La lettre de convocation permet de réunir les membres du bureau ainsi que tous les membres actifs de l’association à l’assemblée générale ordinaire ou extraordinaire. L’assemblée générale est considérée comme étant l’organe de délibération au sein de l’association. Elle assure le bon fonctionnement de l’association et prend les décisions majeures pour la vie associative.
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Qu’est-ce que la lettre de convocation d’assemblée générale en association ? Dans quel délai faut-il l’envoyer ? Découvrez nos explications, conseils, et modèle de lettre de convocation en assemblée générale d’association.
A quoi sert la lettre de convocation en assemblée générale d’une association ?
Lors d’une assemblée générale, plusieurs sujets font l’objet d’un débat, d’un échange d’opinions. On retrouve, notamment :
- La validité des comptes bancaires et la tenue de la trésorerie ;
- L’élection des nouveaux membres du bureau ;
- La détermination des cotisations à régler pour les adhérents ;
- Les projets et activités à venir de l’association ;
- …
La lettre de convocation informe donc de la tenue de l’assemblée générale. Il faut impérativement que cette convocation réponde aux exigences d’envoi et de contenu. En effet, la lettre de convocation comporte des mentions particulières. Il est important de prendre en compte le délai entre l’envoi de la lettre et la tenue de l’assemblée générale.
Quand faut-il envoyer la lettre de convocation en assemblée générale d’une association ?
Il faut prêter attention au moment où l’on envoie la lettre de convocation en assemblée générale. Un envoi trop tardif ou trop anticipé, c’est un risque de ne pas réunir assez de membres pour procéder à la délibération.
Il faut envoyer la lettre de convocation dans un délai permettant aux membres de s’organiser pour être présent tout en évitant l’oubli.
La pratique témoigne d’une lettre de convocation en assemblée générale d’association est à envoyer dans un délai entre deux semaines et un mois.
Le délai doit permettre aux membres de s’organiser, de prendre connaissance de l’ordre du jour et des éventuels documents communiqués.
De plus, la tenue d’une assemblée générale implique également une organisation interne des membres du bureau. Pour qu’un bon déroulement soit assuré, il faut prévoir assez de temps pour sa préparation !
Remarque : Les statuts juridiques peuvent mentionner un délai d’envoi de lettre de convocation !
Il faut noter que, si le délai de convocation n’est pas respecté, la décision prise en assemblée générale peut faire l’objet d’une nullité. La décision n’est donc pas valide, il faut recommencer tout le processus dès le début. C’est une perte de temps pour les membres ainsi que pour le bon fonctionnement de l’association. Toutefois, si tous les membres de l’association ont pu participer physiquement ou par procuration à l’assemblée générale, le défaut de délai n’entraine pas la nullité de l’assemblée.
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Le contenu d’un modèle de lettre de convocation en assemblée générale d’une association
La lettre de convocation pour la tenue d’une assemblée générale d’association doit contenir plusieurs informations indispensables.
Voici un récapitulatif des mentions à indiquer sur la lettre de convocation :
- La dénomination sociale et adresse du siège social de l’association ;
- La nature de l’assemblée générale : ordinaire ou extraordinaire ;
- La date de la convocation ;
- Le jour, l’heure ainsi que le lieu de la tenue de l’assemblée générale ;
- L’organe ou de la personne ayant pris l’initiative de convoquer l’assemblée générale ;
- La signature de l’auteur de la lettre ;
Il est très important de mentionner l’ordre du jour. Cela définit les sujets discutés lors de la tenue de l’assemblée générale d’association. Pour que les membres aient connaissance des sujets abordés, il faut donc les établir à l’avance. Lors de l’assemblée, il n’est pas possible de débattre d’un sujet non mentionné à l’ordre du jour.
N’oubliez pas que chaque lettre de convocation doit être personnalisée ! D’une association à l’autre, les caractéristiques, les sujets abordés, les règles inscrites dans les statuts juridiques peuvent varier. Le contenu de la convocation doit refléter la volonté de votre association ! Il s’agit de votre réunion.
Le modèle d’une lettre de convocation en assemblée générale d’une association
Le Blog du dirigeant vous propose un modèle de lettre de convocation à une assemblée générale d’association.
| Modèle de lettre de convocation à une assemblée générale d’association |
| CONVOCATION À L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE _________ (Ordinaire ou extraordinaire)
_________ (La dénomination de l’association) _________ (L’adresse du siège social) À _________ (Lieu), le _________ (Date)
_________ [Nom et prénom du membre destinataire) _________ (Adresse, Code postal et ville)
Objet : Convocation à l’assemblée générale _________ (Ordinaire ou extraordinaire) du ___________ (Date de tenue de l’assemblée en question)
Madame, Monsieur, Nous vous invitons à participer à l’assemblée générale _________ (Ordinaire ou extraordinaire) de l’association _________ (Dénomination). L’assemblée générale aura lieu le _________ (Date) à _________ heures au : _________ (Adresse du lieu).
Les délibérations porteront sur l’ordre du jour : _________ (A indiquer).
Conformément aux dispositions des statuts juridiques et du règlement intérieur : Une délibération en assemblée générale _________ (Ordinaire ou extraordinaire) est possible à condition que _________ des membres soient présents (Modalités prévues dans les statuts juridiques).
La participation à l’assemblée générale est exclusivement réservée aux membres dont la cotisation a été régularisée à la date du _________ (Date de la réunion).
En cas d’impossibilité d’assister à l’assemblée, une procuration est envisageable afin d’être représenté. Le choix du mandataire doit figurer dans la lettre de procuration. Cette lettre est à transmettre avant le_________ (Date limite).
Un vote par correspondance est envisageable. Pour ce faire, il faut remplir un bulletin de vote par correspondance à compléter dûment et à signer. Il est impératif de transmettre ce bulletin avant le_________ (Date limite).
Pour la préparation de l’assemblée générale, les documents nécessaires à votre information sont joints, notamment : ___________.
Vous remerciant pour l’attention portée à ce courrier, nous vous prions d’agréer Madame, Monsieur, l’expression de notre considération distinguée.
_________ (Nom, prénom) _________ (Signature)
|
L’envoi de la convocation
Il existe plusieurs options pour diffuser la lettre de convocation en assemblée générale.
On retrouve, notamment :
- L’envoi par simple lettre ;
- La lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) ;
- La publication d’une annonce légale dans le journal local, régional ou la presse nationale ;
- Par courrier électronique ;
- Une indication sur le site internet de l’association ;
- Une affiche dans les locaux de l’association ou sur les lieux d’activités associatives.
La meilleure solution d’envoi dépend des caractéristiques propres de votre association ! Optez donc pour la solution la plus adaptée à vos membres afin d’assurer qu’ils soient présents lors des réunions importantes.
Pour aller plus loin :
- La création et le fonctionnement d’une association
- Le déroulement d’une assemblée générale en association
- Le statut juridique en association : définition et utilité
- Est-il possible de gagner sa vie en créant une association ?
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Par Eloïse Vairon, le 22/05/2023