Qu'est-ce que la signature électronique et son mode de fonctionnement ?

Par Laurent Dufour, le 22/08/2022

Face à une évolution constante des nouvelles technologies, il est important de trouver des solutions pour réduire la perte de temps et assurer la conformité des relations contractuelles.

la signature électronique

Avec la dématérialisation des différentes procédures pour la rédaction des documents administratifs d’une entreprise, il devient indispensable de finaliser les étapes, d’où le déploiement de la signature électronique. De plus, les récents évènements sanitaires ont imposé la mise en place du concept de la signature électronique

Pourquoi choisir la signature électronique ?

Si la dématérialisation des documents est apparue il y a quelques années, la signature nécessitait encore la présence de la personne concernée. Lorsqu’il s’agit d’un document de valeur juridique ou d’un engagement, la pose d’une signature était nécessaire. Alors que le concept de la dématérialisation offre de nombreux avantages, l’apparition de la signature électronique est une véritable aubaine. En faisant l’acquisition d’un logiciel, une entreprise peut permettre à ses salariés de signer un contrat de travail à distance sans avoir à se déplacer.

Bien que vous pensiez au scan de la signature d’origine, celle dite électronique fonctionne d’une autre manière. En effet, la signature électronique est invisible. Il s’agit plus précisément d’une suite de caractère cryptée qui se place en dessous du document que la personne doit signer. La signature électronique concerne l’ensemble des documents numériques comme les documents Word ou les PDF. Une entreprise peut recevoir un document signer de la part de son expéditeur comme des bons de commande, des devis, des fiches de paie ou des contrats.

À quoi sert une signature électronique ? A-t-elle une valeur juridique ?

La signature électronique est d’une importance capitale pour une entreprise. Cette signature sert à authentifier l’auteur d’un document ou d’un fichier qui provient d’un service ou d’une autre entreprise. La signature électronique fait partie des procédures qui permettent de numériser l’ensemble des démarches pour les documents d’une société. Par exemple, elle permet de signer un contrat de travail lorsqu’un nouveau salarié arrive dans l’entreprise.

Tout comme la signature manuscrite, celle électronique possède une valeur juridique. Sur la totalité du territoire français (et même en Europe si elle respecte la conformité eIDAS), la signature électronique est définie comme un processus fiable et authentique pour garantir le lien entre l’expéditeur et la personne qui reçoit le document. En cas de litige entre les deux parties, le document signé de manière électronique peut servir de preuve auprès de la justice. Ici, seule la signature électronique appelée avancée et délivrée par un prestataire certifié est valable au tribunal. Quand il s’agit d’une signature simple, vous êtes contraint de prouver la fiabilité du document signé par votre outil.

Comment faire pour adopter la signature électronique ?

Offrant plus de sécurité pour vos documents, la signature électronique est une nouvelle expérience pour les utilisateurs. En revanche, vous devez bien choisir votre logiciel pour que la signature fournie soit conforme aux normes. Avec un logiciel professionnel et certifié comme celui proposé par Connective, vous allez bénéficier d’une solution simple et de qualité. Sans compromettre votre sécurité ni celle de vos données, la signature numérique proposée par Connective est conforme aux différentes lois comme eSign Act, eIDAS et UETA.

Grâce à une interface facile et des fonctionnalités simplifiées, vous avez la possibilité de profiter d’un logiciel qui répond à vos besoins. Il dispose d’une gamme complète de méthodes pour signer vos documents. Avec ce logiciel, il suffit de suivre trois étapes bien distinctes pour assurer une signature conforme à vos attentes :

  1. Il faut préparer les documents dans le logiciel de Connective. De nombreux paramètres peuvent vous aider à personnaliser le mode de signature de vos documents et mieux gérer ainsi vos informations.
  2. Après la préparation de vos documents, vous pouvez utiliser le logiciel et les signer. Le privilège d’utiliser la signature électronique, c’est que la totalité des informations est directement cryptée, et donc protégée.
  3. Le travail du logiciel ne s’arrête pas à une simple signature. Il vous permet d’effectuer un suivi en temps réel des documents qui ont été envoyés aux tiers après la signature. Vous êtes libre d’envoyer un programme de rappel pour les destinataires en cas d’oubli du traitement.

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Laurent Dufour

Fondateur du site Le Blog du Dirigeant. Diplômé d’un master en management (droit, finance, marketing et gestion) et ancien cadre dirigeant, Laurent Dufour conseille et accompagne les créateurs et les dirigeants pour créer, développer et gérer leur entreprise depuis 2010.