Introduction

Si un bon manager sait atteindre son objectif par l’intermédiaire des autres, il est aussi être source de motivation pour ses collaborateurs, capable de les conduire à la performance.
Exercice difficile qui nécessite de mettre en œuvre un ensemble qualités complémentaires.

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Pour exceller en tant qu’encadrant, vous devrez en effet trouver le subtil dosage entre autorité et liberté d’action au sein de vos équipes.
Dans ce contexte, le blog du dirigeant vous donne ses astuces pour réussir la définition d’une mission ; première étape d’un management réussi.

Le rôle du manager

Comment définir la mission d’un collaborateur ?-2-personnes

Avant toute chose, sachez que votre rôle en tant que manager consiste à créer les conditions optimales à l’atteinte des objectifs fixés par et pour l’entreprise, tout en permettant à vos collaborateurs de s’épanouir et de se surpasser dans leur mission.
En tant que dirigeant/manager, c’est à vous de décider des objectifs à atteindre, du délai pour y arriver, des personnes et des ressources matérielles mobilisées à cet effet.

Une fois ces étapes prédéfinies et vos collaborateurs soigneusement sélectionnés, vous serez fin prêt pour ce que l’on appelle « la définition de mission ».

Pourquoi définir la mission des collaborateurs ?

La définition de mission est un outil de communication avec vos équipes. Elle donne un cadre aux collaborateurs, basé sur la transparence. Elle permet aussi l’évaluation et le suivi des ressources humaines (suivi des délais, de l’atteinte des objectifs).

Enfin, la définition de mission est un outil clé de la culture d’entreprise. Elle donne un cadre de travail à vos collaborateurs, un challenge à accomplir et du sens à leur emploi.

Comment établir les contours d’une mission ?

La fiche de mission pour établir les contours de la mission

On ne définit pas les contours d’une mission sans apporter une certaine structure. Si cette structure peut évoluer dans le temps, il est important qu’elle soit homogène entre les différents collaborateurs qui ne manqueront pas d’échanger sur leurs missions respectives.  La fiche de mission confiée à votre collaborateur doit à minima :

  • définir la mission que vous lui confiez de manière synthétique
  • situer la mission dans son contexte (clients, fournisseurs et partenaires participants à la mission)
  • préciser les objectifs de la mission (3 à 7 objectifs définis en valeur et en quantité)
  • décrire les activités qui seront menées dans le cadre de la mission
  • indiquer les responsabilités de chacun

Les objectifs de la mission

Gare aux objectifs fixés ! Les dirigeants ont tendance à vouloir faire d’une pierre 36 coups et à fixer à leurs collaborateurs des objectifs multiples, eux-mêmes subdivisés en résultats collatéraux à atteindre « … et par la même occasion, en faisant ceci, nous arriverons à cela… ».

Cette façon de travailler ne fera que noyer votre équipe. Elle ne saura plus quelles sont ses priorités, ses urgences et elle fera fatalement un faux pas, tout du moins une action à l’encontre de vos attentes. Soyez clairs dans vos priorités. Soyez succincts. Ainsi vous devrez détailler votre fiche de mission en y mentionnant :

  • vos objectifs formulés de manière claire et synthétique : en termes de délai, de quantité et de qualité
  • n’hésitez pas à mettre en place des objectifs intermédiaires pour permettre au collaborateur de valider son état d’avancement au fur et à mesure
  • vos priorités reliées à chacun de vos objectifs ainsi que vos priorités absolues
  • les critères, indicateurs et tableaux de bord utilisés pour évaluer l’atteinte des objectifs
  • les moyens et ressources déployés auprès de vos collaborateurs

Vos objectifs doivent être ambitieux, mais atteignables. Pensez à fixer un délai raisonnable et à mettre à disposition de votre collaborateur les moyens suffisants pour y arriver.

Définir la mission, mais aussi la place du manager

Comment définir la mission d’un collaborateur ?

Une fois la mission démarrée, votre rôle en tant que manager sera de superviser le travail effectué. La supervision passe par des entrevues régulières, en face à face, à une fréquence que vous évaluerez au cas par cas selon le degré d’autonomie de votre collaborateur. Vous devrez contrôler l’atteinte des résultats et résultats intermédiaires aux moyens des indicateurs et tableaux de bord évoqués dans votre fiche de mission.

Vous devrez éventuellement revoir vos objectifs et effectuer des actions correctrices (refonte des tableaux de bords, nouveaux indicateurs, changement de délais…).

Au-delà des actions menées ci-dessus, n’oubliez pas que votre rôle est un peu celui d’un coach. Ne soyez pas trop rigide dans le suivi de votre fiche de mission ! Sachez écouter votre collaborateur, prendre en compte ses revendications le cas échéant. Montrez que vous vous intéressez à son travail pour qu’il s’intéresse au sien.

Enfin, des effets visibles immédiatement motivent les troupes ; n’attendez pas pour communiquer les événements positifs et l’atteinte des objectifs intermédiaires. Chacun aura besoin d’un feed-back sur ses résultats et, pour encourager votre collaborateur, l’information communiquée devra être précise et rapide.

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Sommaire
  • Le rôle du manager
  • Pourquoi définir la mission des collaborateurs ?
  • Comment établir les contours d'une mission ?
  • Les objectifs de la mission
  • Définir la mission, mais aussi la place du manager
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