Comment automatiser le suivi des frais kilométriques ?

Par Laurent Dufour, le 18/11/2020

De nombreuses entreprises proposent à leurs employés un véhicule de fonction afin qu’ils puissent réaliser leurs déplacements professionnels. Si cette mise à disposition représente un avantage pour l’entreprise et pour l’employé, elle entraine des contraintes administratives et fiscales importantes que la technologie permet de simplifier.

suivi des frais kilométriques

Fort appréciée des employés, la mise à disposition d’un véhicule de fonction contraint les entreprises à déclarer le kilométrage de ces véhicules à l’administration fiscal. Pour éviter aux entreprises d’être pénalisées pour n’avoir pas communiqué le bon kilométrage des véhicules de fonction à l’administration.

Certains éditeurs de logiciel ont développé des outils adaptés. L’application kilométrage webfleet relève par exemple les kilométrages effectués par les véhicules de fonction et enregistre les destinations et la nature du trajet facilitant de ce fait les déclarations légales.

Dans cet article, nous vous proposons d’étudier les avantages des applications de suivi kilométrique et de s’interroger sur le moment à partir duquel il peut être intéressant de s’en équiper.

La contrainte du relevé kilométrique

Si sur le papier le relevé des kilomètres parcourus par un véhicule de fonction semble anecdotique, la démarche se révèle souvent être un véritable casse-tête dès lors que l’entreprise dispose d’un certain nombre de véhicules. En effet, la collecte des informations relatives aux distances effectuées par ces véhicules se révèle souvent difficile. Pourtant la complexité de cette tâche n’exonère pas les entreprises de cette obligation qui, lorsqu’elle n’est pas suivie donne souvent lieu à un redressement fiscal.

L’utilisation d’un logiciel de suivi des flottes de véhicule permet aux entreprises de noter la distance parcourue par chaque véhicule et de répondre en toute simplicité aux obligations réglementaires évitant ainsi le risque des pénalités fiscales.

Ces outils peuvent aussi aider le dirigeant à améliorer la gestion de l’entreprise.

Les autres intérêts des logiciels de suivi kilométrique

La maitrise des dépenses administratives

Automatiser la tâche administrative représente bien souvent un gain te temps et d’efficacité important. En remplissant cette tâche administrative contraignante les applications permettent aux collaborateurs administratifs de s’attacher à des missions plus valorisantes et stratégiques.

Une réduction des erreurs de saisie

La saisie humaine représente inévitablement des sources d’erreurs qui, au-delà de l’importance fiscale peut être à l’origine d’erreurs d’appréciations et de mauvaises décisions.

Une baisse sensible des frais kilométriques

Les frais kilométriques représentent pour de nombreuses entreprises une ligne comptable importante. L’un des avantages des logiciels de suivi kilométrique est qu’il enregistre la distance parcourue, mais aussi la destination et l’heure du trajet.

Ils peuvent ainsi permettre d’étudier la pertinence des trajets pris en charge financièrement par l’entreprise. Par ailleurs, le croisement de ces données avec un CRM peut apporter des informations utiles sur l’efficacité de certains déplacements commerciaux qui, au regard de la distance, de leur fréquence et du temps passé peuvent se révéler peu rentables.

Quand faut-il investir dans le suivi des frais kilométriques ?

Comme bien souvent il n’existe pas de règles génériques en la matière. Toutefois, certains critères peuvent abonder dans le sens de cet investissement :

  • Le nombre de véhicules
  • L’incapacité de contrôler le déplacement des véhicules
  • La personne qui est en charge du suivi kilométrique et l’importance de sa charge de travail
  • La nécessité de suivre les collaborateurs qui utilisent un véhicule de fonction
  • Le montant que représentent les frais kilométriques dans les charges de l’entreprise.

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Laurent Dufour

Laurent Dufour -

Fondateur du site Le Blog du Dirigeant. Diplômé d’un master en management (droit, finance, marketing et gestion) et ancien cadre dirigeant, Laurent Dufour conseille et accompagne les créateurs et les dirigeants pour créer, développer et gérer leur entreprise depuis 2010.