Comment mener un entretien annuel difficile ?

Définition de l’entretien annuel

L’entretien annuel, également appelé entretien individuel d’évaluation, est une pratique RH recommandée aux dirigeants pour faire le point sur les réalisations de l’année passée et définir des objectifs communs pour l’année à venir.

L’entretien annuel, bien qu’étant une opportunité importante pour discuter des compétences, évaluer le travail du collaborateur et planifier son développement professionnel, il peut parfois ne pas se dérouler comme prévu en raison de la dimension humaine impliquée.

Comment sortir d’un entretien annuel difficile ?

Sortir d’un entretien annuel difficile peut être un vrai défi, mais il existe des stratégies efficaces pour transformer une situation tendue en une opportunité constructive.

1ère étape : Ecouter attentivement

Tout d’abord, il est essentiel de rester calme et d’écouter attentivement les commentaires et les préoccupations de votre collaborateur. Utilisez les techniques de l’écoute active*. Montrez de l’empathie et de la compréhension, même si les critiques sont difficiles à entendre.

Reformulez pour être sûr de bien comprendre. Demandez des exemples précis qui illustrent les propos de votre interlocuteur.

2ème étape : proposer des solutions

Ensuite, prenez l’initiative de proposer des solutions aux problèmes soulevés. Cela démontre votre engagement à résoudre les problèmes et votre envie d’améliorer la situation.

Proposez 2 options A et B, pour laisser votre collaborateur acteur de sa propre solution. Vous n’êtes pas obligé de proposer en live des options, mais proposez à votre interlocuteur de rediscuter du sujet quelques jours plus tard à tête reposée.

Cela vous laissera le temps de digérer le problème, le décortiquer, de réfléchir à des options de solutions, voire d’en parler à des tiers.

Ce deuxième RDV sera, sans aucun doute, constructif, source de motivation supplémentaire pour votre collaborateur qui se sentira considéré à vos yeux.

Un entretien difficile en une opportunité de croissance professionnelle

Il est possible de transformer un entretien difficile en réelle opportunité de croissance professionnelle, tant pour l’entreprise que pour le collaborateur. En pensant à long terme, en maîtrisant votre communication et vos émotions, des moments de confrontation difficiles peuvent devenir des vrais échanges constructifs pour chacun !

Comment gérer ses émotions pendant un entretien annuel difficile ?

L’entretien individuel annuel peut générer des émotions fortes, tant côté manager que collaborateur. Par exemple, en tant que responsable hiérarchique, vous pourriez être énervé par un collaborateur, déçu de l’année écoulée, stressé de devoir présenter un bilan mitigé.

De son côté, votre salarié peut être stressé avant son entretien ou ressentir de la peur.

Pour gérer vos émotions de manière professionnelle, posée et maîtrisée, nous vous recommandons d’appliquer une communication dite “non-violente”.

Les avantages d’une communication non-violente :

• se dire les choses, quel que soit le sujet
• faciliter les relations personnelles & professionnelles
• prévenir et désamorcer les conflits
• s’assurer une certaine objectivité dans chaque situation
• avoir un climat social apaisé
• ne pas avoir de tabou et encourager les feedback
• garantir une réelle objectivité

Pour cela, vous pouvez utiliser la méthode OSBD.

L’utilisation de la méthode OSBD pour bien préparer l’entretien annuel

La méthode OSBD, issue de la Communication Non Violente (CNV), est une approche qui favorise les échanges constructifs en mettant en avant les notions d’Observation, de Sentiment, de Besoin et de Demande.

Elle encourage la neutralité et l’empathie, permettant ainsi de donner et de recevoir un feedback constructif. Elle constitue un socle solide pour la résolution amiable des différends.

La méthode OSBD en détail

OBSERVATION : Partez des faits, soyez neutre et posez un constat.

SENTIMENT : Réfléchissez aux émotions que cela génère chez vous, mettez des mots sur vos sentiments

BESOIN : Une fois l’émotion identifiée, qu’est ce que cela génère chez vous comme besoin ? Par exemple, “J’ai besoin de visibilité sur ton planning”

DEMANDE : Formulez clairement une demande à votre collaborateur “je te demande de m’envoyer ton reporting chaque vendredi”.

Utiliser la communication non-violente est tout un art et sera un réel atout pour mener vos entretiens annuels de manière professionnelle, au-delà de vos émotions.