La gestion des documents administratifs : quelles obligations ?

La conservation des documents légaux

La conservation documents fiscaux est une obligation légale pour toutes les entreprises, organisations et entités soumises à l’impôt.

Les obligations de conservation des documents fiscaux varient selon le type de document, le type d’impôt et le pays dans lequel l’entreprise est située.

Les factures et notes de frais

Ces documents doivent généralement être conservés pendant une durée d’au moins 10 ans à partir de la date de clôture de l’exercice.

A noter que lorsque les factures et notes de frais sont reçus par support informatique, la durée de conservation est de 6 ans minimum.

Les documents fiscaux

Tous les documents fiscaux d’une entreprise (livres, registres, ou toutes les pièces qui peuvent faire l’objet d’un contrôle ou d’une enquête de l’administration doivent être conservés pendant une durée d’au moins 6 ans.

Les déclarations de TVA doivent également être conservées pendant une période de temps spécifique, qui peut varier selon les réglementations fiscales locales. En général, cette période peut aller de 6 à 10 ans.

Les documents comptables

Les registres et documents comptables, tels que le grand livre, le livre journal, le livre d’inventaire doivent être conservés pendant une durée de 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice.

De même, toutes les pièces justificatives des opérations comptables, tels que les bons de commande, de livraison, facture client ou fournisseurs sont soumis à la conservation pour la même durée de 10 ans.

Il faut également distinguer les documents fiscaux, des documents sociaux. Les documents sociaux sont l’ensemble des documents relatifs à la vie de la société.

Les documents sociaux

Parmi ces documents, on retrouve les statuts de la société, les comptes annuels, mais également les feuilles de présence et pouvoirs relatives aux différentes assemblées générales comme extraordinaires…

Les règles de conservation changent en fonction de leur nature et utilité :

• Les statuts d’une société ou même d’une association doivent être conservés pour une durée de 5 ans à partir de la perte de la personnalité morale de l’entité
• Les comptes annuels, dans la mesure ou ils constituent une pièce comptable doivent être conservés pour une durée de 10 ans à partir de la clôture de l’exercice concerné
• Les feuilles de présences, ainsi que les rapports du gérant ou des commissaires aux comptes doivent être conservés pour les trois exercices suivants.

Les documents liés au personnel de l’entreprise

Enfin, les documents liés au personnel de l’entreprise connaissent une durée de conservation maximale de 5 ans, et sont réduits à 3 ans pour d’autres.

Les documents devant être conservés pendant 5 ans sont :

• Le bulletin de paie
• Le registre unique du personnel (dans les 5 années qui suivent le départ du salarié concerné)
• Tout document concernant les contrats de travail, les salaires, primes, indemnités…

Sont ensuite soumis à une durée de conservation de 3 ans, les documents relatifs

• A la comptabilisation des jours de travail des salariés
• Les documents relatifs aux charges sociales et taxe sur salaire

La durée est ensuite réduite à une année seulement pour les documents servant à la comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et des compensations liées.