Quel est le déroulement de l'assemblée générale d'une association ?

Le déroulement de l’assemblée générale d’une association se passe généralement en 3 grandes étapes : la préparation de l’assemblée générale, le déroulement de l’assemblée générale et l’archivage de l’assemblée générale.

La préparation de l’assemblée générale de l’association

Rien n’oblige les associations à organiser une assemblée générale. Cependant, les associations prévoient, pour la totalité d’entre elles, la tenue d’une assemblée générale au moins une fois par an.

L’assemblée générale va permettre de faire un bilan de l’année qui vient de s’écouler. En effet, son organisation permet d’aborder les sujets suivants :

• La validité des comptes bancaires
• L’élection des nouveaux membres du bureau
• Le montant des cotisations
• Discuter de l’avenir de l’association
• Discuter entre membres du bureau et les membres ordinaires

Deux types d’assemblée générale existent : l’assemblée générale ordinaire et l’assemblée générale extraordinaire.

L’assemblée générale ordinaire s’occupe de la gestion courante de l’association. Elle permet aussi de s’intéresser à la direction de l’association, notamment en nommant les dirigeants.

L’assemblée générale extraordinaire s’impose en cas de modification de statuts et pour les actes importants de l’association. Les statuts sont modifiés s’il porte sur un changement de raison sociale, d’objet, des modalités d’adhésion… De plus, elle est compétente en cas de souscription à un prêt bancaire, de dissolution ou en cas de fusion de l’association.

La convocation des membres de l’Assemblée générale de l’association

Lors de l’organisation d’une assemblée générale, les membres de l’association doivent être convoqués. La convocation doit obligatoirement passer par un écrit, ainsi, elle peut prendre la forme d’un mail ou d’un courrier recommandé. Elle doit être envoyée au minimum 8 jours avant la date prévue de l’assemblée générale.

Les statuts prévoient qui convoque l’assemblée générale entre le bureau et le conseil d’administration de l’association.

Si la réunion porte sur des sujets précis tels que les finances de l’association alors les membres doivent aussi recevoir les documents comptables ou autres nécessaires à l’appréciation de la question.

Les statuts peuvent convenir des modalités de convocations.

Dans ce cas, certaines mentions doivent obligatoirement apparaître sur le document : la date et l’heure de l’assemblée générale, le lieu, l’ordre du jour et les documents nécessaires au vote.

Le respect du quorum

Le quorum se définit comme le nombre minimum de participants requis lors des votes en assemblée générale. Il garantit la validité d’une délibération.

Le quorum ne représente pas la majorité des membres, en effet, c’est un pourcentage qui permet d’assurer une représentativité suffisante. En l’absence de quorum, le vote est impossible. Ainsi, il se calcule selon le nombre de membres physiquement présents lors de l’assemblée générale et le nombre de membres représentés par un autre membre grâce à une délégation de pouvoir.

Si le quorum n’est pas atteint, une deuxième assemblée générale est à prévoir.  Le quorum peut être mentionné dans les statuts. Si l’assemblée générale se tient sans le respect du quorum statutaire, toutes les décisions prises risquent d’être annulées.

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Le déroulement de l’assemblée générale de l’association

Le déroulement de l’assemblée générale de l’association demande quelques particularités à organiser.

La feuille de présence

Elle permet de lister les membres qui sont présents à l’assemblée générale. C’est grâce à ce document qu’il est possible de savoir si le quorum est respecté.

La nomination du président et du secrétaire de séance

Rien n’oblige à la nomination d’un président et d’un secrétaire de séance. Cependant, des statuts peuvent le prévoir expressément. Il est conseillé de procéder à ces nominations pour s’assurer de la bonne rédaction et de l’envoi du PV dans les délais.

L’ordre du jour

L’ordre du jour dresse la liste des éléments à aborder pendant la réunion. L’ordre du jour est établi à l’avance, il doit être scrupuleusement suivi. En effet, il n’est pas possible d’écarter des discussions un point prévu ou d’en ajouter un à la dernière minute.

L’ordre du jour est la ligne conductrice de l’assemblée générale. Généralement, les assemblées générales permettent de faire un bilan de l’année écoulée. Par conséquent, plusieurs documents et rapports doivent être lus aux membres comme le rapport d’activité, le rapport financier qui permet de voter l’approbation des comptes d’association.

Les débats et le vote

Les débats

Concernant les débats, ils doivent obligatoirement porter sur les sujets évoqués par l’ordre du jour. Chaque membre peut poser des questions et débattre des propositions du bureau.

Le vote

Les votes se font à main levée ou à bulletin secret selon les statuts. Chaque élément abordé par l’ordre du jour fait l’objet d’un vote différent. La majorité requise pour le vote est également définie dans les statuts.

La clôture de l’assemblée générale de l’association

Une fois l’assemblée générale terminée, le secrétaire doit rédiger un compte-rendu. Il devient un procès-verbal après que le président et le secrétaire de séance l’ont signé.

Le compte-rendu reprend le déroulé des débats ainsi que les questions posées et le résultat des votes. Il doit également comporter les éléments de la convocation, le quorum ainsi que l’ordre du jour. Il doit être ainsi archivé par l’association.

Le PV doit être adressé à la préfecture dans les trois mois en cas de modification des statuts. Cette modification peut aussi être effectuée en ligne.