Bien planifier un événement d’entreprise

Par Laurent Dufour, le 14/09/2019

Organiser une fête d’entreprise est une bonne manière d’entretenir une atmosphère agréable dans le bureau.

Bien planifier un événement d’entreprise

En effet, les employés se voient quotidiennement dans le même cadre de travail : une fête sera alors l’occasion pour eux d’interagir dans un cadre plus ludique, ce qui s’avère essentiel pour leur bien-être et leur cohésion.

Mais comment procéder pour organiser un tel événement ? Quels sont les coûts à prendre en compte ?

BUDGET ET DATE

Bien planifier un événement d’entrepriseLe budget total est la première chose que vous devez prévoir avant d’organiser votre fête. En effet, si le budget de la soirée commence à s’avérer trop élevé alors que l’organisation a déjà commencé, vous devrez effectuer des coupes budgétaires de dernière minute, ce qui se ressentira sur la qualité de l’événement.

L’objectif de votre fête d’entreprise étant que vos employés soient présents, prévoyez la date en avance afin de ne pas les prendre de court tout en vous laissant le temps d’organiser l’événement. Notez aussi qu’à l’instar du budget, le temps nécessaire à la préparation de la fête aura tendance à augmenter suivant le nombre d’invités. Si vous souhaitez avoir une estimation du nombre d’employés présents lors de votre événement, l’envoi d’une liste de présence via le site Doodle vous facilitera la tâche.

SALLE ET DÉCORATION

Bien planifier un événement d’entrepriseVient ensuite la location de la salle : prévoyez un lieu adapté à votre budget, au nombre d’invités, et au programme de la soirée. Ce dernier point est important, car certains endroits seront plus adaptés aux soirées dansantes, d’autres aux repas. Dans le cas d’une soirée dansante, vous pouvez réserver un bar/nightclub (prévoyez alors un budget pour les boissons et éventuellement un DJ). Si votre événement est un repas d’entreprise, il n’est pas nécessaire de réserver un lieu pourvu d’une piste de danse : cette partie du budget ira alors dans la nourriture et le traiteur, le cas échéant.

Dans la mesure du possible, essayez de décorer la salle à vos couleurs pour associer de manière optimale l’image de votre entreprise et l’atmosphère festive présente. Des prestataires dans l’impression comme Saxoprint peuvent vous fournir des gobelets et pots en carton personnalisés, ou quelques-uns de vos employés peuvent préparer divers supports au nom de votre entreprise, tout en respectant votre charte visuelle. N’hésitez pas à faire preuve d’inventivité pour surprendre vos invités (jeux, soirées à thème…) !

COMMUNICATION

Il est essentiel de créer une communication solide autour de votre événement afin d’attirer un maximum de participants. Un mail groupé à tous vos employés semble essentiel, mais n’hésitez pas à utiliser des canaux supplémentaires si votre entreprise le permet. Si vous vous servez des réseaux sociaux, pensez à rendre vos invitations privées dans le cas où l’événement soit exclusivement réservé à vos employés.

Enfin, n’oubliez surtout pas d’accompagner vos invitations d’une création visuelle afin de les rendre plus attractives et créer davantage d’attente autour de votre événement. Cette image peut être réalisée en toute simplicité via des logiciels comme Photoshop.

Ainsi, organiser une fête d’entreprise représente un investissement non-négligeable en termes de temps et d’argent, mais celui-ci s’avère bénéfique car il permet d’améliorer l’ambiance générale au sein de votre entreprise et donc d’améliorer vos performances.

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