L'utilité de la mise en place sur GED au sein de l'entreprise

Du fait que la démocratisation des outils de communication informatique et la dématérialisation des documents deviennent actuellement en vogue, les entreprises ou autres organisations sont censés de produire et gérer de plus en plus de documents numériques. D’où l’utilité de la GED pour simplifier le travail au quotidien et bénéficier de nombreux avantages.

Les avantages de la gestion électronique des documents

Nombreux sont les avantages qu’offre la gestion électronique des documents. Si auparavant, la plupart des entreprises n’arrivent pas à dématérialiser leurs documents que partiellement, aujourd’hui, grâce à la mise en place d’une GED, il est possible d’organiser et d’automatiser intégralement la gestion des documents. Par conséquent, cette solution permet aux entreprises de faire des économies considérables, aussi bien au niveau du temps qu’au niveau d’argent. En effet, il faut dépenser de nombreuses pour chercher des documents qu’on ne sait pas où ils se placent. Mais avec ce système, tous les documents sont accessibles à tout moment et cela permet de bénéficier d’un gain de temps précieux et d’une réduction des coûts de traitement. Les documents sont stockés dans un espace à la fois accessible et sécurisé. Avec la dématérialisation des documents, il n’est plus nécessaire de dépenser un montant pour  tous les coûts d’impression. Fini l’utilisation du papier et de l’encre, ce qui permet à l’entreprise de contribuer à la réduction d’un impact environnemental.

En plus, la création des documents numériques permet de partager facilement les documents que ce soit en interne ou en externe. Cela permet ainsi aux collaborateurs d’accéder à l’information qu’ils souhaitent trouver.

Le fonctionnement du GED

Le GED fonctionne à l’aide d’un logiciel de gestion des documents spécialement dédié. Ce logiciel peut être disponible via un serveur local ou en mode Saas. Grâce à ce logiciel, les collaborateurs ont un accès aux documents qu’ils souhaitent trouver.

De nombreuses fonctionnalités sont généralement proposées par ce logiciel de gestion électronique des documents. Parmi lesquelles, on peut retrouver la sauvegarde des documents, l’indexation des documents, la numérisation des documents papier, la suppression d’un document, la modification des documents, le stockage et l’archivage des documents, la recherche et consultation des contenus de façon rapide ainsi que la diffusion des documents. La mise en place du GED est donc très utile.

Voici les étapes de processus de gestion électronique :

– Il faut tout d’abord numériser les documents au format papier. Cette étape consiste à l’acquisition ou la numérisation des documents. On utilise le logiciel OCR pour transformer le document en numérique.

– Vient ensuite le traitement des documents numérisés, en les classifiant et les indexant pour faciliter la recherche plus tard

– Puis le stockage des documents de façon sécurisés

– Et enfin la diffusion des documents pour qu’ils soient accessibles rapidement et facilement.