Top 10 des solutions pour faciliter la gestion de vos notes de frais

Par Marie Lusset, le 08/08/2022

De nombreuses solutions sont disponibles sur le marché afin de faciliter la gestion des notes de frais. Il peut donc être difficile de s’y retrouver et de savoir quel équipement choisir en fonction de ses besoins.

solution gestion note de frais

Vous trouverez ci-dessous les 10 principales solutions de gestion des notes de frais, et nos meilleurs conseils pour faire le bon choix.

Quels sont les 10 principaux logiciels de notes de frais ?

Voici 10 des meilleurs logiciels de gestion des notes de frais.

Cleemy par Lucca

Cleemy est une application disponible sur PC et smartphone qui est développée par Lucca, professionnel français des logiciels RH. Ce logiciel se base sur 3 principes :

  • l’automatisation de la saisie : tous les justificatifs papier sont dématérialisés et collectés automatiquement  (tout cela en respectant les obligations légales de l’entreprise).
  • une utilisation simple, sans besoin de formation et adaptée à tous.
  • une gestion totale des transactions et remboursements avec le justificatif de la dépense. Il ne reste que l’aspect comptabilité à gérer.

Tarification : l’offre la plus populaire est de 495€ HT par mois pour 100 à 199 collaborateurs. Les prix varient en fonction du nombre de collaborateurs.

Onexpense

Onexpense est un logiciel qui permet de simplifier la gestion des notes de frais. Ses avantages :

  • Le traitement automatique et complet des frais et des archivages.
  • Un OCR intelligent reconnaît les détails des notes et les intègre simplement en important une photo de ces dernières, et le classement des dépenses est automatique. Une saisie manuelle est tout à fait possible.
  • Son utilisation peut se faire via un logiciel sur tous les systèmes d’exploitation (Windows , MAC ou Linux), ou bien en ligne.

Tarification : Onexpense propose une version gratuite (la numérisation de 5 reçus gratuits par mois). La version payant dépend du nombre d’utilisateurs (de 3 à 4,40€ par utilisateur).

Minute7

Minute7 est un outil de suivi de notes de frais certifié par QuickBooks.Il est adapté aux TPE, PME et GE. Ses principales fonctionnalités sont :

  • La feuille de temps : c’est un outil disponible sur le logiciel et qui permet de mesurer le temps exact passé sur un projet.
  • Le calcul du kilométrage : Minute7 dispose d’une solution qui permet de calculer les kilomètres afin d’en faciliter les remboursements.
  • Le suivi des dépenses : chaque employé peut y renseigner les dépenses effectuées dans le cadre du travail, ce qui permet d’avoir une vue d’ensemble sur chaque frais engendrés sur le budget.

Tarification : Une version d’essai est disponible, et l’abonnement débute à 8$ US par mois.

N2F

N2F est une plateforme disponible sur IOS, Android et sur chaque navigateur web. Quelques une des ces caractéristiques sont :

  • Le scan intelligent des notes de frais via l’app : cette fonctionnalité permet de renseigner directement ses notes de frais par scan sur l’application.
  • L’outil de comptabilisation : il est possible de connecter directement l’outil à un logiciel comptable.
  • Il peut générer le virement SEPA pour chaque remboursement de vos collaborateurs.

Tarification : 3,45 € par mois et par utilisateur pour les freelances et artisans, 4,95 € par mois et par utilisateur pour les multi-utilisateurs et  pour les équipes

Expensify

Expensify est un logiciel adapté aux entreprises et particuliers. Ses fonctionnalités sont, entre autres :

  • L’importation des données bancaires : cet outil importe les transactions personnelles et professionnelles et les liste automatiquement.
  • Le suivi du kilométrage : l’outil GPS permet de tracker les kilomètres effectués.
  • La numérisation des reçus : Expensify permet aussi de scanner les notes de frais grâce à une simple photo.

Tarification : Ce logiciel propose plusieurs offres allant de 5 à 9$ mensuels selon les options choisies.

Concur

Voici les trois versions que propose Concur et qui permettent de contrer les fraudes aux notes de frais.

  • Concur Expense : il sert principalement à automatiser les notes de frais.
  • Concur Travel : il permet de simplifier les déplacements, de les gérer et de proposer un large choix d’offres pour vos déplacements professionnels.
  • Concur Drive : cette version gère complètement les frais kilométriques et dispose de fonctions telles que la conversion des km en miles, ou encore des notifications push pour rappeler à l’utilisateur de convertir sa distance parcourue en note de frais.

Tarification : Les tarifs de ce logiciel sont personnalisés.

Evoliz

Evoliz est une solution française pour la gestion des notes de frais :

  • C’est un outil tout en un : il est notamment compatible avec des logiciels de production comptable.
  • Disponible sur tous les appareils : Evoliz peut être utilisé n’importe où, n’importe quand via un smartphone ou un ordinateur.
  • Il a été développé à partir des demandes et retours des utilisateurs, et propose des solutions aux besoins de tous.

Tarification : 30 jours d’essai offerts, puis il est possible de choisir entre des offres annuelles (12,60 à 36€) ou mensuelles (14 à 40€).

Jenji

Le logiciel Jenji est particulièrement recommandé pour les métiers touchant à l’administratif, la comptabilité, et la direction/management. Découvrez-le :

  • La dématérialisation : toutes les dépenses sont digitalisées. Le logiciel propose aussi un coffre-fort numérique qui assure la sécurité des données.
  • Les cartes de paiement (physiques ou virtuelles) peuvent être intégrées aux systèmes IT qui réunit toutes les transactions et leurs justificatifs au sein de la plateforme.
  • Le suivi des dépenses : il peut être consulté en temps réel.

Tarification : A partir de 5€ par utilisateur actif et par mois.

Rydoo

Rydoo est un logiciel permettant de :

  • Réduire de moitié son temps consacré aux notes de frais grâce à l’automatisation des démarches et la digitalisation des données
  • Adieu le papier : toutes les procédures y sont entièrement informatisées.
  • Contrôler les dépenses : Rydoo offre une visibilité en temps réel sur les notes de frais, et elles peuvent être approuvées ou rejetées directement via cette application.

Tarification : La pack essentiel est à 8€ par mois et par utilisateur, l’offre pro est à 10€ et il est possible de discuter d’une troisième autre solution pour les entreprises.

Spendesk

Ce dernier logiciel vous offre aussi la possibilité d’avoir la main sur vos dépenses :

  • Un nombre illimité d’utilisateurs : l’accès au logiciel n’est pas limité.
  • Un outil conçu pour les factures fournisseurs : une fonctionnalité permet de valider plus facilement les bons de commande, les factures (et autres) des fournisseurs.
  • Des cartes de paiement d’entreprises : vous pouvez munir votre équipe de cartes physiques ou virtuelles connectés à un logiciel qui centralise tout.

Tarification : 3 offres sont disponibles en fonction des besoins de chacun.

Bien choisir son logiciel de note de frais : nos conseils

Pour choisir le logiciel le plus adapté à vos besoins, voici une liste des questions/réponses qui vous apportera de l’aide dans votre réflexion.

Les difficultés liées à la gestion des notes de frais : quelles sont-elles ?

Les notes de frais ne sont qu’une petite partie du travail des RH, mais elles sont quand même une tâche compliquée qui a tout intérêt d’être informatisée. Il faut s’assurer de bien respecter la législation en vigueur, et qu’il n’y ait aucune erreur, aucun oubli, aucune fraude ni abus. C’est une tâche souvent considérée comme une corvée et qui influe beaucoup sur la motivation et le bien-être des collaborateurs.

Quels sont les avantages de l’utilisation d’un logiciel de notes de frais ?

L’utilisation d’un logiciel de notes de frais permet de mieux contrôler les dépenses. De ce fait, les risques d’erreurs ou d’abus sont limités et la rapidité des remboursements est optimisée. Mais c’est surtout un gain de temps considérable qui permet d’accroître la productivité et la sérénité des collaborateurs.

À qui s’adressent les logiciels de notes de frais ?

Les logiciels sont destinés principalement aux collaborateurs mobiles et qui se déplacent souvent. Comme les commerciaux, la plupart du temps.

Sur quels critères faut-il se baser pour le choisir ?

Pour choisir le logiciel idéal, il faut se baser sur ces 5 critères :

  • la conformité avec la législation – c’est le critère le plus important
  • la paramétrabilité
  • l’inclusion de toutes les fonctionnalités nécessaires pour une gestion optimisée et un meilleur contrôle des dépenses.
  • une ergonomie qui assure le confort d’utilisation
  • Une interface évolutive

Quelles sont les autres alternatives ?

Il existe d’autres solutions afin de gérer ses notes de frais. On peut par exemple se diriger vers un logiciel tel que Excel. Néanmoins, il ne faut pas oublier que l’utilisation d’un logiciel permet de rester en règle avec toutes les formalités qu’impose la loi et que cela facilite largement le traitement des notes de frais.

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Marie Lusset

Marie Lusset est diplômée d’un master en droit des affaires internationales et d'un master en management et développement des entreprises. Elle accompagne les porteurs de projet à créer leur entreprise et développer leur activité.