Modèle de lettreconvocation assemblée générale association
Modèle de lettre de convocation à une assemblée générale d’association
CONVOCATION À L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE _________ (Ordinaire ou extraordinaire)
_________ (La dénomination de l’association)
_________ (L’adresse du siège social)
À _________ (Lieu), le _________ (Date)
_________ [Nom et prénom du membre destinataire)
_________ (Adresse, Code postal et ville)
Objet : Convocation à l’assemblée générale _________ (Ordinaire ou extraordinaire) du ___________ (Date de tenue de l’assemblée en question)
Madame, Monsieur,
Nous vous invitons à participer à l’assemblée générale _________ (Ordinaire ou extraordinaire) de l’association _________ (Dénomination). L’assemblée générale aura lieu le _________ (Date) à _________ heures au : _________ (Adresse du lieu).
Les délibérations porteront sur l’ordre du jour : _________ (A indiquer).
Conformément aux dispositions des statuts juridiques et du règlement intérieur :
Une délibération en assemblée générale _________ (Ordinaire ou extraordinaire) est possible à condition que _________ des membres soient présents (Modalités prévues dans les statuts juridiques).
La participation à l’assemblée générale est exclusivement réservée aux membres dont la cotisation a été régularisée à la date du _________ (Date de la réunion).
En cas d’impossibilité d’assister à l’assemblée, une procuration est envisageable afin d’être représenté. Le choix du mandataire doit figurer dans la lettre de procuration. Cette lettre est à transmettre avant le_________ (Date limite).
Un vote par correspondance est envisageable. Pour ce faire, il faut remplir un bulletin de vote par correspondance à compléter dûment et à signer. Il est impératif de transmettre ce bulletin avant le_________ (Date limite).
Pour la préparation de l’assemblée générale, les documents nécessaires à votre information sont joints, notamment :
___________.
Vous remerciant pour l’attention portée à ce courrier, nous vous prions d’agréer Madame, Monsieur, l’expression de notre considération distinguée.
_________ (Nom, prénom)
_________ (Signature)
Quand recourir à ce modèle de lettre de convocation en assemblée générale d’association
Le modèle de convocation en assemblée générale d’association sert à informer les membres des réunions régulières. Celles-ci peuvent porter sur des changements de direction, des décisions importantes, des urgences, et des révisions statutaires.
Il facilite la communication en fournissant des détails clairs sur les réunions tout en respectant les délais et les règles internes. Assurant ainsi la validité des décisions prises lors de ces rencontres.
Télécharger et utiliser ce modèle gratuit qui garantit une approche standardisée et cohérente dans le processus de convocation.
Convocation en assemblée générale (AG) d’association : respect des exigences
Lors de la convocation d’une assemblée générale (AG) au sein d’une association, vous êtes obligés de respecter des critères précis en termes d’envoi et de contenu. Ceci est afin de garantir la validité de cette démarche.
La lettre de convocation d’AG en association doit fournir de manière détaillée aux membres les informations essentielles. Parmi les informations essentielles qui doivent impérativement figurer dans votre lettre de convocation d’assemblée générale en association vous trouvez : la date, l’heure, et le lieu de la réunion.
Il faut noter que vous devez énumérer de manière exhaustive au sein de votre lettre les sujets clés qui feront l’objet de débats lors de cette assemblée générale.
Le Blog du Dirigeant vous propose donc un modèle de lettre de convocation d’assemblée générale en association en reprenant tous ces éléments.
Timing essentiel : envoi de la lettre de convocation en assemblée générale d’association
Le moment choisi pour envoyer la lettre de convocation revêt une importance cruciale. Essayer de trouver l’équilibre entre un envoi suffisamment anticipé. Cette anticipation permet aux membres de s’organiser.
N’hésitez pas d’envoyer un rappel avant la date prévue afin d’éviter tout oubli.
Idéalement, la convocation devrait être expédiée entre deux semaines et un mois avant la date prévue de l’assemblée générale. Le non-respect de ce délai risque de compromettre la validité des décisions prises, nécessitant éventuellement une nouvelle convocation.
Contenu de la lettre de convocation d’AG en association
Comme vous le voyez dans le modèle de lettre de convocation d’assemblée générale en association que vous propose Le Blog du Dirigeant, le contenu de cette lettre doit comprendre des informations déterminantes telles que
- La dénomination sociale de l’association
- La nature de l’assemblée (ordinaire ou extraordinaire);
- La date, l’heure, et le lieu de la réunion;
- L’initiateur de la convocation;
- La signature de l’auteur;
- Et l’ordre du jour détaillé fixant les sujets à discuter.
Options d’envoi et choix adapté
Diverses options s’offrent pour l’envoi de la convocation, parmi lesquelles :
- L’envoi postal;
- La lettre recommandée avec accusé de réception;
- La publication dans la presse;
- L’e-mail;
- L’indication sur le site web de l’association;
- Une affiche dans les locaux associatifs.
Pensez à adapter le choix de la méthode d’envoi selon votre association. N’hésitez pas à consulter le modèle de lettre de convocation d’assemblée générale en association si dessous pour faciliter le processus.
