Gestion de projet Trello : notre avis sur l’outil

Le logiciel de gestion de projet Trello est un système collaboratif âgé de maintenant 10 ans. Inspiré de la méthode Agile, il permet de définir les différentes étapes d’un projet, de passer progressivement de l’une à l’autre ou de revenir en arrière en cas de manquement. On vous dit tout ce qu’il faut savoir pour bien comprendre les points forts et les points faibles de cette solution.

Avantages et inconvénients de Trello

Points forts

• Une agilité avérée
• Une prise en main rapide et facile
• Une traçabilité des actions menées
• Partage d’information et de ressources faciles avec des organisations externes

Limites

• Inadapté à des projets trop volumineux
• Il faut aimer le principe !

Comment s’en servir ?

Concrètement, la gestion de projet avec Trello se décompose en tableaux, eux-mêmes divisés en listes, elles-mêmes contenant des cartes que l’on peut faire glisser d’une liste à une autre :

• Un tableau correspond généralement à un projet
• Les listes correspondent aux différentes étapes de celui-ci : à faire, en cours ou terminé/validé
• Les cartes sont les différentes tâches à mener à chaque étape du travail à réaliser

Il n’y a pas de limite dans les cartes ou les listes, qui peuvent toutes être personnalisées. Le passage d’une liste à une autre s’effectue par glisser/déposer, ce qui en rend l’utilisation particulièrement simple.

Dans un esprit collaboratif, chaque tableau peut se voir associer différentes personnes : bien souvent, les intervenants sur chaque projet. Au sein des tableaux, ces personnes peuvent être assignées à des cartes en fonction de leur champ d’intervention et de leur niveau d’implication dans les tâches à accomplir.

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Les fonctionnalités de gestion de projet par Trello

La gestion de projet par Trello s’accompagne d’un certain nombre de fonctionnalités :

• Possibilité de personnalisation des cartes en ajoutant des deadlines, des étiquettes de couleur pour définir les niveaux d’importance ou de priorité, la possibilité d’ajouter des pièces jointes sur les cartes…
• Les utilisateurs peuvent commenter les cartes et “taguer” d’autres intervenants lorsqu’ils souhaitent s’adresser directement à eux.
• Les cartes créées ne peuvent pas être supprimées, car elles sont toutes archivées lorsqu’elles ne sont plus utilisées. On garde donc une trace de leur contenu.
• Différents plug-ins, appelés “power-ups” peuvent être ajoutés. Il peut s’agir d’un calendrier, d’une fonction de diagramme à partir des cartes d’un tableau, Google Drive, ou encore Twitter !
• La dernière innovation de Trello est “Butler”, qui permet d’automatiser certains éléments de la gestion de projet. Il peut s’agir de la copie automatique d’une carte dans une liste “à valider”, ou encore de notifier les intervenants appropriés lors d’une nouvelle demande de travail.

Quels sont les coûts de cet outil agile ?

Ce tableau récapitule les différentes formules existantes :

Notre avis sur l’utilisation de Trello pour gérer vos projets

Performant et simple à prendre en main, opter pour la gestion de projet avec Trello est une bonne idée pour qui souhaite aborder la méthode Agile. Le logiciel est visuellement pertinent, ergonomique et a démontré son efficacité pour gérer des missions en entreprise. Les PME en sont notamment friandes, notamment lorsque les projets à mener ne sont pas de trop grande envergure.

Néanmoins, au-delà d’une certaine ampleur, l’efficacité de Trello pour la gestion de projet n’est plus la même. Les cartes, notamment, diminuent en visibilité alors qu’elles sont le cœur de son fonctionnement. On le recommandera donc à des entreprises en développement et des PME qui souhaitent bénéficier d’une solution facile d’accès, avant de devoir passer à d’autres logiciels de gestion de projet plus approfondis. On peut par exemple penser à Asana.