Bien choisir sa domiciliation : 10 conseils pour y arriver

Il est important de bien choisir sa domiciliation parce qu’elle présente un véritable enjeu pour le développement d’une entreprise. En effet, lorsque l’adresse de domiciliation est bien choisie, l’entreprise peut bénéficier de plusieurs avantages intéressants.

Afin de permettre aux entrepreneurs de profiter des intérêts qu’il y a à bien choisir sa domiciliation sans l’inconvénient du coût, certaines enseignes proposent des domiciliations commerciales.

Dans la multitude d’offres proposées par le marché, il est parfois difficile de s’y retrouver. Voici donc 10 conseils qui résument des années d’expertises afin d’aider un entrepreneur à bien choisir sa domiciliation.

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1 – Vérifier les autorisations de la société

En effet, pour bien choisir sa domiciliation, vérifier les autorisations de la société de domiciliation est primordial. Pour fournir des services de domiciliation commerciale, une entreprise doit :

• Être titulaire d’un agrément de la préfecture de police ou de la préfecture départementale ;
• Être enregistrée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).

Il est également important de noter que le numéro d’agrément de la préfecture est indispensable pour toute procédure d’immatriculation ou de changement d’adresse.

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2 – Prendre en considération les salles de réunions

Le fait de disposer d’une salle de réunion est une des conditions pour que ces sociétés obtiennent un agrément de la préfecture. Afin de faire votre choix, il faut prendre en considération la taille de ces salles, leur nombre, leur agencement, leurs équipement..

Les salles de réunions sont importantes, car elles permettent de :

• Tenir des réunions pour discuter avec ses associés de sujets sensibles à propos de l’entreprise ;
• Recevoir des partenaires de travail, des clients, de futurs investisseurs, etc. ;
• Réaliser des entretiens pour l’embauche du personnel ;
• Procéder à des présentations.

Pour bénéficier des salles de réunions au sein d’une enseigne de domiciliation, il existe la possibilité d’une location ponctuelle ou permanente. Bien choisir sa domiciliation consiste donc à évaluer le coût de la location par rapport au quartier et aux équipements proposés.

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3 – S’assurer de la disponibilité du service de gestion du courrier professionnel

Les offres de gestion du courrier varient d’une entreprise de domiciliation à une autre, mais voici les plus courantes :

La réception de courrier

Concernant ce volet de la gestion de courrier, les options régulièrement proposées sont :

• La réception et le tri du courrier ;
• Le stockage des documents ;
• La numérisation du courrier à fréquence variable selon les entreprises

La réexpédition du courrier

Quant à la réexpédition de courrier, il s’agit de :

• La réexpédition partielle ou intégrale ;
• Le renvoi anticipé ;
• La réexpédition postale pendant les périodes creuses comme les vacances et les congés.

La fréquence de réexpédition est également un élément de différenciation permettant de bien choisir sa domiciliation. Certaines enseignes proposent un renvoi de courrier tous les sept jours, une fois toutes les deux semaines, etc.

4 – Prendre en compte les services complémentaires

En plus de la domiciliation simple et de la gestion de courrier, une société de domiciliation commerciale peut proposer des services additionnels comme :

• L’hébergement du standard téléphonique ;
• Le secrétariat ;
• L’assistance juridique.

5 – Se renseigner sur la possibilité d’un service clientèle en ligne

Il est désormais possible de créer son entreprise en ligne afin de simplifier la vie aux entrepreneurs. Dans ce même ordre d’idée, un service clientèle en ligne présenterait également beaucoup d’avantages pour un entrepreneur qui a à cœur de bien choisir sa domiciliation.

Heureusement, il existe des enseignes de domiciliation qui en proposent. Les services proposés vont de l’accès au courrier numérisé à des actions plus simples comme la réservation d’une salle de réunion en ligne ou encore une demande de copie de documents.

6 – Privilégier certains lieux

En effet, l’un des avantages à bien choisir sa domiciliation est le prestige de la zone géographique choisie. Tout comme une entreprise s’installe dans la zone de chalandise optimale pour son essor économique, se domicilier dans une zone particulière offre un certain rayonnement.

Pour une entreprise, bien choisir sa domiciliation en fonction de l’adresse doit prendre en compte les critères suivants :

• Le prestige, comme une domiciliation d’entreprise à Paris 16 qui présente une multitude de points d‘intérêts institutionnels ;
• L’histoire de la région, comme celle de Champagne dans le Nord de la France pour les entreprises qui commercialisent le champagne associé au savoir-faire de ce territoire ;
• La moyenne d’âge des habitants, car une entreprise qui a comme cible les jeunes actifs par exemple, a tout intérêt à se domicilier dans un quartier jeune et dynamique.
• L’accessibilité : si votre activité requiert de faire venir à votre siège social, clients, fournisseurs ou partenaires, le fait que votre entreprise soit domicilié dans un endroit accessible fera la différence.

7 – Se renseigner auprès d’entrepreneurs déjà clients

Pour avoir une véritable idée des services d’une entreprise de domiciliation, rien ne vaut l’expérience de ceux qui les ont déjà testés une fois. Pour cela, les avis sur Google sont d’une grande aide, à défaut de connaître personnellement les enseignes qui ont déjà collaboré avec l’enseigne.

8 – Examiner le coût et les facilités de paiement proposées

Pour bien choisir sa domiciliation, il faut comparer les tarifs pratiqués par les différentes enseignes par rapport aux services proposés et procéder à une analyse SWOT.

De plus, il faut se renseigner par rapport aux facilités de paiement proposées :

• Paiement par tranches ;
• Paiement mensuel ;
• Prélèvement automatique.

9 – Visiter les lieux en personne

Pour bien choisir sa domiciliation, visiter les lieux en personne est nécessaire afin de s’assurer que l’enseigne existe bel et bien, mais aussi que les locaux sont adaptés à recevoir des réunions. De plus, la société pour laquelle vous allez opter sera surement un de vos futurs lieux de travail, la prise en compte de l’atmosphère est donc primordiale.

Aller sur le terrain permet également de discuter avec l’équipe qui travaille sur place et ses différents responsables.

10 – S’assurer des conditions d’utilisation des prestations

Il s’agit dans un premier temps de vérifier les conditions générales de ventes. Elles sont le plus souvent disponibles sur le site de l’enseigne. Ce sont ces conditions qui déterminent les relations de l’entrepreneur avec la société de domiciliation et qui situent les responsabilités de chaque partie.

Dans un second temps, il faut s’enquérir sur ce que prévoit l’enseigne en cas de transfert de siège social. Propose-t-elle de nouvelles adresses dans des régions différentes ? Est-elle ouverte au transfert à une entreprise concurrente ? Si oui, dans quelles conditions ?

Que retenir pour bien choisir sa domiciliation ?

Pour bien choisir sa domiciliation, il faut tenir compte des aspects importants comme le coût des prestations, les services additionnels ainsi que les avis d’anciens clients.