d’assemblée générale
Qu’est-ce qu’une feuille de présence en assemblée générale ?
La feuille de présence est un document essentiel lors de toute assemblée générale (ordinaire ou extraordinaire) d’une société, d’une association. Elle permet d’attester de la présence effective des membres ou associés participant à la réunion, qu’ils soient présents physiquement ou représentés par procuration.
Doit-elle respecter un formalisme précis ?
La feuille de présence n’a pas un formalisme unique et strictement défini par la loi, mais certaines mentions sont obligatoires ou fortement recommandées, selon le type d’entité.
Il n’existe pas de modèle légal imposé, mais la feuille de présence doit contenir toutes les informations nécessaires pour prouver la régularité de l’assemblée.
En pratique, cela inclut au minimum :
- La dénomination de la structure (nom de la société, de l’association, de la copropriété) ;
- La date, le lieu et la nature de l’assemblée (ordinaire, extraordinaire, mixte) ;
- L’identité complète des membres présents ou représentés (nom, prénom, éventuellement adresse) ;
- Le nombre de parts sociales, de voix ou de droits de vote attachés à chaque participant ;
- La signature de chaque membre présent (et du mandataire pour les représentés) ;
- Le total des voix présentes ou représentées, afin de vérifier le quorum.
Afin que votre feuille de présence en AG soit conforme aux exigences légales, nous vous proposons un modèle de feuille de présence à télécharger et adapter.
Modèle de feuille de présence en assemblée générale
Téléchargez le modèle
Est- ce que la feuille de présence en AG est obligatoire ?
Oui, dans la plupart des cas la feuille de présence en AG est obligatoire.
Pour les sociétés commerciales (SARL, SAS, SA, etc.), la feuille de présence est obligatoire en assemblée générale ordinaire ou extraordinaire, conformément aux dispositions du Code de commerce (notamment articles L.225-114 et suivants pour les SA).
Pour les associations, elle n’est pas toujours imposée par la loi, mais elle est fortement recommandée, surtout lorsqu’il y a des votes ou des décisions importantes. Elle constitue une preuve en cas de litige.
A quoi sert la feuille de présence en AG ?
La feuille de présence a plusieurs utilités :
- Justifier la régularité de l’assemblée : elle prouve que le quorum requis pour la validité des délibérations est atteint.
- Identifier les participants : elle récapitule les membres présents, représentés et absents, avec éventuellement le nombre de voix ou de parts détenues.
- Tracer la participation : elle constitue une pièce justificative utile en cas de contestation ultérieure des décisions de l’assemblée.
- Faciliter la rédaction du procès-verbal : les informations de la feuille de présence sont reprises dans le procès-verbal pour consigner officiellement la tenue de l’assemblée.
Quelles sont les exigences adossées à la feuille de présence en AG ?
Les obligations liées à la feuille de présence varient en fonction de la forme juridique concernée.
Pour les sociétés commerciales : Le Code de commerce impose la tenue d’une feuille de présence signée par les associés ou actionnaires présents et certifiée par les membres du bureau de l’assemblée.
- Elle doit être annexée au procès-verbal.
- Elle peut être tenue sur papier ou sous forme électronique, à condition de garantir l’authenticité des signatures.
Pour les associations, la loi de 1901 ne prévoit pas de formalisme précis, mais :
- Le statut ou le règlement intérieur peut en imposer un.
- Il est recommandé d’y indiquer clairement les adhérents présents, représentés et absents, ainsi que leurs signatures.
