Comment préparer un entretien annuel ? Conseils pratiques

Qu’est-ce qu’un entretien annuel ?

L’entretien annuel est une réunion structurée et organisée entre un collaborateur et son supérieur hiérarchique. Cette rencontre a traditionnellement lieu une fois par an, mais de plus en plus d’entreprises en proposent 2 par an.

Il vise à évaluer les performances du collaborateur sur la période écoulée, tout en mettant l’accent sur son développement professionnel et personnel. Au-delà d’une simple revue des objectifs atteints et des compétences acquises, l’entretien annuel donne le cadre pour fixer de nouveaux objectifs et se projeter sur la période suivante.

C’est un moment privilégié qui permet un échange ouvert et constructif, favorisant ainsi l’alignement des aspirations individuelles avec les objectifs stratégiques de l’entreprise. En somme, l’entretien annuel est un outil crucial pour le développement des talents, la motivation des employés et la gestion efficace des ressources humaines.

Longtemps diabolisé, l’entretien annuel a souvent été redouté tant par le collaborateur que le manager car il était vu comme le moment de l’année où on réglait ses comptes ou demandait une augmentation. À l’heure où les entreprises font évoluer leur process et leurs méthodes, il est grand temps de revoir les entretiens et d’en faire un moment d’échange, de construction commune et de partage !

Quel entretien est obligatoire dans une entreprise ?

L’entretien annuel n’est pas obligatoire, mais il est fortement recommandé, notamment dans un marché du travail compétitif. Il est dirigé par le manager, et permet d’évaluer les performances et de planifier l’avenir.

Par contre, l’entretien professionnel est légalement obligatoire depuis 2014 (article 6315-1 du Code du travail), généralement mené par les RH, il informe sur la VAE et le CPF. Il doit avoir lieu tous les deux ans à la date anniversaire de l’entrée du collaborateur dans l’entreprise. Il a pour objectif de se concentrer sur le projet professionnel du collaborateur.

Comment préparer les entretiens annuels de ses équipes ?

La préparation en amont des entretiens annuels est essentielle pour en maximiser l’impact. Anticiper les thèmes, évaluer les performances passées, et réfléchir aux axes de développement permettent d’être concis et pertinents lors de la rencontre. Cette préparation démontre le sérieux de l’entreprise, renforce la confiance mutuelle et favorise l’engagement envers les objectifs. En somme, une préparation rigoureuse est la clé du succès pour des entretiens annuels réussis.

Voici plusieurs conseils pratiques pour aborder votre campagne d’entretiens annuels sereinement :

• Construire une trame commune à toute l’entreprise (une pour l’entretien annuel et une pour l’entretien professionnel) : cela est indispensable pour assurer l’égalité au sein des équipes.
• Impliquer les managers dans la démarche : si vous voulez obtenir leur adhésion et faire en sorte qu’ils s’impliquent réellement dans ce projet, il est important de recueillir leurs besoins, ce qu’ils souhaitent évaluer, faire vivre la trame chaque année, et encore mieux la construire avec eux.
• Mettre les trames à disposition de tous : le fait que ces documents soient accessibles à tous et qu’ils deviennent un outil de management partagé permet d’ancrer les entretiens dans le quotidien de l’entreprise et d’en faire un réflexe.
• Faire un rétroplanning pour l’année : ces moments forts de l’année prennent du temps. Il est donc essentiel de programmer ces phases d’entretien.

Les entretiens annuels se déroulent par session, en général en fin d’année ou tout début d’année. En effet, il s’agit de faire le bilan de l’année et de se projeter pour l’année à venir. Charge à vous de définir le bon calendrier selon les habitudes de votre entreprise.

Les entretiens professionnels quant à eux sont déterminés par la date d’ancienneté du collaborateur. Ils s’étalent donc en principe toute l’année.

Comment bien communiquer et engager vos équipes ?

Pour que vos entretiens annuels se déroulent bien et soient adoptés par vos collaborateurs, il est crucial de sensibiliser vos équipes. En effet, tout au long de l’année, chacun de vos collaborateurs est amené à animer ou à participer à ces moments d’échange et de partage.

Voici quelques conseils pour embarquer vos collaborateurs dans cette démarche :

• Avec les managers : les accompagner s’ils en ressentent le besoin, faire une piqûre de rappel sur l’objectif de chaque entretien
• Avec les collaborateurs : informer sur les périodes d’entretien, les objectifs, l’implication essentielle de chacun
• Message global : les entretiens annuels individuels & entretiens professionnels ne sont plus (comme il y a quelques années encore) les seuls temps forts de l’année pour s’exprimer et communiquer avec son manager. Il est primordial de le faire toute l’année et de ne pas contenir ce qui ne va pas pendant 1 an. Sinon, ces entretiens sont redoutés tant par les collaborateurs que par les managers !

Les entretiens annuels individuels & entretiens professionnels sont un temps d’échange entre le collaborateur et le manager. En principe, pas de surprise sur ce qui va et ce qui ne va pas. Il doit juste s’agir d’un récapitulatif et d’un ajustement.

La préparation des entretiens annuels est un des éléments clés du succès de ceux-ci. Une campagne d’entretiens annuelle efficace et bien préparée vous donnera les ressources nécessaires pour aborder votre année sereinement.

Gestion externe des entretiens annuels : un atout potentiel pour votre entreprise.

La réussite des entretiens annuels repose souvent sur un pilier essentiel : le conseil et l’accompagnement. Être conseillé par des experts externes pour aider vos managers à préparer vos entretiens annuels présente des avantages considérables, notamment si vous ne disposez pas d’un service RH dédié. 

En collaborant étroitement avec des professionnels des ressources humaines, vous pouvez élaborer une stratégie adaptée à la culture et aux besoins spécifiques de votre entreprise. Des conseils avisés peuvent vous aider à éviter les pièges courants tels que le manque de préparation, le défaut de communication ou le manque de suivi. 

Cette démarche offre non seulement un gain de temps significatif, libérant ainsi votre équipe pour se concentrer sur les tâches essentielles de l’entreprise, mais également une expertise spécialisée qui peut apporter un regard neutre et objectif sur les performances et les besoins de vos collaborateurs.

En bref, quels sont les enjeux d’un entretien annuel ?

Les entretiens annuels sont des occasions essentielles pour évaluer les performances, fixer des objectifs et renforcer l’engagement au sein de l’organisation. En les abordant comme des moments d’échange constructif et de développement, les entreprises peuvent favoriser la motivation des employés et améliorer leur performance globale. 

En investissant dans une préparation adéquate et en impliquant activement managers et collaborateurs, les entretiens annuels deviennent des outils puissants pour promouvoir la croissance organisationnelle à long terme

Article rédigé par la Recrue,
Service RH expert pour entreprises ambitieuses !