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Dirigeants d’entreprise : pouvez-vous embaucher un stagiaire ?

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Vous êtes en plein développement de votre nouvelle création d’entreprise ou encore un dirigeant en mal de visibilité financière ? L’idée d’embaucher un stagiaire est une solution pour bénéficier d’un coup de pouce provisoire et à moindres frais.

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Dirigeants d’entreprise : pouvez-vous embaucher un stagiaire ?

Attention tout de même ! La loi du 10 juillet 2014 encadre strictement le statut de stagiaire. Quota, montant de la gratification et régime social, le blog du dirigeant clarifie l’embauche d’un stagiaire en entreprise.

L’embauche d’un stagiaire en entreprise : attention au quota

La loi du 10 juillet 2014 relative au développement, à l’encadrement et à l’amélioration du statut des stagiaires fixe le nombre maximum de stagiaires qu’une entreprise peut employer sur une même semaine civile. Suite à un décret paru fin d’année 2015, ce quota s’élève à :

  • 15 % de l’effectif pour les entreprises dont le nombre de salariés est supérieur ou égal à 20
  • 3 stagiaires pour les entreprises dont l’effectif est inférieur à 20 salariés

Le quota s’applique pour les conventions de stage signées après le 29 octobre 2015. Les conventions qui ont été signées avant cette date ne sont pas concernées, même si elles sont encore en cours.

Notez qu’une dérogation au quota est possible, par arrêté émis par l’académie, concernant une convention de stage signée avec des élèves des établissements secondaires pour des périodes de formation en milieu professionnel. Le nombre de stagiaires que l’entreprise peut accueillir sur une semaine s’élève alors à :

  • 20 % de l’effectif lorsque celui-ci est supérieur ou égal à 30
  • 5 stagiaires lorsque l’effectif est inférieur à 30 salariés

L’embauche d’un stagiaire en entreprise : trois stagiaires par tuteur

En plus du quota, un salarié de l’entreprise qui endosse la fonction de tuteur ne peut pas suivre plus de trois stagiaires en même temps.  Idem, ce plafond s’applique pour les conventions de stage signées après le 29 octobre 2015.

L’embauche d’un stagiaire en entreprise et les gratifications

Dirigeants d’entreprise : pouvez-vous embaucher un stagiaire ?Lorsque le stagiaire effectue plus de 308 heures de présence effective dans l’entreprise, soit l’équivalent de 2 mois consécutifs ou non, l’entreprise devra lui verser une gratification. Celle-ci s’élève à :

  • minimum 3,60 euros par heure pour les conventions de stage signées après le 1er septembre 2015
  • minimum 3,30 euros par heure pour les conventions de stage signées avant le 1er septembre 2015

La gratification est exonérée de cotisations sociales jusqu’à 3,60  (ou 3,30 euros selon la date de signature de la convention de stage). Idem lorsque la gratification est facultative. La partie supérieure aux montants minimums est soumise aux cotisations sociales URSSAF.

Notez que la contribution patronale au financement des organisations syndicales n’est jamais due par l’entreprise pour l’embauche d’un stagiaire, ce dernier n’ayant pas le statut de salarié.

L’embauche d’un stagiaire en entreprise et les jours de congé

L’embauche d’un stagiaire en entreprise nécessite de lui attribuer des jours de congé lorsque la durée du stage est supérieure à 2 mois.

L’embauche d’un stagiaire en entreprise et les tickets restaurant

L’embauche d’un stagiaire en entreprise nécessite de lui donner accès à son comité d’entreprise, à sa cantine ou de lui fournir des tickets restaurant dans les mêmes conditions que ses salariés, y compris lorsque les stagiaires ne perçoivent pas de gratification. Dans ce dernier cas, aucune contribution sociale n’est due lorsque la valeur totale des tickets restaurants dont bénéficie le stagiaire est inférieure à la valeur totale de la gratification qu’il aurait pu percevoir en se basant sur le montant minimum imposé (3.30 ou 3.60 euros selon la date de signature de la convention de stage).

Par exemple :
Un stagiaire dont la convention a été signée le 30 novembre 2015 a effectué 15 jours de stage et bénéficié de 15 tickets restaurant d’une valeur unitaire de 7 euros.

15 * 7 = 105 euros

N’ayant pas réalisé l’équivalent de 2 mois de stage en entreprise cette dernière ne lui verse aucune gratification. Si elle l’avait fait, en se basant sur le minimum imposé (soit 3,60 euros l’heure), elle lui aurait versé au total : 3,60 * 7 heures de travail par jour * 15 jours = 378 euros

Le total « ticket restaurant » est inférieur au total « gratification ». Dans ce cas, aucune cotisation ni contribution n’est due.

L’embauche d’un stagiaire en entreprise et les titres de transport

Comme pour ses salariés, l’entreprise est tenue de prendre en charge la moitié de l’abonnement transport des stagiaires. La prise en charge est exonérée de cotisations sociales.

La durée maximum d’un stage

Sauf dérogation, la durée maximum d’un stage ne peut pas être supérieure à 924 heures, soit l’équivalent de 6 mois consécutifs ou non, par stagiaire, par année d’enseignement et dans une même entreprise d’accueil. Les jours de congé et les autorisations d’absence sont pris en compte dans le délai.

Enfin, notez que l’inspection du travail est susceptible de vérifier la bonne application de la loi concernant l’encadrement de votre stagiaire. En cas de manquement à une obligation, l’inspecteur transmettra l’information à la DIRECCTE (Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi) qui décidera de l’application d’une sanction administrative ou non.

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