Le casse tête de la gestion des clés en entreprise

Le flux permanent de personnes au sein de votre entreprise peut rendre l’organisation de la sécurité très complexe. Pour résoudre cette problématique, il existe des dispositifs pensés et éprouvés tels que l’armoire à clés avec gestion électronique. De quoi s’agit-il ? Comment cela fonctionne-t-il ? En quoi ce type de dispositif peut-il permettre une sécurisation optimale de votre entreprise ?

Pourquoi la gestion des clés en entreprise pose-t-elle problème ?

Dans la plupart des entreprises, la gestion des clés entraîne fréquemment des problèmes très variés : la question de savoir qui s’est servi des clés, qui a emprunté du matériel ou accédé à certains dossiers, ou plus simplement, où se trouvent les clés, est récurrente.

Les soucis liés aux clés montrent que dans une entreprise le flux humain demeure important. Les allées et venues des employés, mais aussi des personnes externes à l’entreprise contribuent à complexifier cette problématique. Il n’est pas rare que des objets disparaissent ou que les clés se perdent. La gestion des clés demande ainsi une organisation adaptée et optimale, car au-delà de la perte de temps et des problèmes de logistique, des questions de sécurité sont en jeu.

L’utilité d’une armoire de gestion électronique des clés

Avec une société qui évolue, le système d’enregistrement écrit est bien entendu devenu archaïque et inefficace et tout traçage est quasi impossible. Ces nombreuses raisons amènent donc désormais les entreprises à considérer l’utilité d’une armoire à clés qui se substitue désormais à l’enregistrement sur papier, pour davantage d’efficacité et de facilité. Ces systèmes d’armoires de clés sont sophistiqués et pilotés par une intelligence informatique embarquée. Pour piloter sa base de données, ce type d’armoire ne nécessite aucune connexion réseau ni serveur et fonctionne ainsi de manière autonome.

Quels sont les risques d’une mauvaise gestion des clés en entreprise ?

Une mauvaise gestion des clés expose une entreprise à des risques préjudiciables. De nombreux changements s’opèrent, surtout dans un établissement qui compte des centaines de salariés. Certains déménagent dans un autre bureau. D’autres quittent définitivement les lieux. La sécurité est compromise, car à tout moment une personne peut perdre ou laisser les clés à des endroits inappropriés. Des individus aux intentions malveillantes ne se priveront pas d’en profiter.

Une telle situation peut provoquer des dépenses supplémentaires, c’est-à-dire des pertes financières pour l’entreprise. En effet, il faut remplacer les clés ou engager des travaux de remplacement des serrures. Il n’est pas rare de rencontrer des situations problématiques causées par la perte de clés : problèmes d’accès, logistique compromise, voire des conséquences bien plus graves comme des cambriolages, intrusions ou des vols. Pour éviter ces désagréments, des solutions plus modernes et efficaces ont été développées : les armoires à clés à gestion électronique.

Tout savoir sur les armoires à clés avec gestion électronique

Les premiers systèmes d’armoires à gestion électronique connaissent un engouement certain auprès des entreprises et des particuliers. Ces dispositifs fonctionnent selon des procédés modernes et sophistiqués.

Comment fonctionne une armoire à clés avec gestion électronique ?

Une armoire à clé avec gestion électronique est dotée de plusieurs éléments :

• Un tableau ou une armoire
• Une ouverture avec un dispositif d’identification
• Des porte-clés de verrouillage
• Un rack pour accrocher les clés

Il s’agit des caractéristiques basiques d’une armoire intelligente. La technologie utilisée varie d’un modèle à l’autre. D’autres détails sont rajoutés dans un but unique : sécuriser au maximum le tableau. Les porte-clés appelés aussi key tags comportent en outre une puce reliée à un système informatique. La gestion des mouvements devient plus simple, de même que le traçage. Pour accéder aux clés, les utilisateurs autorisés se servent de l’un des procédés suivants :

• La saisie d’un code
• Le scan d’une empreinte
• L’action une clavette
• L’enregistrement sans contact d’un badge

Pour les modèles simplifiés, l’accès s’effectue en entrant uniquement un code sur un clavier. L’armoire s’ouvre automatiquement par la suite. Les tableaux plus sophistiqués intègrent un logiciel informatique qui enregistre tous les flux d’entrée et de sortie. Ils informent :

• Sur la personne qui détient la clé grâce à une identification
• Si une clé manque
• Sur la durée d’emprunt de la clé

Les systèmes plus élaborés offrent ainsi plus de fonctionnalités et des possibilités plus larges.

Quels sont les avantages d’une armoire à clés avec gestion électronique ?

Les armoires à clés avec gestion électronique fournissent des solutions efficientes et préviennent les risques liés à une perte ou un vol. Parmi les avantages les plus importants figurent :

• Une meilleure organisation des flux d’entrée et de sortie
• La fluidification de la gestion
• La sécurisation des accès
• Le traçage des emprunts
• Les clés sont regroupées dans une armoire unique
• Les personnes accréditées uniquement y accèdent
• L’obtention de rapports détaillés : la personne qui détient la clé, la date et l’heure de retrait et de dépôt
• Réduction des cas de perte et de vol

Une armoire à clé à gestion électronique résout ainsi les problématiques de sécurisation en plus de l’organisation. Avec une gestion plus performante, une entreprise peut également corriger les mauvaises habitudes.

Des systèmes de gestion de clés en entreprise modernes

Avec le développement de la technologie, des systèmes performants émergent de plus en plus. Ils bénéficient en sus de la capacité élargie de l’intelligence informatique, grâce à un dispositif intégré. Les modèles les plus élaborés arborent par exemple :

• Des clés dotées d’un outil de pilotage informatique
• Une armoire autonome qui ne nécessite aucun serveur ou liaison par réseau

Cependant, dans certains cas, une entreprise choisit une gestion centralisée. Dans ce cas, ce type d’armoire autorise la mise en place d’une liaison à un réseau. L’ensemble du parc est ainsi géré depuis un logiciel. Une administration unique regroupe en un seul lieu toutes les informations. Une mémoire conserve toutes les données liées aux mouvements ainsi qu’aux événements au cours d’une période. Elles sont généralement stockées dans une mémoire à grande capacité.

Que signifie « autonome » pour une armoire à clés avec gestion électronique ?

On entend par armoire autonome une armoire :

• qui fonctionne sans dépendre d’un système
• qui ne requiert aucune liaison avec un serveur ou un ordinateur
• dont les données sont enregistrées automatiquement sur une carte mémoire avec une large capacité de stockage

Elle comporte le plus souvent un port USB pour extraire les rapports.

Comment est organisé un logiciel pour armoire à clés avec gestion électronique ?

Lorsque le tableau est connecté à un logiciel, la gestion devient encore plus simple. Le dispositif centralise l’organisation et l’administration pour gérer l’ensemble des armoires. La surveillance s’effectue aussi depuis un point unique. Le logiciel comporte le plus souvent une interface facile à comprendre.

Une meilleure sécurité et accessibilité

Enfin, grâce à l’intelligence informatique, l’entreprise profite d’une accessibilité élargie. La sécurité est toutefois maintenue. En effet, si les clés restent disponibles à tout moment, seules les personnes approuvées y ont accès. Elle comporte également une batterie de secours lorsqu’une coupure électrique survient. Si celle-ci perdure, un arrêt sécurisé se déclenche, sans pour autant perdre les informations. Ces tableaux sophistiqués possèdent de grandes capacités, de 10 à 360 clés réparties sur un ou deux racks.