Les secteurs encore tributaires du papier

L’utilisation de tampon personnalisé encore plébiscité par les entreprises

Bien que de nombreuses entreprises soient passées au tout digital, elles sont encore un nombre important à utiliser le papier et l’édition de documents au quotidien. Impression de documents internes, documents administratifs, factures et devis sont notamment des documents qui sont encore réalisés sur papier, notamment pour les PME et les entreprises du BTP.

Ce nombre important d’entreprises laisse encore de beaux jours aux tampons personnalisés. En effet, ces tampons permettant d’identifier rapidement et visiblement les documents de l’entreprise, de fait de nombreuses entreprises y ont encore recours.

Ces tampons permettent l’authentification de l’entreprise par la mention du nom de la société, de l’adresse de la structure, mais également de leur numéro SIRET, leur numéro de TVA. Les coordonnées de la société peuvent aussi être mentionnées : choisir un tampon personnalisé est donc indispensable pour les entreprises recourant encore au papier dans leur fonctionnement habituel. C’est d’ailleurs un des premiers objets de bureaux acquis par les entreprises lors de leur installation.

Le fait d’opter pour un tampon personnalisé participe même à l’image de marque de votre entreprise : en effet, les possibilités de personnalisation des tampons sont telles qu’aujourd’hui il est possible de les adapter à votre charte graphique, et que le sigle apposé grâce au tampon contribue au renforcement de l’identité de votre entreprise.

Le tampon en lui-même n’a aucune valeur juridique, mais permet toutefois d’apposer sur tous les documents le nécessitant toutes les informations et mentions légales de l’entreprise.

Le tampon personnalisé de l’entreprise permet également un gain de temps pour cette dernière, pour effectuer des marquages répétitifs. C’est notamment le cas des services de gestion et de comptabilité, qui peuvent recourir à un tampon professionnel personnalisé avec des mentions telles que « payé » ou « traité ».

Cela dispense les personnes concernées d’écrire plusieurs fois par jour les mêmes mentions, cela évite également de faire les erreurs de retranscription ou des mentions illisibles par les partenaires et clients.

Quels arguments pour la digitalisation de l’entreprise ?

Pour l’ensemble des entreprises utilisant encore le papier et l’impression de leurs documents, les arguments ne manquent pas pour la digitalisation. Dans un premier temps, le principal argument évident est celui de l’économie financière réalisée par les entreprises. Le fait de ne plus passer par le papier mais par les outils digitaux fait en effet diminuer considérablement le nombre d’impressions, et permet donc aux entreprises de réaliser des économies importantes à ce niveau-là.

Le deuxième argument majeur est le gain de temps. En effet, le fait de passer par des outils digitaux permet aux collaborateurs de communiquer sans avoir à se déplacer, et permet de faire circuler l’information à plusieurs personnes en même temps, mais également de les annoter de manière compréhensible.

Enfin, le dernier argument pour les entreprises est celui de l’écologie. Il est désormais quasiment obligatoire pour les entreprises de mettre en place le plus d’actions possible pour tenter de réduire au maximum leur empreinte écologique, et le fait de ne plus imprimer tous les documents en fait partie.

Quelles alternatives au papier pour les entreprises ?

Les entreprises souhaitant mettre en place une transformation digitale ont différentes options. Il est possible dans un premier temps de mettre en place des documents partagés en interne : les drives partagés en entreprise sont ainsi une bonne alternative pour remplacer le papier, et permettre à tous les collaborateurs d’avoir accès aux documents.

Toutefois, pour ce qui est des documents externes, il est plus compliqué de mettre en place ce type de solution. La plupart des entreprises optent désormais, notamment pour leur besoin en facturation et édition de devis, pour des logiciels spécialement conçus à cet effet. Selon le secteur, la taille de l’entreprise et ses besoins, de nombreux logiciels sont disponibles, plus ou moins adaptables, plus ou moins onéreux…

Si la démarche met un peu de temps à se mettre en place, car il faut que l’entreprise revoie son organisation interne, c’est ensuite un gain de temps et d’argent considérable dont les entreprises bénéficient une fois l’outil installé, les collaborateurs formés, et les clients prévenus de l’utilisation de l’outil.

Le choix du logiciel se fait en fonction de l’utilisation que vous voulez en faire. Si certains logiciels permettent une communication à la fois interne et externe, d’autres logiciels permettent simplement la création de devis, et la transformation de devis en factures. Quel que soit le logiciel que vous recherchez, une bonne étude des différentes possibilités offertes sur le marché s’avère indispensable. La prise en main et l’utilisation de ces logiciels étant souvent longues, mieux vaut connaitre ses besoins et choisir son logiciel en fonction.