires par génération à partir du 1ᵉʳ septembre 2023. Ainsi, les personnes nées à partir de 1968 devront attendre 64 ans pour pouvoir prétendre à la retraite.

Cette instabilité législative suscite des préoccupations tant chez les salariés que chez les employeurs. Pour les employeurs contraints d’anticiper les départs à la retraite, l’ajustement des compétences en conséquence est un exercice souvent ardu.

Face à ces évolutions, les entreprises doivent se tenir informées des changements législatifs pour planifier le départ à la retraite de leurs collaborateurs. Cela inclut la mise en place de stratégies pour gérer la transmission des savoirs et compétences, ainsi que l’adaptation des politiques de ressources humaines pour soutenir les salariés seniors dans cette transition.

Gérer un départ à la retraite : quels sont les enjeux ?

Pour l’entreprise, les enjeux sont multiples.

Le départ à la retraite d’un collaborateur expérimenté est une étape clé pour l’entreprise, nécessitant à la fois une communication bienveillante, une transmission efficace des compétences et le respect des obligations légales.

• Annoncer ce départ en amont permet d’anticiper la réorganisation, de rassurer l’équipe et d’éviter toute tension. Pour valoriser le salarié partant, l’organisation d’un pot de départ ou d’un événement convivial renforce la cohésion et reconnaît son engagement
• La transmission des savoirs est également essentielle : un tutorat ou un mentorat peut être mis en place pour accompagner un remplaçant, tandis que la création de guides ou de procédures internes garantit la pérennité des bonnes pratiques.
• Le cadre légal doit être scrupuleusement respecté, notamment en ce qui concerne le préavis de départ, conforme aux dispositions du Code du travail et de la convention collective, ainsi que le paiement des indemnités de départ, dont le montant varie en fonction de l’ancienneté du salarié.

Anticiper et planifier le départ du collaborateur

L’anticipation est essentielle pour assurer une transition fluide et éviter des perturbations dans l’organisation. Cela passe par l’identification des futurs retraités, un dialogue ouvert avec le salarié concerné, et une évaluation des impacts sur l’entreprise.

L’identification des futurs retraités

L’identification des collaborateurs susceptibles de partir à la retraite permet aux entreprises d’anticiper les besoins en recrutement et en transmission des savoirs.

Pour ce faire, l’entreprise doit :

• Connaître l’âge légal de départ et les dispositifs possibles

En France, l’âge légal de départ à la retraite est actuellement fixé à 64 ans à la suite de la réforme de 2023 (pour les personnes nées à partir du 1er janvier 1968). Cependant, plusieurs dispositifs permettent aux salariés d’adapter leur fin de carrière

• La retraite progressive : Permet de réduire son activité tout en percevant une fraction de sa pension (Assurance retraite).
• Cumul emploi-retraite : Offre la possibilité de travailler après la liquidation de sa retraite.
• Départ anticipé pour carrières longues ou pénibilité : Certains salariés peuvent partir avant l’âge légal s’ils remplissent des conditions spécifiques

• Établir un prévisionnel sur 1 à 3 ans

Un suivi des effectifs permet d’anticiper les départs et d’adapter la stratégie RH en fonction de ces derniers. L’entreprise peut utiliser des outils de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences pour visualiser les postes qui deviendront vacants.

Échanger avec le collaborateur

Le dialogue avec le futur retraité est primordial pour préparer son départ dans de bonnes conditions et organiser la transition.

• Organiser des entretiens préalables

Ces entretiens permettent de discuter des intentions du salarié. Ils permettent d’éclaircir un certain nombre de questions, comme son souhait de partir à la retraite ou non à l’âge légal, son envie de bénéficier des dispositifs d’adaptation de fin de carrière, l’éventuelle contribution à l’entreprise sous une autre forme.

Toutes ces questions se doivent d’être abordées lors d’échanges menés en toute transparence, et évidemment pression ou discrimination liée à l’âge.

• Informer sur les démarches administratives

Le salarié doit entreprendre plusieurs formalités administratives avant son départ : il doit effectuer une demande auprès de la caisse de retraite (généralement 4 à 6 mois avant la date souhaitée), bénéficier d’une attestation de fin de carrière et solde de tout compte.

L’employeur doit également se renseigner sur le calcul et le versement des indemnités qui sont dues au collaborateur lors de son départ. Ces indemnités varient en fonction de plusieurs facteurs, notamment les conventions collectives auxquelles est soumis l’entreprise.

Bon à savoir : le départ en retraite peut se faire de 2 façons :

• à l’initiative du salarié
• à la demande de l’employeur : il peut le suggérer entre 67 et 69 ans, et l’imposer à partir de 70 ans

L’entreprise doit évaluer l’impact sur l’activité

L’entreprise doit analyser les conséquences du départ sur l’organisation et prendre des mesures pour assurer la continuité. Il lui faut pour cela lister les missions, les compétences et responsabilités clés du collaborateur

Cette étape permet d’identifier les savoirs à transmettre et les tâches qui devront être reprises par d’autres salariés.

Si un remplacement est nécessaire, le recrutement doit être anticipé pour assurer une période de tuilage. Dans certains cas, la montée en compétences d’un salarié interne via une formation ou une promotion interne se relève être une solution efficace.

Gérer un départ à la retraite : les aspects légaux et administratifs

Le départ à la retraite d’un collaborateur est encadré par une réglementation précise.

L’employeur doit respecter ses obligations légales et administratives pour assurer une transition en conformité avec la loi.

Le cadre légal du départ à la retraite 

L’âge légal de départ à la retraite et les conditions associées varient selon les situations des salariés.

Différence entre l’âge légal et le taux plein :

• L’âge légal de départ à la retraite en France est fixé à 64 ans depuis la réforme de 2023, avec une mise en place progressive. Toutefois, cet âge varie énormément en fonction des différentes réformes.
• L’âge du taux plein automatique (sans décote) est de 67 ans, sauf si le salarié justifie d’une durée de cotisation suffisante avant cet âge.

Quelles sont les possibilités de départ anticipé ?

• Dans le cas de carrières longues : Un salarié ayant commencé à travailler avant un certain âge peut partir avant 64 ans s’il remplit des conditions de trimestres cotisés
• En fonction de la pénibilité de l’activité exercée : Certains métiers ouvrent droit à un départ anticipé selon le nombre de points accumulés dans le Compte professionnel de prévention.

Quelles sont les obligations de l’employeur vis-à-vis des salariés ?

L’employeur est soumis à des obligations légales vis-à-vis des salariés au sujet de leur retraite. Il doit notamment informer le salarié sur ses droits, ainsi que les démarches administratives pour faire valoir sa retraite.

Pendant la carrière du salarié, il doit notamment inscrire ses salariés aux divers régimes de retraites.

Les formalités administratives de départ à la retraite

Le départ à la retraite implique plusieurs démarches administratives pour l’employeur. Celui-ci doit fournir au salarié les documents de fin de contrat

• Certificat de travail (Article L. 1234-19 du Code du Travail)
• Solde de tout compte (Article L. 1234-20 du Code du Travail)
• Attestation Pôle emploi si nécessaire (en cas de départ involontaire avant l’âge de la retraite)

L’employeur doit également vérifier si le salarié est éligible à une indemnité de départ à la retraite, qui dépend de l’ancienneté et des conventions collectives applicables. Il doit enfin assurer la coordination avec les organismes de retraite complémentaire pour garantir une transition fluide.

La communication juridique interne

En cas d’accord mutuel sur un départ anticipé, d’une prolongation d’activité, ou d’un dispositif de cumul emploi-retraite, l’employeur doit veiller à la conformité des contrats et des délais.

Le passage à la retraite progressive, qui permet de réduire son temps de travail tout en percevant une partie de sa pension requiert également un suivi administratif et contractuel rigoureux.

Transmettre et capitaliser les savoir avant un départ à la retraite

Lorsqu’un salarié quitte l’entreprise pour la retraite, il est essentiel d’anticiper la transmission de ses connaissances pour assurer la continuité des activités et de préserver le savoir-faire interne.

L’identification des compétences clés

Avant son départ, l’entreprise doit cartographier les savoir-faire spécifiques du salarié, notamment en recensant les procédures essentielles, les contacts clés et les bonnes pratiques accumulées au fil du temps

Cette identification passe par la liste des projets en cours, des outils utilisés, ainsi que des partenaires internes et externes avec qui le salarié collabore régulièrement.

L’objectif est de garantir que ces informations soient accessibles et compréhensibles par les collaborateurs qui prendront le relais.

La mise en place du transfert de compétences

Afin d’assurer une bonne transition, un tandem de passation peut être organisé en associant le futur retraité à un collègue ou à un nouvel arrivant.

Cette transition permet un accompagnement progressif et facilite l’apprentissage des savoirs tacites difficiles à formaliser.

La documentation joue également un rôle clé : il est recommandé de mettre à jour ou créer des guides, des procédures internes et des bases de données partagées.

Enfin, un mentorat ou tutorat peut être mis en place pour formaliser un accompagnement sur plusieurs semaines ou mois, garantissant ainsi une transmission efficace et opérationnelle des compétences.

Quels sont les outils à mettre en place pour capitaliser la transmission des savoirs ?

Pour préserver la mémoire collective de l’entreprise – dans la mesure ou les collaborateurs qui partent à la retraite sont souvent là depuis un moment, et ont connaissance de la genèse de l’entreprise, ou de la genèse de certains projets-   des ateliers de partage d’expérience peuvent être organisés, favorisant l’interaction et le transfert des connaissances au sein des équipes.

Des réunions de type “lessons learned” permettent de structurer ces échanges et de capturer les informations stratégiques pour l’avenir. Ces sessions peuvent être complétées par la mise en place de répertoires de bonnes pratiques et de supports écrits ou audiovisuels pour garantir un accès pérenne aux savoirs du salarié partant en retraite.

La gestion de la communication interne et du climat social

Un départ à la retraite est un moment marquant, tant pour le salarié concerné que pour l’ensemble de l’équipe. Une communication bienveillante et une organisation adaptée permettent de valoriser son parcours tout en maintenant un bon climat social.

L’information de l’équipe

Il est essentiel d’annoncer officiellement le départ du salarié en amont afin que chacun puisse s’y préparer. Cette communication peut être faite via une réunion d’équipe, un mail interne ou encore une note d’information.

L’annonce doit être positive et mettre en avant le parcours du salarié, ses années d’ancienneté, ses réalisations majeures et son impact sur l’entreprise Une bonne communication interne permet d’éviter toute confusion et de renforcer le sentiment d’appartenance des équipes.

L’organisation d’une fête de départ à la retraite

Pour marquer la fin de carrière du salarié, l’organisation d’un pot de départ, d’un déjeuner d’équipe ou d’un événement convivial est fortement recommandée.

Ces moments permettent de célébrer les contributions du collaborateur et de lui témoigner de la reconnaissance. Des messages de remerciement peuvent être rédigés sous forme de discours, de cartes signées par les collègues ou encore de vidéos souvenirs. Ce type d’attention favorise un climat social positif et laisse une image valorisante de l’entreprise

Maintenir la motivation et la cohésion dans l’équipe

Gérer un départ à la retraite d’un salarié expérimenté peut être source d’inquiétude pour l’équipe, notamment si des responsabilités sont redistribuées ou si un remplaçant doit être recruté.

Il est donc important d’anticiper la transition en informant les salariés sur la suite des événements : remplacement, réorganisation interne, évolution des missions est d’éviter toute perte de motivation et de garantir une période de transition fluide et rassurante.

Quel accompagnement pour le collaborateur sortant ?

L’accompagnement par l’entreprise du collaborateur sortant est un soutien essentiel. Un passage à la retraite constitue un changement majeur dans la vie d’un salarié.

Dans cette transition, l’employeur peut jouer un rôle clé en offrant un soutien adapté, en facilitant les démarches administratives et en maintenant, si pertinent, un lien avec l’entreprise.

Gérer un départ à la retraite : apporter un soutien psychologique et professionnel

L’accompagnement du salarié vers la retraite ne se limite pas aux formalités administratives. Certaines entreprises proposent même un coaching de transition, ou des ateliers préparatoires afin d’aider le futur retraité à mieux appréhender cette nouvelle étape.

L’objectif est de lui permettre de se projeter positivement dans l’après-retraite, en abordant des sujets tels que le bien-être, les activités post-professionnelles, ou encore l’engagement dans des associations ou des projets personnels.

La facilitation des démarches

Les formalités liées à la retraite peuvent être complexes.

L’employeur a tout intérêt à mettre à disposition des guides ou des contacts utiles pour aider le salarié à effectuer ses démarches auprès des caisses de retraite complémentaires (Agirc-Arrco, Ircantec) et du régime général de la Sécurité sociale (CNAV).

Il peut également orienter le collaborateur vers des organismes d’aide spécialisés, comme les associations de retraités ou les centres d’information retraite pour un accompagnement personnalisé.

La possibilité de maintenir le lien

Selon les besoins de l’entreprise et les souhaits du salarié, il est possible de conserver un lien professionnel post-retraite.

Certaines entreprises proposent aux anciens salariés d’intervenir ponctuellement en tant que consultants ou formateurs, valorisant ainsi leur expertise tout en répondant à des besoins internes spécifiques.

De plus, inviter les anciens collaborateurs à des événements majeurs de l’entreprise (cérémonies, conventions, anniversaires d’entreprise) permet de maintenir une dynamique de reconnaissance et d’engagement.