La problématique de la gestion documentaire dématérialisée

Par Laurent Dufour, le 23/03/2021

La transformation digitale est indispensable pour les entreprises actuellement. Cependant, une telle révolution est bien plus difficile qu’il n’y parait.

La GED ou gestion documentaire dématérialisée

En effet, le passage d’une gestion papier à une gestion numérique peut paraitre très chronophage et implique une immobilisation des ressources. Découvrez nos astuces pour surmonter les obstacles que vous aurez à surmonter pendant le processus de transition numérique de votre entreprise.

L’importance de l’accompagnement dans le cadre de la GED

La dématérialisation des documents dans une entreprise implique divers obstacles. Mais ils ne sont pas insurmontables, notamment grâce à l’accompagnement de votre fournisseur de logiciel. La mise en place d’un logiciel de GED (Gestion Électronique de Documents) implique toujours un accompagnement très complet afin de vous aider à numériser, organiser et trier les documents papier. Des experts s’engageront à vos côtés afin de vous familiariser avec le logiciel. Au-delà d’un simple accompagnement, les professionnels passeront en revue tous les aspects de votre organisation qui pourront être modifiés par la transition digitale afin d’aborder sereinement cette démarche.

la GEDEntre le renouvellement des équipements, la définition de nouveaux process et l’achat de nouveaux équipements, la transformation digitale et la dématérialisation des documents nécessitent un budget conséquent. C’est la raison pour laquelle il faut une réflexion approfondie et une planification du projet en amont.

Les clés de la réussite de la dématérialisation des documents

La GED est devenue une nécessité, quel que soit le secteur d’activité de l’entreprise. Voici les clés pour que la démarche de mise en place d’une GED se déroule de manière optimale.

Une définition des besoins

Avant même la mise en place d’un projet de GED, il faut prendre le temps de définir les objectifs de l’entreprise. Dans cette étape préparatoire, il faut définir les documents à traiter – factures, commandes, contrats, paie – puis trouver un référent pour le projet. Ce dernier aura pour rôle de faire le lien entre les acteurs internes et les experts.

Une réorganisation interne

La dématérialisation des documents est très chronophage et peut paraitre délicate avec la quantité importante de données à traiter. Ce qui représente un véritable chantier pour tous les acteurs de l’entreprise.

Pour aborder sereinement cette étape, une refonte de l’organisation s’avère indispensable. Cette étape consiste à définir le rôle des collaborateurs et la hiérarchie à adopter pour coordonner les étapes de la dématérialisation. Une organisation reposant sur une dimension horizontale et collaborative s’avère efficace dans le cadre de l’instauration de la GED.

Le travail collaboratif est indispensable pour optimiser la productivité par le partage du savoir. Il faut que tous les collaborateurs s’impliquent dès le commencement du projet. Le travail en équipe permet d’améliorer la production et la prise de décisions.

La familiarisation avec une circulation des informations rapide et transparente

La circulation des informations sera optimisée par la dématérialisation des documents. C’est bien entendu un point positif, mais elle peut vite devenir une contrainte. En effet, votre équipe va devoir changer le process de travail auquel elle a été habituée depuis plusieurs années. La digitalisation risque ainsi de causer de grands bouleversements.

Il faut ainsi bien préparer son équipe. Elle doit savoir que la circulation des informations se fera désormais plus rapidement et dans une plus grande transparence. Il est important de prendre le temps nécessaire pour se familiariser avec les nouvelles démarches. Les experts qui vont former les collaborateurs doivent d’ailleurs fournir un accompagnement complet, pas seulement sur le plan technique. Ils jouent un rôle essentiel pour aider les collaborateurs de l’entreprise à surmonter leurs inquiétudes. Un accompagnement insuffisant risque de causer chez les collaborateurs une sensation de perte de contrôle qui peut affecter leur efficacité.

La lutte contre la résistance au changement

Les grands changements comme la digitalisation des process et la GED peuvent générer une peur chez les collaborateurs. En effet, certains travailleurs peuvent se sentir dépassés (sensation d’être trop âgé(e) pour maitriser les nouvelles démarches, par exemple), ce qui est bien entendu une fausse croyance. Certains peuvent également être réticents par manque d’intérêt, la dématérialisation pouvant être considérée comme une perte de temps. En bref, elle reste une démarche très redoutée par les travailleurs en entreprise, du moins par certains d’entre eux.

Vous devez ainsi prendre en compte cet aspect de la transition digitale et éviter autant que possible de brusquer les choses. Il faut veiller à ce que le changement se fasse de manière bienveillante.

La formation des équipes est indispensable pour appréhender les nouveautés et leur faire comprendre que les changements sont bien à la portée de leur compétence. Tous les collaborateurs doivent également être informés sur les avantages que la digitalisation et particulièrement la dématérialisation vont apporter. De cette manière, la démarche sera perçue comme une aide précieuse et non comme un fardeau.

Les avantages de la dématérialisation et du passage au numérique

La dématérialisation des documents peut sembler sans valeur ajoutée. Pourtant, ses avantages sont nombreux et elle s’avère vitale actuellement.

De manière générale, la dématérialisation permet de réduire les dépenses, d’améliorer la relation client, d’augmenter la productivité des collaborateurs et de sécuriser les documents.

À titre d’exemple, la dématérialisation d’une facture fournisseur permet de réduire le coût de traitement de 91% et de réduire le temps de traitement de 46%. Elle va également limiter les retards de paiement.

Par ailleurs, la dématérialisation des documents répond à une préoccupation écologique.

Faciliter le travail et rendre le traitement des documents plus rapide

La gestion documentaire va grandement faciliter la recherche de documents, leur classement et leur diffusion. Plus besoin de créer 5 exemplaires d’un même document, les collaborateurs peuvent consulter les documents en quelques secondes.

Un service de meilleure qualité

Une solution de GED vous permet d’accéder aux contrats en cours, aux factures et aux différents documents partenaires pour fournir les informations demandées immédiatement et accélérer les services.

Optimiser la prise de décisions

La recherche des documents ne prend que quelques secondes. Vous pouvez répondre aux demandes de vos clients, gérer vos contrats et accélérer la prise de décisions grâce aux informations à jour. Vous pouvez également partager les documents avec vos collaborateurs rapidement et en toute transparence.

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Laurent Dufour

Laurent Dufour -

Fondateur du site Le Blog du Dirigeant. Diplômé d’un master en management (droit, finance, marketing et gestion) et ancien cadre dirigeant, Laurent Dufour conseille et accompagne les créateurs et les dirigeants pour créer, développer et gérer leur entreprise depuis 2010.