Management : comment définir la mission d'un collaborateur ?

Comment définir le cadre d’une mission ? Le blog du dirigeant vous donne sa méthode.

Savoir déléguer : La mission du collaborateur confiée doit être précise

Logique ! Un collaborateur qui ne sait pas exactement ce pour quoi il a été missionné aura peu de chances de répondre à vos attentes. Une mission imprécise génère un résultat aléatoire. À l’inverse, une mission claire nette et précise a toutes ses chances d’engendrer un résultat clair, net et précis.

Savoir déléguer, c’est savoir confier la bonne mission au bon collaborateur ; c’est aussi savoir exprimer clairement ses besoins !

Ne pas savoir déléguer : Les conséquences d’une mission imprécise

Une mission dont les contours ne sont pas suffisamment précis engendre des conséquences négatives, tant pour le collaborateur concerné que pour l’entreprise et ses clients.

Nous l’évoquions, un collaborateur qui ne sait pas où il va a peu de chances de répondre à votre besoin. Il ne se sentira pas à la hauteur de vos attentes, il sera en situation d’échec et perdra confiance en ses compétences. Perte de confiance signifie perte de motivation, baisse des initiatives, peur du changement et négativisme ! Autant de réactions néfastes à la bonne performance d’une entreprise !

Évidemment, au-delà de ces considérations humaines, une mission qui n’atteint pas son objectif est une perte directe de temps et d’argent.

Savoir déléguer : Comment encadrer une mission

Savoir déléguer consiste donc aussi en la capacité du manager à définir les contours de la mission. 

Pour ce faire, vous devrez agir avec organisation et rigueur.

Exercice préparatoire à l’encadrement

Définir le cadre d’une mission oui, encore faut-il le connaître. Faites le tri ! Notez toutes vos idées, vos besoins, vos objectifs puis hiérarchisez-les selon leur niveau d’importance ou d’urgence. Une mission précise est une mission qui ne mêle pas une multitude d’objectifs distincts sans liens entre eux. À chaque collaborateur la responsabilité d’une mission et d’un objectif clair et net.

Les missions identifiées doivent rejoindre une même vision. Leur raison d’être pourra alors être expliquée au collaborateur qui comprendra que sa mission est importante dans ce contexte plus vaste qu’est l’organisation de l’entreprise et ses enjeux (où va l’entreprise et pourquoi).

Définir le cadre de la mission

Pour synthétiser, votre collaborateur doit savoir :

• Quoi faire (le cœur de la mission)
• Pour quoi (quel est l’objectif – le besoin – le résultat attendu)
• Pour qui (service ou personne en attente du résultat)
• Pour quand (délai imparti)

Reste la question :

• Comment (comment faire pour atteindre cet objectif : moyens et ressources déployés, outils utilisés…)

Et c’est ici qu’un bon manager saura laisser l’initiative à son collaborateur.

 Autant la mission confiée doit avoir des contours stricts, autant la manière d’obtenir cet objectif ; la méthode mise en place peut être laissée aux mains de votre collaborateur.

Pourquoi laisser le collaborateur décider du « comment »

C’est en donnant pleine liberté d’action à votre collaborateur que vous lui insufflerez la motivation nécessaire à l’atteinte de l’objectif. 

C’est en montrant votre confiance en ses compétences qu’il se sentira pleinement investi dans sa mission.

« Pour quoi » : l’objectif doit être chiffré

De plus, l’objectif final doit être chiffré et mesurable.

 Le collaborateur saura alors exactement où il en est et ce qui lui reste à accomplir pour répondre à votre besoin. Idem pour les délais !

N’hésitez pas à mettre en place des objectifs et des délais intermédiaires qui vous permettront de faire le point régulièrement sur l’état d’avancement de la mission.

Savoir déléguer : Mettre en place le cadre de la mission du collaborateur

Une fois le cadre de la mission définie, c’est à vous de mettre en place les outils qui serviront à respecter ce cadre.

 Vous devrez :

• Développer un outil de reporting pour récolter et analyser les différentes données, pour valider que votre collaborateur répond aux objectifs intermédiaires dans les délais, puis qu’il atteint son objectif final
• Mettre en place des actions correctrices si les objectifs ne sont pas atteints par le collaborateur (il se peut aussi que vous deviez revoir vos propres besoins s’il s’avère que ceux-ci sont incompatibles avec la réalité)
• Mettre en place un outil de communication avec votre collaborateur (mail, chat, application dédiée à la gestion de projet…)
• Rester disponible et ouvert au dialogue

Vous l’avez compris, savoir déléguer est plus qu’un exercice, c’est une véritable compétence… Qui s’apprend !

 En appliquant une méthode stricte, en restant clair avec vos objectifs et vos ambitions, vous ne pourrez que devenir un bon manager. À vous de jouer !