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Quels documents faut-il conserver ?

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Le tri, l’archivage ordonné et la conservation des documents est une démarche importante pour les entreprises. En effet, aucune société n’est à l’abri d’un litige nécessitant l’utilisation de certains documents ou fichiers informatique qui, même très anciens, permettront de prouver de manière incontestable la réalisation d’un travail, le paiement ou l’envoi d’une facture…

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Quels documents faut-il conserver ?

Il n’est en revanche pas nécessaire de conserver tous les documents pendant une longue durée, certains d’entre eux ne sont conservés que pour des raisons réglementaires et administratives. La durée de conservation dépendra généralement de la durée minimum imposée par la réglementation, de la nature de l’activité de l’entreprise et des document archivés.

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Comment conserver les documents en bon état ?

Plusieurs solutions existent pour conserver les archives de l’entreprise. Elles présentent chacune des avantages et des inconvénients.

Conserver les archives papier au sein de l’entreprise

Quels documents faut-il conserver ?La conservation des archives papier dans l’entreprise est la solution la plus courante. Pourtant, dans les TPE et les PME cette tâche passe souvent au second plan. Au bout de quelques années, les entreprises se retrouve avec un stock d’archives mal triées et mal archivées ce qui rend la recherche documentaire souvent difficile pour ne pas dire impossible.

Pourtant, les solutions existent et ne sont pas forcément coûteuses :

  • ainsi l’achat d’étagères robustes de type rayonnage archive permettant de classer cartons et boites à archives ne représente pas une dépense importante et permet de stocker un grand nombre de documents sur un minimum de place,
  • l’affectation d’un local ou d’un lieu dédié, permet de regrouper l’ensemble des archives et de faciliter leur stockage,
  • le regroupement des archives par thème (client, année, durée de conservation, ..). facilite l’archivage et la recherche documentaire,
  • la mise en place d’une organisation et d’un adressage centralisé des archives (feuille excel ou logiciel dédié) permet d’assurer un meilleur stockage.

L’archivage en entreprise offre l’avantage d’un accès simple et rapide. Par contre sans surveillance, un local archive fermé à clé est généralement nécessaire afin d’éviter qu’il ne se transforme en un lien d’entreposage ou les uns et les autres interviennent en laissant les choses en plan.

Par ailleurs les archives sont souvent peu voire pas protégés contre les sinistres (vols incendies, dégât des eaux, …) ce qui peut s’avérer gênant pour les documents importants, notamment lorsque les entreprises ont un devoir de confidentialité (cabinets médicaux, notaires, avocats, cabinets d’expertise comptable, …).

Le stockage des archives dans des entrepôts spécialisés

Quels documents faut-il conserver ?De nombreuses sociétés proposent de conserver les archives, il existe par exemple des sites qui permettent à des sociétés qui ont de la place de proposer du stockage à celle qui en manque. Si ce service peut paraître coûteux, il permet à certaines entreprises en manque de place de transformer la surface de stockage en surface de travail productive. Cette solution permet parfois d’éviter ou de décaler dans le temps un déménagement coûteux et perturbant pour l’entreprise. Par ailleurs il offre une sécurisation accrue et un report de responsabilité en cas de sinistre.

Cette solution ne permet toutefois pas un accès facile aux documents. Ainsi la consultation des documents peut s’avérer problématique (déplacement obligatoire, autorisation nécessaires, …) et couteuse puisque l’ouverture des containers de stockage pour consultation des archives est souvent un service payant.

Le stockage numérique des archives

Quels documents faut-il conserver ?De plus en plus d’entreprise numérisent leurs archives afin de les stocker sur des serveurs internes ou externes. Cette solution qui s’amplifie avec la digitalisation de notre économie et la multiplication des documents transmis par voie numérique est pratique et est souvent recommandée. Elle permet notamment de :

  • réduire les risques de pertes ou de dégradation,
  • facilité l’accès aux document (à condition que le process de classement soit bien fait et respecter par l’ensemble des intervenants),
  • simplifier le partage des documents.

Cependant, à bien y regarder cette solution n’offre pas que des avantages. Le développement des attaques numériques par les hackers ont coûté très cher à de nombreuses entreprises plus ou moins connues qui ont dû payer pour récupérer leurs données et/ou éviter qu’elles ne soit publiés sur le net.

Par ailleurs, il faut savoir qu’une grande partie des archives sont stockées aux Etats-Unis ce qui ne rime pas forcément avec sécurité. En effet la loi américaine de lutte contre le terrorisme permet au gouvernement américain d’avoir accès aux données situées sur son territoire grâce au « Patriot Act ». Rien ne permet donc de certifier que les données des entreprises françaises stockées par les géants du net ne seront jamais consultées au profit de leurs concurrents.

Enfin, à l’heure ou la préservation de l’environnement devient une question mondiale, il peut paraître inopportun de faire stocker ses données dans des centres comprenant des milliers de serveurs et qui dégage une chaleur si importante que pour les refroidir, certaines entreprises ont choisi de les installer dans des pays proches du cercle arctique.

 

Comment archiver correctement mes documents professionnels ?

Il n’existe pas de solution universelle pour solutionner le problème de l’archivage, chaque entreprise développe son mode d’archivage et sa solution. Pour autant, comme nous l’avons évoqué le mauvais archivage peut vite devenir un problème, notamment en ce qui concerne l’archivage papier. Pour réaliser un archivage de qualité, il est important de le faire régulièrement et de codifier les boites à archives afin de les retrouver facilement.

Si chaque entreprise organise le classement en fonction de ses contraintes et de son organisation personnelle, il peut être intéressant de différencier les boîtes d’archives en fonction de la durée de stockage prévue. Ainsi, il devient plus facile d’organiser la rotation des archives.

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