L'importance de la fiche de poste pour une gestion efficace des ressources humaines

Qu’est-ce qu’une fiche de poste ?

La fiche de poste est un document interne à votre entreprise qui joue un rôle essentiel dans la gestion des RH et l’organisation du travail. Elle récapitule les missions et responsabilités d’un salarié en fonction de son rôle au sein de l’entreprise.

Autrement dit, c’est une description exhaustive de ce que l’on attend d’un employé dans une fonction spécifique.

Pourquoi c’est important, et pas uniquement en recrutement ?

• Gain de temps dans le processus de recrutement

La fiche de poste permet de définir clairement les compétences, expériences, et qualités requises pour le poste à pourvoir. Lorsqu’elle est réalisée en amont du processus du recrutement, cela facilite la rédaction d’une annonce précise, limite le nombre de candidatures non pertinentes, et accélère la sélection des candidats adéquats, optimisant ainsi le temps et les ressources de l’entreprise.

• Véritable base de réflexion pour identifier les contours d’un poste et donc un éventuel besoin de recrutement

La création d’une fiche de poste (même dans le cadre d’une première embuche) oblige à une analyse approfondie du besoin réel au sein de l’entreprise. En clarifiant les responsabilités et les attentes, elle peut révéler des opportunités de mobilité interne, permettant de repositionner un collaborateur existant au lieu de lancer un processus de recrutement externe, ce qui peut être plus rapide et plus économique.

• Outil clé de management : clarté sur la mission, le périmètre, le niveau de responsabilité, les attendus

Une fiche de poste bien rédigée offre une vision claire des missions, des périmètres d’intervention, des niveaux de responsabilité et des objectifs attendus. Elle devient ainsi un guide pour les managers et les collaborateurs, facilitant la communication, la répartition des tâches, et la définition des priorités au quotidien.

• Permet de poser un cadre, et donc de sanctionner d’éventuels comportements qui ne le respectent pas

La fiche de poste est également un outil utile pour communiquer sur les valeurs, et la philosophie de l’entreprise qui recrute. Elle permet de donner le ton et l’ambiance aux éventuels collaborateurs. La rédaction d’une fiche de poste dans l’esprit attendu des candidats est donc un critère indispensable à un recrutement réussi.

Elle permet également de fixer les attentes quant aux missions et performances du nouveau collaborateur, et d’avoir un document auquel se référer ultérieurement si besoin.

• Peut servir de base d’échange lors des entretiens annuels & professionnels !

La fiche de poste sert de point de départ pour les discussions lors de la préparation des entretiens annuels, ou professionnels et leurs déroulements. Elle permet de faire un bilan des réalisations par rapport aux objectifs fixés, d’identifier les axes de développement pour l’avenir, et d’ajuster, si nécessaire, les missions en fonction des évolutions du poste ou de l’entreprise.

• Alignement avec le marché : rester au top par rapport au marché pour tout ce qui est les intitulés de poste, les rem etc

En mettant régulièrement à jour les fiches de poste, l’entreprise peut s’assurer que les intitulés, les responsabilités, et les rémunérations sont en phase avec les standards du marché. Cela aide non seulement à attirer et retenir les talents, mais aussi à maintenir la compétitivité de l’entreprise sur le marché du travail.

• Le document donne une visibilité au collaborateur sur son rôle et sa place dans l’entreprise

La fiche de poste donne au collaborateur une compréhension claire de son rôle au sein de l’entreprise, de ses responsabilités et de ses perspectives d’évolution. Elle permet de renforcer son engagement en lui offrant une vision précise de sa contribution à la réussite collective, tout en clarifiant les attentes à son sujet.

Que contient une fiche de poste ?

Afin de créer une fiche de poste complète et utile, il est important d’y inclure plusieurs mentions clés. Ces éléments permettent non seulement de définir clairement le poste, mais aussi de faciliter le processus de recrutement, d’intégration et de gestion des performances.

Voici les principales mentions à insérer dans une fiche de poste pour garantir son efficacité et sa pertinence.

• Intitulé de poste
• Position hiérarchique : place dans l’organigramme
• Niveau de responsabilité
• Conditions de travail : Horaires, lieu de travail, équipements mis à disposition
• Environnement de travail
• Description des missions
• Perspectives d’évolution
• Contraintes du travail : fréquence des déplacements, horaires décalés…
• Formation / diplôme recherchées
• Compétences techniques (must have) et qualités requises (must be)
• Niveau d’expérience professionnelle requis pour ce poste

Qui doit rédiger la fiche de poste ?

Notre recommandation : rédiger ce document à quatre mains, en collaboration étroite entre le manager et l’équipe RH. Cette approche collaborative permet de croiser les perspectives, d’aller plus loin dans la réflexion, et d’intégrer les nuances liées à la réalité opérationnelle du poste.

 Le manager apporte une connaissance précise des missions et des objectifs à atteindre, tandis que l’équipe RH assure que la fiche de poste est alignée avec les standards de l’entreprise, les politiques de gestion des talents, et les pratiques de marché.

Autre bon conseil : faites relire la fiche par le collaborateur concerné une fois qu’elle est (quasi) finalisée. Cette relecture permet de valider l’adéquation entre les attentes du management et la perception du collaborateur sur son rôle.

C’est aussi une opportunité d’ajuster certains détails pour mieux refléter les réalités du terrain, renforcer l’engagement du collaborateur, et s’assurer que le document reflète fidèlement les missions, les responsabilités, et les conditions de travail.

Enfin, n’oubliez pas que la fiche de poste est un document vivant : elle doit être revue et ajustée régulièrement en fonction des évolutions du poste, des projets de l’entreprise, et des aspirations du collaborateur. Cette flexibilité garantit que le poste reste en adéquation avec les besoins de l’entreprise et les compétences du collaborateur.

Est ce que la fiche de poste est obligatoire ?

Non elle n’est pas obligatoire mais fortement conseillée. Bien qu’aucune législation n’impose sa création, elle reste un outil indispensable pour toute organisation souhaitant structurer et optimiser la gestion de ses ressources humaines.

La fiche de poste est un outil essentiel pour structurer les rôles au sein de votre entreprise. Elle vous aide lors de vos recrutements, clarifie les responsabilités et sert de base de réflexion pour le management et les entretiens annuels. Même si elle n’est pas obligatoire, sa création collaborative entre managers et RH assure un alignement des attentes et des objectifs. Utilisée efficacement, elle permet de faire correspondre les compétences internes aux besoins de l’entreprise et aux exigences du marché.

Article rédigé par la Recrue,
Service RH expert pour entreprises ambitieuses !