Comment marquer les esprits lors d’une réunion ?

Par Laurent Dufour, le 22/03/2021

Vous avez envie d’organiser un événement professionnel comme une soirée d’entreprise, un séminaire, un repas d‘affaire ? Si vous souhaitez marquer l’esprit de vos invités, il vous faut sortir de l’ordinaire. Faire en sorte que le moment soit à la fois unique et marquant.

réunion atypique

Les rencontres professionnelles sont généralement des événements importants et marquants qui peuvent avoir des enjeux stratégiques, managériaux ou commerciaux. S’attacher à les rendre uniques et exceptionnels contribue à rentabiliser l’investissement qu’ils représentent.

Comment faire en sorte que votre événement soit exceptionnel ?

S’il est important de travailler votre discours, l’accompagner d’actes qui sortent de l’ordinaire aideront à montrer l’importance que vous portez au sujet abordé mais aussi aux participants que vous avez conviés pour l’occasion.

Pour cela vous pouvez faire venir des personnalités importantes et reconnues, prévoir une organisation spécifique (buffet, serveur, restaurant…) ou choisir un endroit incontournable et/ou atypique pour réaliser votre événement !

Que ce soit pour des clients, des partenaires ou des collaborateurs de l’entreprise, changer l’environnement des rencontres habituelles vous aidera à atteindre votre objectif.

En effet, organiser une réunion dans un endroit spécifique permet de se concentrer sur le message que vous souhaitez transmettre et de l’évoquer avec plus de recul.

Ce type d’événement peut aussi être l’occasion de consulter et/ou travailler avec les personnes présentes. Des ateliers de brainstormings, de Design Thinking ou de réflexion peuvent contribuer à trouver de nouvelles idées, recueillir les avis et attentes des clients, renforcer les partenariats avec les fournisseurs, ou même trouver de nouveaux partenaires.

Par ailleurs, organiser un événement exceptionnel contraint l’équipe organisatrice à un travail de préparation plus fouillé et précis. Lorsque l’évènement vise les salariés de l’entreprise, changer d’air permet contribuer à une plus grande motivation, un regain de créativité et d’efficacité. C’est aussi une démarche managériale qui contribue à souder les équipes, renforcer les échanges entre les services et redéfinir les objectifs communs.

Vous voulez que votre message reste dans les esprits ? Qu’il soit compris et retenu par vos collaborateurs ? Il faut alors travailler le message et le lieu dans lequel il sera communiqué.

Un message de qualité, diffusé dans un lieu en adéquation avec son idée principale, dans un lieu atypique ou marquant, aura une portée nettement plus importante que s’il est réalisé dans le cadre d’un événement habituel dans les locaux de l’entreprise.

Osez changer les habitudes, montrez l’importance que vous portez aux sujets abordés. Trouver un lieu atypique aidera à marquer les esprits sur le long terme !

Pourquoi opter pour un endroit atypique ?

Accueillir vos partenaires dans un lieu atypique servira plusieurs objectifs en même temps :

  • Marquer les esprits,
  • Gagner en crédibilité,
  • Remercierles participants afin de les encourager à continuer leurs efforts.

Par ailleurs, la particularité du lieu peut faire sens auprès des partenaires de l’entreprise afin d’entretenir et développer les relations existantes ou aux collaborateurs afin de renforcer leur motivation, leur adhésion au projet et à la vision de la direction.

Lorsque qu’un événement est bien organisé, dans un cadre pertinent et appuyé par une communication de qualité, les sentiments d’importance et de reconnaissance peuvent booster les partenaires comme les collaborateurs.

De plus, choisir une salle hors lieu de travail habituel peut être un atout logistique lorsque vous ne disposez pas de tous les équipements nécessaires à une formation ou réunion.

Comment trouver la salle idéale pour votre réunion ?

La France est un pays très centralisé, beaucoup d’entreprise sont localisées à Paris, pour se faire une place il faut savoir se distinguer des autres. Pour autant, se différencier, par exemple en trouvant une salle de réunion atypique à Paris n’est pas toujours facile.

Comment choisir votre salle ?

Plusieurs caractéristiques peuvent rendre une salle atypique :

  • L’ambiance peut être décalée, originale ou formatrice,
  • Les services peuvent être plus ou moins haut de gamme,
  • L’emplacement peut être particulier : historique, grandiose, déconcertant, rare, …

Lorsqu’on choisit de se démarquer, il est important que la caractéristique de la salle de réunion choisie soit en cohérence avec le sujet de l’événement et l’activité de l’entreprise.

Imaginons que votre entreprise soit dans le secteur de l’invention et de la technologie, vous pouvez opter pour une salle ultra connectée, avec des drones, des robot connectés, des hologrammes, etc …

Une entreprise qui veut se lancer dans l’éco responsabilité peut opter pour une salle pleine de végétation.

Vous pouvez également jouer sur l’originalité, une déco attrayante, à thème etc…

A vous de choisir quelle salle vous correspond le mieux : taille, ambiance, style, environnement, image, …

Quelle taille de salle choisir ?

La taille de la salle ou vous allez accueillir vos convives est importante. Elle doit évidemment être proportionnelle au nombre de convives.

Une trop grande salle peut être froide et impersonnelle, cela risque d’intimider voire complexer certains invités. A l’inverse, une salle trop petite crée une trop grande proximité qui nuit au but recherché. Une salle adaptée au nombre de personnes présente installe un climat de bien-être et de confiance. Ainsi votre message passera mieux.

Choisissez la formule la mieux adaptée par rapport à la durée du séjour et au lieu. Quel type de restauration faut-il inclure ? Un bon restaurant, une activité originale ou sensationnelle, une soirée festive, un domaine coupé du monde…

Trouver une salle adaptée à votre événement, permet d’offrir un dépaysement total pour que vos invités se souviennent de ce bon moment intègrent le message que vous souhaitez communiquer et le partagent autour d’eux.

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Laurent Dufour

Fondateur du site Le Blog du Dirigeant. Diplômé d’un master en management (droit, finance, marketing et gestion) et ancien cadre dirigeant, Laurent Dufour conseille et accompagne les créateurs et les dirigeants pour créer, développer et gérer leur entreprise depuis 2010.