Animer une réunion

Cela suppose non seulement un savoir-faire et un savoir-être, mais aussi un matériel et un espace bien adapté.
Comment (bien) animer une réunion ? Quels sont les prérequis et axes de préparation ? Le blog du dirigeant vous donne ses astuces.

Fixer le cadre de votre réunion (en détail)

L’animateur qui souhaite organiser une réunion doit précisément en connaître les raisons.

 Il doit être en mesure de fixer les objectifs escomptés et d’établir, à l’écrit, son ordre du jour en listant tous les points à aborder en ce sens. Il doit également fixer la date, l’heure et le lieu de la réunion, sans oublier sa durée probable.

Différentes formes de réunion

De même, le type de réunion doit être précisé. On évoque de manière générale :

• les réunions de présentation (d’un concept, d’un projet, d’un événement à venir…)
• les réunions logistiques ou d’organisation (d’un projet, d’une mission ; pour répartir les tâches entre les participants, fixer les délais…)
• les réunions créatives ou de brainstorming (pour trouver des idées, avancer sur un concept, solutionner un problème…)

Toutes ces informations doivent être communiquées aux participants, suffisamment en avance pour qu’ils puissent préparer leurs idées et organiser leur intervention.

Le choix de la salle et de l’horaire de réunion : Un détail qui a son importance !

Tenir une réunion dans un lieu qui respecte les conditions ergonomiques contribue à la genèse de bonnes idées et favorise le déroulement de la réunion dans un climat sain.

 Dans le cas inverse, des participants mal à l’aise, qui se sentent enfermés, ont trop chaud, trop froid, sont mal assis… Seront moins enclins à participer aux débats et à vouloir s’investir dans la réunion.
On travaille mieux le matin que l’après midi, c’est prouvé. Préférez donc les réunion matinales. si vous êtes contraints de faire votre réunion l’après midi, pensez à adopter une plus grande dynamique en travaillant son rythme.

La présentation des participants

Lorsque tous les participants ne se connaissent pas, un tour de table s’avère indispensable pour présenter tout le monde à tout le monde, mettre à l’aise, créer un sentiment de familiarité.

 L’animateur ne doit pas hésiter à se présenter en premier lieu pour donner le ton : montrer le temps à utiliser et les informations à divulguer pour sa propre présentation.
Mais attention de ne pas s »étaler dans une présentation fleuve, soyez attentif à conserver un certain dynamisme.

Le choix de l’introduction

Une bonne introduction permet d’instaurer un climat bienveillant d’échange.

 Cette introduction peut porter sur l’utilité de cette réunion, son objectif et la vision ou la mission globale dans laquelle elle s’inscrit.

Les points difficiles en premier lieu

Après avoir fait les présentations et le rappel de l’utilité de la réunion, l’animateur doit aborder le vif du sujet en commençant par les points les plus difficiles et les plus sensibles.

 C’est important de débuter par les aspects délicats pour profiter du niveau élevé de l’attention des participants, qui ira en déclinant au fur et à mesure du temps. Les sujets les moins essentiels seront traités juste avant la clôture de la réunion.

L’équilibre des échanges

Parfois, l’animateur fait face à des personnes qui aiment parler et/ou parlent trop alors que d’autre peinent à prendre la parole. Le défi pour l’animateur est de réussir à équilibrer les échanges, canaliser les caractères forts et mettre les personnes les plus timides ou introverties en confiance, pour qu’elles puissent, elles aussi, exprimer leurs idées. (Une astuce, pour inciter une personne en particulier à parler, adressez-lui des questions simples ou fermées en premier lieu).
Une autre technique consiste, pour l’animateur, à confier à un participant la tâche de surveiller les échanges et de faire signe si la règle de l’équilibre des interventions n’est pas respectée ou si le chronomètre fixé au départ dépasse le temps réglementaire de parole pour une personne.

La chasse à la monotonie

Pour une animation réussie, l’animateur doit chercher à casser la routine par l’introduction de certains supports informatiques ou vidéos permettant de visualiser les exemples et chiffres donnés.

 Le PowerPoint est décrié, au profit d’autres supports plus ludiques.

Les outils et supports qui accompagnent la réunion

Pensez aux supports : documents distribués aux participants, mais aussi application digitale collaborative où chacun pourra déposer les documents qu’il estime intéressants pour la réunion(ou après la réunion, pour la conduite du projet qu’elle concerne)… récapitulatif écrit des points abordés… Vous devrez d’ailleurs nommer un ou plusieurs rédacteurs pour prendre des notes en cours de réunion !

Pour les applications collaboratives de stockage, pensez à Google Drive ou Dropbox (gratuits). Pour la prise de note, sachez qu’il existe aujourd’hui de multiples applications dédiées à la prise de note collaborative ! Chacun rédige les informations qu’il souhaite sur son propre ordinateur ou tablette et les éléments écrits apparaissent en temps réel sur un support commun.

Accueillez vos collaborateurs dans une salle éclairée, propre et bien équipée en matériel de bureau (tables, chaises, tableau blanc…). Une réunion qui se déroule dans un lieu hospitalier sera agréable pour l’animateur et les participants.

Le respect de la durée de la réunion

Certains animateurs ne signalent la fin de la réunion que si la totalité des points notée sur l’ordre du jour est épuisée, en dépit de la durée convenue en amont.

Cette pratique frappe la notoriété de l’animateur et ne favorise pas un échange en profondeurs par les collaborateurs, surtout pour les réunions à venir. Alors, pour combler ce problème, l’animateur peut faire une récapitulation des décisions prises et reporter les points restant à un nouvel événement qu’il organisera ultérieurement.

L’animation des réunions est à la fois un art et un événement qui suit des méthodes pragmatiques. Si nous avons invoqué quelques techniques pouvant participer à la réussite de la réunion, la part de l’art reste le déterminant majeur. Le mieux est encore de commencer par les bases de la réussite et de peaufiner votre art des interventions en public avec le temps !

Adaptez-vous a votre auditoire

Les habitude changent, pensez à adapter votre discours et votre animation en fonction de votre auditoire. Pensez par exemple à adopter une attitude plus détendue (cool) lorsque votre auditoire est jeune, il n’en sera que plus réceptif.